85% співробітників забиває на системи управління проектами. Як ми робимо свою

Останні 10 років для ведення проектів ми користувалися такими системами як YouTrack, Jira, Asana, Slack, SmartSheet, BaseCamp, Trello і навіть білою дошкою, а також постійно тестували щось нове. На нашу думку, головна проблема всіх систем управління в тому, що люди в компанії просто забивають на її використання. А було б здорово, якщо інформація на всі відділи поширювалася з однієї системи і вся команда сама активно постійно їй користувалася.

І настав момент, коли на вихідних вирішили зробити свій інструмент для планування і управління. Ми були впевнені, що на ефективність команди з 30 чоловік дійсно сильно впливає система ведення завдань.

Для початку хотіли реалізувати 2 речі:

  • Секундоміри на кожній задачі, тому що було відчуття, що це дозволить точніше розуміти як витрачається час в команді;
  • Універсальність. Припускали, що відділ розробки, підтримки і всі інші відділи можуть працювати в одній системі.


Ми з головою поринули в це відгалуження компанії, розробка йде вже 10 місяців, а з нового року взяли ще людини на мобільні версії. Зараз відкрите бета-тестування, понад 50 команд активно користується нашою системою. Під катом хочемо поділитися тим, що у нас вийшло і розповісти про те, які кастомні підходи до управління проектами виявилися провальними.

1. Концепція універсальних Agile дощок
Ми зробили прості Agile дошки, де кожна задача може гнучко налаштовувати під специфіку відділу. На перший погляд це чимось нагадує Trello або YouTrack. Головна відмінність — це стікери, які створюються і гнучко настроюються користувачем. Можна задавати картками завдань будь-додатковий сенс і будувати процеси в різних відділах.



До стікерів у нас була ідея зробити щось на кшталт тегів з Slack:


Здавалося, що завдання з тегами, яка є каналом спілкування — відмінна ідея, можна гнучко задавати будь-які додаткові параметри картці. Наприклад, проставляти тег #Minor менш важливим завданням і т. п.

Проблеми почалися, коли ми відкрили доступ до дошки розробки у відділі продажів (хотілося щоб інформація про розвиток продукту приходила автоматично). При першому знайомстві 100% працівників відділу продажів вирішили, що теги — це деякі технічні закладки, несуть сенс тільки для програмістів. Звичайно, ми розповіли, що з них можна дізнатися про пріоритетність завдання або про те, в якому спринті (до якого терміну) планується випуск. Але ніхто з не-технарів не став цим користуватися. Візуально теги занадто однакові, щоб легко асоціюватися з різними смислами. Щоб розібратися в них, доводиться замислюватися і на всю команду система не поширюється.

У процесі вирішення цієї проблеми ми прийшли до стікерами, які користувач може сам конструювати.


Створювати стікери складніше ніж теги дещо складніше здогадатися до всіх варіацій, які можна сконструювати. Зате абсолютно всім зрозуміло що вони означають, коли застосовані на дошці до завдань. Скажімо, хтось із команди один раз робить стікер пріоритету з трьома текстовими значеннями Minor/Normal/Major і вся команда відмінно з цим працює. Візуально стікер пріоритету сильно відрізняється від стікера відповідального за завдання (причому ступінь відмінності легко налаштувати) і в результаті навіть в бухгалтерії зрозуміло, як працює відділ розробки.

Надалі ми плануємо відкривати API до стікерами (по суті API до довільної модифікації завдань) і розробляти шаблони для специфічних процесів. Наприклад, можна буде зробити стікер, який із стандартної картки робить картку клієнта і Agile Board стає CRM-системою. Або стікер, який виводить графік за вказаними подій — легко отримати Burn Rate або графік закриття тікетів підтримки.

2. Кожна задача — це чат
Проста ідея, але чомусь ніде не реалізована до кінця. Насправді є величезна різниця між коментарями в картці у Jira або YouTrack і чатом по завданню. Повноцінний чат штовхає людей спілкуватися просто і невимушено, не доводиться будувати складні речення як в коментарях, а вирішувати будь-які дрібні питання в системі планування стає звичною справою. У результаті виходять дуже прості взаємодії в команді, які ще й структуровані за завданнями. З виходом мобільної версії перегляд завдань буде схожий на перегляд чатів в WhatsApp або Telegram.


В ході реалізації ми думали про дві проблеми:

  1. Не буде набридати, коли відволікають по всяких дрібницях? Найбільше побоювання висловлював відділ розробки, бо перспектива збільшення кількості дрібних відвернень викликала агресію.
  2. Не перетвориться картка завдання в смітник з обговоренням замовлення піци? У нас так постійно відбувається зі Slack або Telegram — канали засмічуються і доводиться періодично наводити порядок.
Для вирішення першої проблеми ми впровадили можливість відключити всі нотифікації на вказаний проміжок часу. І після тестування в реальних умовах виявилося, що коли людині приходить нотифікація з автоматично зазначеної темою питання (назва завдання) це його не напружує, на відміну від вхідного повідомлення, наприклад, в скайпі. Дрібний питання з заголовком виявляється практично завжди досить слушною. У результаті функція тихого режиму практично не використовується. Балачки трапляється тільки в особистих повідомленнях.

Для запобігання безладу в картках розробили можливості ставити закладки (піни) на повідомлення в шапці чату. При натисканні на них чат автоматично скроллируется на позначене повідомлення.


На ділі виявилося, що завдання живуть не так довго як канали в Slack і не встигають перетворитися на смітник. Відкрита завдання рано чи пізно прагне бути закритою на відміну від будь-якого групового чату. За статистикою, середня кількість повідомлень у задачі — близько 10 лише 3% завдань містять більше 100 повідомлень. Функція «закладок» залишилася популярною, але не для порядку, а для запам'ятовування і простоти подальшого пошуку. Наприклад, кидаєш в чат PDF-файл з технічною документацією і ставиш закладку на нього. Потім, просто натиснувши на цю закладку, легко відразу перейти до файлу.

3. Дзеркалювання стовпчиків в сусідню дошку
Ми досить довго думали, як забезпечити безперервне самоинформирование всієї команди про те, що відбувається всередині компанії. Потенційно можна заощадити купу часу на обговорення того, що відбувається і робота стає істотно цікавіше, коли є розуміння загальної картини. Цілком проблему не вирішили, але в якійсь мірі в цьому просунулися.

Ми дали можливістьзробити дзеркало з будь-якого стовпчика на дошці і розмістити його на дошці іншого проекту. Будь-який, у кого є доступ, може зробити дошку для спостереження (підглядання) за подіями в інших відділах.


Повністю це не вирішує проблеми інформування в компанії — більшості все одно лінь регулярно переглядати зміни в дзеркальних стовпчиках. Дошку, на яку виведені всі стовпчики з актуальними завданнями з усіх відділів, кожен переглядає приблизно раз в тиждень і з часом частота переглядів падає.

Активно використовують функцію ті, у кого на цьому побудований процес. Наприклад, дзеркало стовпчика з багами з відділу підтримки розміщено на дошках відділу розробки та регулярно проглядається усіма розробниками, особливо тестувальником, який їх пропустив.

Куди думаємо розвивати проект:
Залучення всієї команди використання однієї системи

Є ще багато труднощів з цим питанням. Зараз робимо упор на те, щоб було круто для відділів розробки. Іншим відділам виявилося достатньо найпростіших стікерів і красивого інтерфейсу, ось розробка вимагає великої кількості деталей.

Залучення учасників команди в постійне користування

Дуже важливо зробити так, щоб команда з часом не забивала на використання системи управління проектами. Затягуванням через чати, стрічки з подіями у компанії, дизайном. Зараз ми виводимо параметр, що показує залученого користувача і дивимося, як він змінюється з випуском оновлень.

Комунікації і мобільні версії

Другий за популярністю запит від наших користувачів — мобільний додаток. Протягом місяця плануємо його випуск, акцент робимо на спілкування.

Карта (граф) поширення інформації всередині компанії

Якщо припустити, що ми затягнемо більше 50% всіх комунікацій в компанії і будемо володіти інформацією про те, хто переглядає завдання, то можна побудувати реальну картину, як розподілено увагу в проекті, на які завдання дійсно зроблений упор, а які залишилися в стороні.

Зараз всі у відкритому тесті можна дивитися, користуватися, пропонувати ідеї.

Вказали на сайті тарифи — це був самий частий питання від реєструються. Але гроші поки збирати не поспішаємо, сплатити нічого не вдасться :)
Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.