Основні інструменти планування та способи впровадження їх у життя

Я прочитав безліч книг по плануванню/тайм-менеджменту і випробував безліч програм по впровадженню цих технік в життя (список в кінці). І на загальний огляд виношу витягнуті з них інструменти планування. Сама суть тайм-менеджменту зводиться до того, щоб взяти список своїх справ, щось з ними зробити і після отримати приріст часу (моя думка).

image

Під інструментом тайм-менеджменту я маю на увазі якісь дії зі своїми завданнями, які призводять до збільшення вільного часу або скорочення часу на завдання (що є суть одне і теж = вивільнення часу).

Я навіть наважуся запропонувати наочний нерівність:

Час витрачений на завдання > час витрачений на завдання — економія часу від інструменту планування.

І приклад для наочності:

похід в магазин за серветками + похід в магазин за продуктами > похід в магазин за серветками і продуктами — час на окремий похід за продуктами

В даному випадку інструмент планування — групування завдань. Як видно з прикладу, ми економимо час на одяганні + на дорозі до магазину, звідси кількість часу, витраченого на цю задачу, реально скорочується. Подібні інструменти я став шукати і впроваджувати в своє життя.

Пропоную вам свій список інструментів:

1. Сховище завдань

Місце, в яке ви можете записати всі ваші завдання, щоб їх не забути. Чим більше ваших хороших ідей ви збережете в сховище, тим більше шанс, що вони не зникнуть з голови і втіляться в життя.

Приклади: записи на папері, блокнот-органайзер, електронний органайзер.
Приріст часу за рахунок своєчасної підготовки до справ, за рахунок зменшення кількості забутих справ і пов'язаних з цим стресів.

2. Розподіл завдань

Коли ми записали всі свої завдання, то по суті отримали просто смітник. Розподіл завдань за категоріями дозволяє розуміти, як ту чи іншу задачу обробляти завдяки тому, що ми розуміємо, в якому контексті вона відбувається.

Приклади: поділ за сферами життя (колесо долі), розподіл за місцем (будинок/робота), розподіл за однокроковим/багатокроковим і актуальним/неактуальним (Getting Things Done).

Приріст часу за рахунок розуміння, в якому контексті завдання вирішувати, що полегшує осмислення завдання. Тут варто пояснити, наш мозок виконує будь-яке завдання в контексті оточують цю задачу явищ і якщо контекст ясний, то і рішення ясне, а якщо ні, то мозку доводиться кожен раз цей контекст породжувати заново, що і подовжує обдумування (а часом викликає бажання зовсім не робити). Приклад: «зробити проект». Відразу постають питання — «Який проект?» «До якого терміну?», «Чому їм взагалі треба займатися мені?» і т. д. По суті таку задачу робити не хочеться, тому що вона вимагає мозкових зусиль, перш ніж її можна буде почати робити.

3. Ієрархія завдань

Більшість бажаних нами результатів — багатокрокові, при цьому кроки повинні виконуватися послідовно, для досягнення спочатку проміжних цілей, і тільки в кінці основної мети. Ієрархічне розписування завдань дозволяє побачити основні кроки та їх взаємозв'язок, щоб у підсумку правильно розподілити ресурси і час для досягнення кожної підцілі.

Приклади: логічне дерево, структура папок і підпапок операційної системи, структура завдань в електронному органайзері.

Приріст часу відбувається за рахунок викидання з життя нереалістичних проектів або своєчасної переробки існуючих, так як завдяки ієрархії ще на стадії прописування великих кроків можна побачити нереалістичність проекту, заощадивши час на детальне планування і вже тим більше на практичні спроби втілити в життя.

4. Деталізація завдань

Як показує практика, можна прописати мета проекту SMART, можна ієрархічно розписати завдання, але тільки деталізація по конкретних дій дозволяє реально оцінити обсяг робіт і необхідних ресурсів, які необхідні для успіху проекту. Деталізація ускладнюється тим, що з часом надходить нова інформація по проекту і конкретні дії змінюються.

Приклади: розписування завдання з значимих дій, щодо конкретних дій, щодо можливих кроків.

Приріст часу за рахунок відсікання проектів, які зжирають занадто багато ресурсів, або за рахунок зниження пріоритетності таких проектів. Ще збільшення часу при деталізації відбувається за рахунок своєчасної підготовки, наприклад продетализировав замовлення ви розумієте, що затрачена на виготовлення матеріали + час не покриють суму, запропоновану вам, хоча на стадії переговорів ця сума здалася вам величезною.

5. Пріоритезація завдань

Як тільки ми детально прописали свої завдання, приходить розуміння, що все не встигнути. Як зрозуміти, що робити в першу чергу? Потрібно розставити пріоритети, щоб прибуткові проекти отримали наші сили і увагу в першу чергу, а активності, які витрачають наші гроші і час потрапляли в кінець списку.

Приклади: вибір пріоритетів на основі цінності результатів, життєвих цінностей, терміновості, зручності місцем або оточенню.

Приріст часу за рахунок вкладання в проекти, які принесуть більше грошей/статусу/ресурсів, які в свою чергу збільшать вивільнення часу. Наприклад за рахунок покупки послуг нянечки, прискорення укладення угод у зв'язку зі статусом і т. д.

6. Групування завдань.

Завдання зручніше робити, якщо вони схожі або фізично знаходяться поруч, групуючи завдання таким чином, можна, поїхавши по магазинах, відразу купити все потрібне або почавши працювати за комп'ютером відразу попрацювати над документами, розібрати пошту і почистити віндовс, не відволікаючись на інші справи. Групування економить час і сили.

Приклади: за місцем реалізації, за ситуації, в якій їх треба робити, по людині, з яким ці завдання потрібно виконати, по схожості роботи, яку потрібно виконати. Приріст часу за рахунок зниження витрат на дорогу/психологічне налаштування на роботу/людини.

7. Созадачность

Деякі завдання можна виконувати спільно з іншими, найчастіше це ставитися до читання, перегляду і прослуховування чого-небудь що і дозволяє вчитися «на ходу». Не плутати з багатозадачністю, яка передбачає виконання кількох справ відразу. У созадачности одне із завдань «порожня» або «не повна», тому друга доповнює першу, а не заміняє її.
Приклади: читання книги під час очікування в лікарні, аудіокнига під час дороги на роботу, велотренажер під час перегляду фільму.

Приріст часу за рахунок виконання 2-х завдань одночасно.

8. Делегування завдань


Подумати над тим, які завдання і яким чином можна передати іншим завжди корисно, так як це може дуже сильно заощадити час. Важливо пам'ятати, що всі делеговані завдання вам все одно потрібно контролювати.

Приклади: наймання помічників, передача частини роботи колегам, невиконання завдань, які все одно зроблять без вас.

Приріст часу за рахунок виконання цих завдань іншими людьми (за умови, що вони будуть виконані не гірше вашого).

9. Огляд завдань


Будь-який план повинен відповідати житті, інакше він не тільки не сприяє, але і заважає людині. Тому періодичний огляд своїх завдань дозволяє скорегувати їх з урахуванням змін. Цей простий прийом дозволяє тримати в актуальному стані ваш план, якщо ви цього не робите, то будь-який довгостроковий план приречений на провал.

Приклади: виїзд на природу з осмисленням життя, читання своїх планів написаних на папері з оцінкою їх реалістичності та актуальності, завдання в електронному органайзері, що спонукає усамітнитися і переоцінити значимість ваших завдань.

Приріст часу за рахунок видалення неактуальних планів, які були б вами виконані без реально на це потреби. Так само приріст за рахунок своєчасного внесення завдань, без яких ряд поточних проектів були б припинені.

10. Фокусування на завданні

Коли ви займаєтесь якоюсь справою, ваш мозок налаштовується на нього, починаючи виконувати його краще і швидше, але якщо ви паралельно робите щось ще, то цей ефект пропадає.

Власне багатозадачність шкодить ефективності мислення, а фокусування допомагає швидше і, що більш важливо — різнобічний вирішувати завдання.

Приклади: ставити таймер на виконання конкретного завдання, вимикати телефони поки виконується певна завдання, говорити колегам не відволікати вас у певний час.
Приріст часу за рахунок прискорення виконання завдання, завдяки використанню ресурсів мозку на повну без дроблення цього ресурсу на відволікання.

11. Календар подій

В нашому житті є достатньо подій, про які краще не забувати, починаючи від призначених зустрічей до дня народження дружини або чоловіка. Щоб не опинитися в незручній ситуації і планувати свою зайнятість, краще записувати всі завдання з жорсткими датами і часом в одне легкодоступне місце.

Приклади: папір із записами, картонний календар на стіні, календар на смартфоні.
Приріст часу за рахунок відсутності втрат часу/репутації через підготовки до важливих дат заздалегідь.

12. Список щоденних справ

Коли подій і справ у вашому житті багато, то складно тримати все це в голові. Це часто призводить до відчуття, що ви постійно не встигаєте, що виливається в самобичування і самоприниження. В рази зручніше розуміти, що вам потрібно зробити сьогодні, щоб виконати все, що реально можливо, з урахуванням відпочинку і часу на себе. Якщо у вас є такий список на кожен день, то дуже скоро ви починаєте реалістично оцінювати, що можна від себе чекати, а чого не варто і який обсяг робіт у добу вам реально під силу.

Приклади: список в голові, список на папері, фільтр у електронному органайзері.
Приріст часу за рахунок внутрішнього спокою і одного місця, яке треба заглядати, щоб оцінити обсяг завдань. Так само приріст досягається за рахунок обліку списком справ прострочених завдань, які повинні були бути виконані.

13. Нагадування

Наш мозок не справляється з кількістю всього, що потрібно пам'ятати і, часом, справа не в поганій пам'яті, а в тому що, ви просто сконцентровані на тому, що робите зараз, що теж добре. Нагадування дозволить вам не забути важливу річ, особливо якщо вона пов'язана з конкретним часом.

Приклади: нагадування від одного, стікер із записом, нагадування на телефоні.
Приріст часу за рахунок своєчасного виконання завдання, запізнення по якій загрожує втратою часу/ресурсів/репутації.

Це повний список інструментів, які я знайшов для себе в тайм-менеджменті. Якщо ви можете запропонувати ще щось за змістом, то я з задоволенням доповню статтю і, звичайно ж, відповім на ваш коментар.

Впровадження в життя
Мені здається, перший принцип впровадження в життя — це зручність. Якщо щось не зручно — звикнути до цього не можливо, а значить і до життя вбудувати теж.

Для розвитку навичок я спираюсь на знання, отримані з книги Чарльза Дахигга «Сила звички» та на 2 роки самоосвіти в нейрофізіології та біохімії головного мозку.
Я намагаюся створити зв'язок «знак — звичні дії — нагорода», де знак — завжди зовнішній стимул, звичні дії — те, що роблю я безпосередньо, нагорода — те, що мені доставляє приємні емоції.

Для впровадження всіх вищеперелічених інструментів тайм-менеджменту в життя найкраще підходять програми, так як саме вони дозволяють розширити можливості мозку, які завжди є куди витратити.

У підсумку я зупинився на одному додатку (не буду називати, оскільки стаття не заради реклами), яке дозволило мені впровадити всі інструменти разом. Найскладніше завдання в застосуванні
програми в тому, щоб зв'язати мозок і програму. За моїми опитуваннями для багатьох планування — це записи на папірці і якщо ви задастеся питанням «Чому не неймовірне додаток?» — відповідь проста «воно незвично!». Тому я поділив роботу з додатком на 2 стадії:

1. Планування

При плануванні:

Знак: є натхнення (бажання планувати досить чітко відчувається як внутрішній стан)
Дія: внесення завдань у свої проекти.
Нагорода: у списку справ на день/тиждень з'являються ясні завдання, які хочеться робити і результат від яких хочеться отримати.

2. Виконання

Знак: з ранку включивши телефон — на віджеті список справ.
Дія: почати виконувати справи.
Нагорода: приємний звук завершується завдання/усвідомлення своєї продуктивності.

Ще використовував давно випробувану хитрість: я хвалився всім про те, як я використовую додаток (коли люди підбадьорюють тебе у відповідь, це найсильніший спосіб закріпити звичку, за умови, що ти хвалишся реальними вимірними результатами. Але якщо у тебе їх немає — фіг тобі, а не похвала).

У підсумку, через місяць почав дивуватися — «Як інші люди ще не використовують такі круті можливості по управлінню своїм життям?». Що для мене є показником сформованої звички. Користуюся вже 4-й місяць — політ нормальний.

Я так само буду вдячний, якщо ви розповісте свої способи впровадження технологій управління часом. Мені дуже цікавий ваш досвід!

З повагою, Голещихин Н.А.

Список книг:
1. Гліб Архангельський «Тайм-драйв»
2. Девід Ален «Getting Things Done»
3. Штаффан Нетеберг «Тайм-менеджмент за помідору»
4. Олексій Толкачов «Екстремальний тайм-менеджмент»
+ Величезна кількість статей

Додатки:

1. Mylifeorganized
2. To do list
3. Doit.im
4. Time-master
5. Wunderlist
+ ще близько 10 додатків.

Повне або часткове копіювання тільки за згодою автора.
Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.