Віртуальний офіс — простий і недорогий спосіб збільшення ефективності роботи компанії



У терміна «віртуальний офіс» є кілька тлумачень. Одне з них — це загальна для всіх працівників певної компанії хмарна середовище (сервіс), що забезпечує ефективну роботу всіх членів команди. Віртуальний офіс хороший тим, що дозволяє зосередитися на роботі та розвитку свого бізнесу, залишивши за бортом проблеми, що виникають в ході розгортання власної телекомунікаційної інфраструктури.

Плюсом такої роботи є можливість масштабування свого бізнесу без необхідності значних інвестицій в телекомунікації. Наріжний камінь бізнесу будь-якого типу — це зв'язок. «Офіс в хмарі» дозволяє географічно роз'єднаним співробітникам компанії без всяких проблем взаємодіяти один з одним, використовуючи єдину систему для обміну, зберігання, обробки і передачі інформації і координації спільних дій. Всі витрати на обслуговування телекомунікаційного обладнання, оновлення заліза, планові роботи — турбота оператора віртуального офісу. Давайте подивимося, які переваги дає подібна система.

До речі, іноді «віртуальним офісом» називають хмарну АТС, що забезпечує надійний зв'язок співробітників компанії з клієнтами та керівництвом. Але насправді це поняття набагато ширше, віртуальна АТС — лише один з елементів віртуального офісу.

Зазвичай послугою «офісу в хмарі» користуються швидкозростаючі компанії, яким критично важливо об'єднувати віддалені офіси або дочірні компанії в єдину інфраструктуру. Також працюють із сервісом такого типу і компанії, у яких є розгалужена мережа торгових агентів або позаштатних співробітників. Віртуальний офіс допомагає значно збільшити ефективність комунікацій з центральним офісом або навіть організувати віддалене навчання.

Сервіс ідеально підійде і тим компаніям, кому потрібно постійно спілкуватися з партнерами чи клієнтами, а також проводити регулярні наради та онлайн-презентації. Найбільш актуальним таке рішення є для компаній з розподіленою мережею філій. Хмарний офіс підходить для бізнесу будь-якого розміру — малого, середнього чи великого.

Віртуальний офіс Softline
Один з найбільш надійних сервісів такого типу — це віртуальний офіс компанії Softline. Він являє собою хмарну платформу з щомісячною оплатою. Сервіс розроблений в рамках програми Microsoft Cloud OS Network Russia при участю інженерів Microsoft.

Віртуальний офіс Softline пропонує такі можливості:
  • Корпоративну пошту на базі Microsoft Exchange Server;
  • Об'єднані комунікації (IM, відео та аудіо дзвінки) — Skype for business. Завдяки цій послузі співробітники компанії завжди будуть на зв'язку, де б вони ні знаходилися в кожен конкретний момент часу;
  • Інтеграція з TCOP через SIP оператора;
  • Антивірус/Антиспам. Злоблива програмне забезпечення надійно блокується — сервіс не допускає появи вірусів. Аналогічним чином відсікається і спам;
  • Оренду повного пакету локальних додатків Microsoft Office для роботи з документами без підключення до Інтернету (додаткова послуга).


Основними перевагами сервісу є можливість швидкого старту (впровадження віртуального офісу в робочу систему компанії проходить всього за кілька годин), підвищення ефективності роботи співробітників, зниження фінансових витрат і безпека. Разом з сервісом замовник отримує безкоштовну базову налаштування послуги, а також можливість перемістити електронну пошту в «хмара».

Серед пунктів підвищення ефективності роботи слід виділити такі:
  • Повна автоматизація бізнес-процесів;
  • Єдина консоль адміністрування та управління користувачами і службами. Кількість ліцензій можна змінювати залежно від потреб бізнесу;
  • Можливість апгрейда — поліпшення роботи ІТ-служб.




Як вже говорилося вище, віртуальний офіс дозволяє знизити експлуатаційні витрати і зменшити ліцензійні ризики. Завдяки сервісу компанія може зосередитися на своїй роботі, комунікації та забезпечення їх роботи — турбота співробітників Softline. Працює хмарний сервіс від Softline 24*7, цілодобово і цілорічно.

Всі дані користувачів знаходяться в безпеці, оскільки зберігається вся ця інформація в ЦОД-ах компанії Tier 3. Плюсом є і абсолютно прозоре угода про рівень надання послуги (англ. Service Level Agreement (SLA)) з гарантією доступності сервісів. Для того, щоб гарантувати безперебійну роботу, всі компоненти системи дублюються. У дата-центрах Softlne передбачені дубльовані входи оптоволокна. Разом з іншими системами безпеки ця схема гарантує клієнтам безпроблемну зв'язок один з одним.

Управління сервісом проблем не викликає. Все можливо два типи управління сервісом:
  1. Для замовників в Hosted режимі (до 250 користувачів) – консолідоване управління через інтерфейс Website Panel у хмарі Softline;
  2. Для замовників з кількістю користувачів, що перевищує 250 осіб — веб-інтерфейс консолей управління сервісами.
У будь-який момент часу адміністратор компанії може переглянути поточний набір послуг, статистику роботи співробітників, змінити рівні доступів для окремих користувачів.

Ну а вигода по фінансам тут практично очевидна. Це, по-перше, зниження експлуатаційних витрат. По-друге, скорочення витрат на (вирішуються проблеми піратства тощо), зниження ліцензійних ризиків. Все програмне забезпечення, яке входить в послугу, оновлюється практично відразу після виходу апдейта розробника програмної платформи. Все програмне забезпечення ліцензоване. Це стосується як продукції Microsoft, так і продукції інших партнерів. Компанія Softline прийде на допомогу всім користувачам, хто працює з Office 365, але змушені перейти в російське хмара з-за вступу в дію ФЗ.

Крім того, робота з «Віртуальним офісом» повністю відповідає законодавству РФ у сфері захисту персональних даних. Згідно з Федеральним законом №242 від 21 липня 2014 року «Про внесення змін в окремі законодавчі акти Російської Федерації в частині уточнення порядку обробки персональних даних в інформаційно-телекомунікаційних мережах», з 1 вересня 2015 року в Російській Федерації почало діяти положення про локалізації зберігання і окремих процесів обробки даних. Це положення зобов'язує практично будь-які компанії зберігати й обробляти дані росіян на серверах, які фізично знаходяться в Росії.

Окремо варто відзначити роботу служби технічної підтримки. Гарантований час реакції на звернення користувача — 15 хвилин. Підтримка — цілодобова, в режимі 24*7*365. Якщо виникає проблема, служба підтримки її розв'язує в чітко встановлені строки. У команді підтримки працюють лише кваліфіковані фахівці, здатні ефективно вирішити будь-яке питання або проблему.

Заявку на підключення послуги можна залишити тут.

Що ж, залишилося тільки побажати всім вдалої роботи в хмарі. І ось вже робота повинна бути не віртуальної, а цілком реальною!
Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.