Що відбувається з командами при використанні BaseCamp, Trello, YouTrack, Smartsheet, Slack, YouGile

Привіт, Хабровчане! У статті розповім про досвід використання систем планування/управління/взаємодії, кожній з яких користувалися в компанії RedHelper не менше 6 місяців. Упор буде робитися не на функції систем, а на те, що змінюється в команді при використанні інструменту автоматизації.

BaseCamp Trello YouTrack Smartsheet Slack YouGile



В кінці — огляд власного інструменту YouGile, який для нас сьогодні виявився універсальним місцем планування і спілкування. Спочатку зробили «на коліні» для себе, з дуже простою ідеєю — Agile Board, де кожна задача це чат. Зараз запущений для публічного тестування.

BaseCamp 2
Короткий огляд
Зручний to-do лист з хорошою інтеграцією з поштою. Відповідна система для вирішення завдань, наприклад, невеликий веб-студії. Простий і логічний інтерфейс, легко користуватися навіть в бухгалтерії. Якщо планів з якоїсь причини не виявилося в системі, то ніхто не скаже що це із-за труднощів з BC.

Що відбувається в команді з BaseCamp
У нас використовувався для планування маркетингової активності, планування відділу продажів, робіт дизайнера, зовсім не вписувався у відділ розробки (для цього він і не створений, але ми пробували), не вистачає можливостей для розбивки завдань на частини і розподілу їх по станам.

Команда користується при необхідності, зайвий раз ніхто не піде дивитися або будувати плани. Як правило планування відбувається біля дошки з маркером, а потім переноситься до BC. Різні відділи не комунікують через систему. Не беручи участь у плануванні зрозуміти, що відбувається у проекті важко — заглядати в чужі проекти безглуздо.

Для того щоб зрозуміти, як йдуть справи, потрібно навести порядок в BC, і якщо не докладати до цього регулярні зусилля, то все дуже швидко скочується в сумний стан. Комунікації через BC ведуться лише частково. З одного боку система дуже добре дружить з поштою, але з іншого — часто просто легше скористатися самої поштою або написати в Скайп. Єдиного місця спілкування і планування не виходить.

Найбільш зручний виявився для ведення робіт по дизайну, в підсумку саме в BC у нас зберігається понад 3000 макетів з варіантами інтерфейсів.

Плюси — простота використання, простота входу нового користувача.
Мінуси — вимагає постійного догляду, мало можливостей для дроблення завдань, не всім відділам підходить.

Trello
Короткий огляд
Дуже простий у використанні Agile Board. Це один із найпопулярніших інструментів планування в світі. Коли перший раз користуєшся Trello, тебе прям охоплює захват від того, як зручно можна відобразити, наприклад, завдання на рік всіх відділів на одній дошці (по одній колонці на відділ). Часто використовується не для бізнес-завдань, а для планування весіль або походів в магазин.

Що відбувається в команді з Trello
Цікава іграшка для брейнштормов. Часто користувалися для наочного відображення якихось ідей або планів і відкривався доступ для обговорень. Після перегляду і обговорення інструмент забувався, результати переносилися кудись ще.

Для ведення постійного процесу підходить хіба що для дуже невеликих команд.

Картка самої задачі зроблена якось зовсім погано, спілкування там не формувалося ніколи, зв'язок з поштою зроблена гірше ніж у BaseCamp. Trello хороший, щоб щось запланувати і показати комусь наочну картинку з гарним фоном.

Все зроблено як іграшка з якою весело перші кілька годин і цим, як мені здається, і пояснюється величезна популярність системи. Наприклад, зовсім комічно виглядають мультяшні стікери. Можна, звичайно, домовитися з усією командою, що «Весела ракета» означає терміновість завдань, але через місяць всім починають набридати ракети, багаття і сердечка, які ще щось і позначають.

Зберігся процес навчання через Trello, сформована дошка з завданнями, три колонки за різними продуктами, зверху прості завдання, знизу складніше, виучуваного треба перетягнути всі картки в останню колонку — іграшка на перший робочий день.

Плюси — легко відображати карту планів, дуже простий у використанні інструмент.
Мінуси — для ведення хоч трохи складних процесів не підходить.

Slack
Короткий огляд
Корпоративний месенджер, популярний замінник Скайпу, одна з найбільш динамічних систем в 2016 році, підходить і для дуже великих команд. Інтегрується з усім, що тільки можливо, написано безліч ботів.

Що відбувається в команді зі Slack
Обговорюються великі завдання — відкривається новий канал під кожну макро завдання і йде активна відкрита дискусія, думки висловлюються прямо. Канали, які тримаються довго, перетворюються в базікання не по справі, з часом їх стає все більше і більше. Періодично з'являється необхідність проводити чистку.

Повністю все спілкування в Slack не переходить, мобільний додаток ваговито у використанні, в результаті прямі повідомлення продовжують йти через Telegram. Витісняє скайп тільки в тому випадку, якщо його заборонити.

Всім цікаво, як же працюють боти і перші пару тижнів хаотично інтегруються всякі програми та боти, 99% усього цього для роботи марно.

Зручно інтегрувалася статистика з GA і підписалися на всі згадки про компанії в мережі. Дані потрапляють у канал маркетингу і відразу починається обговорення, чому клієнт так слабо задоволений нами або як ще підняти відвідуваність до кінця року.

Slack просунувся у вирішенні завдання спілкування в команді по справі — канали і теги виявилися непоганим рішенням. Зручний пошук інформації, економиться багато часу на відсутності розпитувань колег. Можна знайти, прочитати історію та відкритого діалогу зрозуміти всі деталі ситуації.

Робити відкрите спілкування з клієнтами в Slack не варто, втратите багато часу на розкрутку з нульовим результатом. Народ туди заходить один раз, коли запросили і то з трудом. З-за абсолютно страшного процесу підключення до різним командам, по суті треба наново реєструватися, навіть у спільнотах по 10 000 чоловік активність низька. Краще залишити для цього FaceBook.

Плюси — сучасний корпоративний месенджер з усією історією листування.
Мінуси — необхідно використовувати щось ще для планування і ведення завдань.

SmartSheet
Короткий огляд
Популярний Гант-планувальник, простий в порівнянні з MS-projects. Не так давно вийшло ще і подання завдань у вигляді карток на Agile дошці. Багато дійсно якісних шаблонів ведення проектів.

Що відбувається з командою.
На команду практично не робить впливу. Системами планування з Гантом користується одна людина, яка планує, враховує всі ресурси і зв'язаність завдань, для нього це дуже зручно і цікаво, а інші в це практично не залучені. Занадто складно для швидкого сприйняття. Щоб отримати картину того, що відбувається, треба прочитати всі заголовки і переглянути всі зв'язки, а головне — дізнатися у кого-то актуально стан діаграми. Зайвий раз сюди ніхто не заглядає.

Якщо вивести на монітор в коридорі діаграму Ганта відділу розробки, всі дивляться тільки один раз і більше не підходять, якщо показати Agile Board — підходять постійно, а розробка регулярно сама актуалізує розподіл завдань по стовпчикам.

У нас SmartSheet довгий час використовувався технічним директором, інформація актуалізувалася раз в тиждень і обговорювалася на планерках між відділами.

Комунікацій в системі не відбувається ніяких файлів прикріплювати до завдань теж ніхто не починає.

Плюси — дуже зручно для детального планування ресурсів
Мінуси — не підходить для командної роботи

YouTrack
Короткий огляд
Хипстерский багтрекер. Простіше ніж Jira, зручніше для команд до 20 осіб, Ajax-updates. Заточений під розробників.

Що відбувається в команді
Відмінна система. Вузько заточена. Відділ Розробки в захваті і захищає свій простір.
Наради проводяться біля маркерної дошки або з папером за столом, потім все переноситься в цифрову дошку YouTrack. Кілька разів пробували відразу планувати в системі — не зручно. Інтерфейси змушують дотримуватися формату, а просто накидати плани і потім їх деталізувати не виходить.

Всім дуже подобалося працювати виключно з клавіатури. Наприклад, для пошуку достатньо почати щось вводити в будь-якому місці системи і після пари введених символів система почне видавати результати пошуку. Головний захват викликає саме пошук.

Комунікації в картках велися виключно по справі. Система як підштовхує до формалізму і строгості.

Головною проблемою було те, що підключити когось не з відділу розробки практично неможливо, ні менеджер проекту хтось із підтримки клієнтів не починають користуватися. А якщо раптом це відбувається на короткий період, то в розробці з'являється хтось стежить за порядком не своїх користувачів.

Плюси — добре заточена система для розробників. Безкоштовно до 10 користувачів.
Мінуси — тільки для відділу розробки.

YouGile
Простий Agile Board, де кожна задача — це чат.

Зробили для себе, запустили публічне тестування, близько 10 команд активно користуються, критичних багів немає. При першому знайомстві нагадує комбінацію Trello+Slack. Суттєво просунулися у вирішенні проблеми планів, завдань і спілкування в одному місці. Підходить як для відділу розробки, так і для маркетингу.

В інтерфейсах віддали великий пріоритет блокам, що допомагає спостерігати за тим, що відбувається в компанії або в твоєму відділі. Істотно заощаджує час на введення когось в курс справи. Зручно для роботи віддалених співробітників.




Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.