Спостереження, які вказують на рішучість підприємства до змін

Лунає дзвінок.

— Здрастуйте, це Сергій? Мене звуть <Ηράκλειο> (не вникайте в назву, слово існуюче, але це плоди секундної фантазії), я директор з виробництва <Κρήτη>. У мене є ряд проблем з виробничим плануванням. Могли б ми з вами зустрітися?

На зустрічі був присутній Ηράκλειο, генеральний директор і, випадково глянувши, власник бізнесу. Мені надали список технічних вимог до виробничого планування, наявність якого позитивно позначається як на предметну розмову. У ході бесіди познайомилися, поділилися комерційної та організаційною інформацією, окреслили перші кроки.

Зазначу, що «експрес-обстеження» я не визнаю, так як за короткий період, який передбачає даний етап, не буде досягнутий бажаний або навіть проміжний результат. Період «експрес-обстеження» допоможе вам і вашому партнерові оцінити один одного, методику роботи, серйозність намірів. Отже я намагаюся не проводити цей етап (іноді роблю безоплатно), а відразу повноцінне обстеження (залежить від поточного завантаження, настрої, зацікавленості власників). Так, іноді виникають витрати, але я насыщаюсь задоволенням від вивчення нового підприємства — бачу як виробляють дитячі іграшки, техніку спеціального призначення, будматеріали та багато іншого.
На наступний день Ηράκλειο показував мені підприємство зсередини, технологічні процеси, виробничі майданчики.

Моя первинна завдання — оцінити можливість виконання проекту, що включає дві складові:

1. фізичну можливість
2. адміністративну готовність.

Фізична можливість
1. З першим пунктом все просто. Ви повинні отримати технічні вимоги проекту (ТТ) — самому чи за запропонованим замовником. Про самому документі ТТ я вже писав тут, але підкреслю, що ви повинна вийти таблиця подібного вигляду:



Безумовно, ви і ваша команда повинна бути фахівцями, щоб оцінити виконання технічних вимог. Ви повинні розуміти кожен пункт і бачити орієнтир його рішення. В процесі моделювання, коли будете вникати у всі деталі, у вас будуть уточнення. Втім, вони будуть у процесі усього життя проекту.

Адміністративну готовність
2. В адміністративну готовність я включаю все, що знаходиться за межами інженерії — зацікавленість керівництва, фінансові можливості замовника, психологічний клімат колективу, компетентність фахівців підприємства. Всі ці показники розглянемо в ході статті.

Зацікавленість керівництва.

Є багато підприємств де призначається генеральний директор отримує заробітну плату по формулі [розмір окладу плюс відсоток від різниці доходів і витрат підприємства]. Якщо прагнення отримати підвищену зарплату перевищує сутності Творця, то ви не запустите там нічого інвестиційного. У нього контракт на 2 роки, а за цей час головніший розрахуватися за кредитом за взятий нещодавно автомобіль, щоб «відповідати» посади.

В перший же день я складаю «Порожню грамоту»: звертаюсь організаційну структуру і за нього складаю план-графік інтерв'ювання ключових співробітників. Цей «документ» висилаю з проханням підпису генерального директора і фіксую дату та час відправки.
Ключових осіб я визначаю зіставленням технічних вимог за посадами по організаційній структурі, плюс ключові користувачі з розряду власників і співвласників бізнесу. Власників бізнесу можна дізнатися з виписки ЕГРЮЛ податкової служби, за винятком, коли відомості про акціонерів зберігаються у організації-реєстратора. Для отримання докладного списку афілійованих осіб рекомендую базу Спарк-інтерфакс. Не сприйміть за рекламу, але база дає відповіді на багато питань стосовно надійності, фінансової спроможності, холдингової структури.
Оцінюємо результаті відповіді на «Порожню грамоту»:

  • Відповідь прийшов оперативно з підписом генерального директора. Показник: відмінно!
  • Відповідь надійшла за підписом генерального директора, але з тривалим очікуванням [швидко/довго — це суб'єктивний показник особового відчуття]. Показник: добре!
Пам'ятайте книгу "Реінжиніринг корпорації. Маніфест революції в бізнесі"?
«Бюрократія – це клей,… Вона була і залишається рішенням основної проблеми — фрагментації процесів.»
  • Відповідь прийшла швидко з підписом керівника проекту (в моєму випадку, Ηράκλειο) або іншою особою, що не має повного адміністративного ресурсу — задовільно з мінусом!
  • Відповідь надійшла за підписом Ηράκλειο і з тривалим очікуванням, рівно як і не прийшов. Показник — незадовільно!
Повторюся — швидко/довго — суб'єктивний показник, який залежить від ваших очікувань і специфіки підприємства. У великих організаціях процедури узгодження можуть тривати місяцями. Ось приклад листа погодження техзавдання Держкорпорації «Росатом»:

list-soglasovaniya

Подія «порожній грамоти» може здатися незначним, але їх сукупність дозволить сформувати комплексне думка про готовність підприємства до змін. Таких процедур може бути кілька.

В процесі інтерв'ювання намагайтеся виявляти зацікавлених осіб, і навпаки. Позначайте ваші відчуття зацікавленості працівника в проекті анкеті інтерв'ювання. Іноді буває, що не сформувалася думка про співрозмовника, то відволікають, то юлит, то «тікає» на наради. Що робити? Домовтеся про необхідність повторної зустрічі, після виконанням їм невеликий роботи, наприклад, він нехай класифікує процеси свого підрозділу і ви обговоріть їх в наступний раз.

Приклад класифікації бізнес-процесів (БП):






Група БП
БП
Операція
Відповідальний
1.1.1 Група 1 БП 1 Операція 1 Іванов В. І. 1.1.2 Операція 2 Петров П.п. 1.1.3 Операція 3 Кузнєцов К. К. 1.2.1 БП 2 Операція 4 Смирнов С. С.
За результатами повторної зустрічі визначаєте результати все ті ж результати від «незадовільно» до " відмінно! Наприклад:

  • Зустріч відбулася з наданими «домашнім завданням». Показник: відмінно!
  • Зустріч відбулася, але без зробленого завдання. Показник: задовільно — добре в залежності від відчуття проведеної бесіди.
  • Зустріч не відбулася. Показник — незадовільно!
Резюме:

За підсумками зустрічей і інтерв'ювання ми отримуємо зацікавленість ключових співробітників, їх комунікації між колегами і з вами.

«Організаційні шахи»
ogranizatsionnye-shahmaty-oboznacheniya

У схемі ми будемо розглядати 2 важливих параметри: зацікавленість ключового співробітника і рівень комунікацій. Остання визначає вплив на працівника за допомогою товщини лінії.

Перша комбінація. ГД — не зацікавлений, ДП — зацікавлений, КД — не зацікавлений, СБ — нейтральний.

 

ogranizatsionnye-shahmaty-pozitsiya-1

Не забуваємо відповідати собі на наступні питання:

  • Чому така позиція даного співробітника?
  • Ускладнює це досягнення локального і глобального результату?
  • Які існують ризики і які можливості їх мінімізації? (внесіть особисту карту ризиків)
В даному випадку Ηράκλειο — ДП, який зацікавлений у впровадженні системи, так як від нього вимагають хороші виробничі результати. ГД — не зацікавлений у витратах, які відбиваються на його зарплаті. Після запуску можливо відбудеться економічний ефект, але він не впевнений у збереженні посади до того часу. КД — не зацікавлений, оскільки впровадження системи зобов'яже його і його підрозділ додатковій роботі, так як в об'ємно-календарний і оперативному плануванні йому потрібно регулярно вводити додаткові розрахунки та прогнози, вносити інформацію в систему.

Резюме. Ця схема свідчить про готовність підприємства до змін. Можливі лише окремі випадки невеликого впливу: (1) ДП доводиться братом/родичем ГД; (2) наявністю контакту з ВБ, де запропонуйте йому виключити з розрахунку зарплати ГД інвестиційні витрати.

Друга комбінація.

 

ogranizatsionnye-shahmaty-4

У цій ситуації ви повинні зробити один, але чесний крок (і багато нечесних вас навчать на курсах по продажах):

  • Скласти SWOT-аналіз проекту, вказавши сильні і слабкі сторони, можливості та загрози. Для наочності позицій включіть в аналіз діаграми Ісікави. Ця інформація адресована СБ, ГД і КД.
Нехай оцінять можливу вигоду, тільки заради бога не пишіть брехні і перебільшень. Краще не брати участь в проекті, ніж провалити його.

Мій приклад SWOT-аналізу «Багатофірмового обліку в єдиній базі»:



Не так давно я для себе відкрив діаграму Ісікави і в силу любові до інфографіки вніс невеличку правку — чим більше вплив на ризик/проблему/рішення, тим товщі лінія. Сильні сторони з інфографіки Ісікави вийшли наступного виду:

swot-silnye-storony
Слабкі сторони:

swot-slabye-storony

Не судіть строго мою першу спробу, але для себе я визначив що SWOT аналіз можна представити в більш наочному вигляді. При дотриманні однієї умови, а саме призвести переваги та недоліки до єдиної системи вимірювання, можна отримати наочну схему для прийняття рішень.

swot-i-isikava

Зрозуміло, що права частина не переведена в грошовий еквівалент і порівнювати ці дві частини не має сенсу. У наступних публікаціях я наведу приклад, де відмінно працює інфографіка Ісікави в порівнянні.

Резюме: перед вами особа яка зацікавлена, але воно не має повних адміністративних повноважень. Ви проводите обстеження виявляєте співробітників які мають політичний вплив та зацікавленість. Без брехні і перебільшень, як незалежний експерт, піднесіть реальну картину сильних і слабких сторін проекту для прийняття рішень, по можливості власникові бізнесу. Надмірно впливати на людей які відривають — це викид енергії в порожнечу. Результат вашого уявлення покаже — чи готове підприємство до змін.

Третя комбінація.

Рекомендую трохи відволіктися, але по темі.
СРСР, 1976 рік, невеликий приладобудівний завод стикається з проблемами управління ресурсами підприємства. Керівництво вирішує впровадити ERP-систему. В основу покладено фільм «Звичайний місяць», знятий кіностудією Ленфільм за замовленням Держтелерадіо СРСР.




В даному випадку схема має вигляд:

ogranizatsionnye-shahmaty-pozitsiya-22

Підсумки підіб'ємо у такій комбінації, так як вони аналогічні.

Третя комбінація.

Директор виробничого підприємства <Αθήνα> звернувся в компанію-підрядник за реалізацією проекту. Він був натхненний сучасною системою та її можливостями, в той час як його оточення не виявляла великого ентузіазму, адже «підприємство в кризі», «зарплати маленькі», «працювати потрібно більше». Якщо мені, як сторонньому виконавцю проекту, потрібна наявність кваліфікованої команди, досвід впровадження, правильний вибір методики і т. д., то одними з головних вимог до замовника — ценаявність бюджету І адміністративна воля <Αθήνα>. І те, і інше є швидкопсувним продуктом». Про гроші ми знаємо на прикладі свого гаманця — тільки отримав зарплату, а через мить лише дзвінкі залишки.

ogranizatsionnye-shahmaty-pozitsiya-2

Те ж можна сказати про адміністративну волю: якщо її немає у особи, що приймає рішення (ГД, СБ) — не починай, так як пахне провалом. Труднощі будуть на будь-якому проекті і його оточення не упустить можливість клюнути при першій можливості з фразою «Я ж казав». При гнучкому характер керівника його энтузаизм швидко зміниться сумом. Отже:

  • Керівник має мінімальну кількість разів коливатися після прийняття рішення.
  • Виробляєте швидкі результати.
За даною схемою у вас виникнуть, з імовірністю 100%, труднощі з персоналом, так як:

  1. Людина не любить змін де немає мотивації.
  2. Людина ледача за своєю природою.
  3. Людина не любить змін у особистому «королівстві».
Представляємо на підприємстві <Κρήτη> керівника підрозділу, наприклад КД. За час його роботи він сформував свою команду, свої правила, свої KPI у своїй власній системі обліку (MS Access). Приходжу я і кажу, щоб показати як вести новий облік в 1С: Консолідація 8.

Необхідні витрати КД:

  • Вивчити нову програму
  • Реалізувати заново всі формули в новій програмі
  • Забути про програму, яку створив своїми руками (психологічно важко)
Результат змін для всього підприємства:

  • Єдиний інформаційний простір консолідованої інформації
А який мотиватор в даному випадку? З точки зору КД — тільки мінуси від нової системи!

vesy

Як боротися з саботажниками, «сірими кардиналами», «невловимими месниками» постараюся оформити окремою статтею, щоб не заважати все в купу.

Резюме: дана схема перспективна до змін на підприємстві. А якщо керівництвом не виключені кадрові рішення саботажникам, то у вас ідеальне середовище для запуску проекту.
Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.