Віддалена робота: 50 відтінків свободи

Ви працюєте в офісі? Не факт, що вам пощастило. І, як мінімум, ви щось втрачаєте. А ось ми дещо знаємо про дистанційної зайнятості. І це невипадково — наш сервіс часто використовується компаніями для організації такого типу роботи. В минулому році ми провели велике дослідження дистанційної зайнятості. Крім цікавих цифр і досить підбадьорливих показників в РФ, ми виявили безліч проблем віддалених співробітників. Їм холодно і самотньо. Вони нерідко відчувають комунікаційні та мотиваційні проблеми, думають про зміну роботи і переживають за те, що відрізані від колег і всього, що відбувається в офісі. А це все наслідок помилок компаній. Як їх подолати з допомогою інтернет технологій- під катом.


Рекомендовані пози для віддаленої роботи на задоволення

Бітрікс24 вирішує проблеми віддаленої роботи
Бітрікс24 часто використовується для дистанційної роботи. Інструменти Бітрікс24 організовані таким чином, щоб забезпечити покриття всіх завдань і вирішити проблеми, які в теорії можуть виникнути між компанією і працівником у процесі віддаленої роботи. Тому ми вирішили не скупитися на обсяг поста і підготували для вас лонгрид з двох частин: у першій ми розповімо, як Бітрікс24 допомагає організувати роботу з віддаленими співробітниками, а в другій дамо поради щодо організації взаємодії, які ми зібрали спільно з нашими користувачами.

Основним елементом взаємодії з віддаленим співробітником є завдання — набір робіт, який він зобов'язаний виконати у встановлені терміни і з обумовленим якістю. З цієї миті в справу вступає Бітрікс24. В інтерфейсі сервісу можна поставити завдання з наступними параметрами:

  • особи, кому призначена завдання — відповідальний, постановник, спостерігачі, співвиконавці

  • крайній термін і планування строків виконання

  • прив'язка до проекту і до інших завдань

  • облік робочого часу, скільки було витрачено на завдання (особливо важливо для віддалених співробітників, чиє час практично неможливо контролювати)

  • прив'язка завдання до діаграми Ганта (співробітник може оцінювати залежності в проекті)

  • прив'язка до лидам, контактів, компаніям та операціях з CRM (вкрай важливо для віддаленого відділу продажів)

  • чек-листи
Як тільки працівник приступить до виконання завдання, почнеться відлік часу її виконання. Надалі менеджеру буде доступний лічильник, який показує, скільки часу потрібно на виконання цього завдання. Протягом роботи керівник оперативно отримує інформацію про початок та закінчення робіт, зрушення термінів, прострочених завданнях. Якщо завдання можна поділити на етапи, варто додати чек-лист, в якому працівник буде відзначати виконані кроки, а керівник — контролювати процес. Завдання можна пов'язувати, ділити на підзадачі, тобто можна поетапно розбити проект між позаштатними працівниками і контролювати кожного окремо.

Часто буває так, що в процесі роботи над завданням потрібно щось терміново обговорити з колегами, обмінятися файлами або документами. Бітрікс24 можна писати коментарі до завдань, підключати до них співвиконавців, там же прикріплювати файли та зображення. Можливо спільне редагування документа і контроль його змін. Документи зберігаються на диску, тому доступні з будь-якої точки світу, де є Інтернет.

Роботу всієї команди або окремого проекту (наприклад, виділених у проект позаштатних співробітників або фрілансерів) можна відслідковувати в стрічкової діаграмі Ганта. Прямо на графіку можна відкривати і редагувати завдання і підзадачі або змінювати терміни виконання роботи простим перетягуванням відрізків. Діаграма Ганта хороша тим, що на ній видно залежно завдань один від одного, і це важливий інструмент у формуванні дисципліни та мотивації виконання завдань вчасно.



Важливий момент у роботі з завданнями — можливість прив'язувати їх до CRM (лидам, контактів, компаніям і операціях). В CRM є спеціальний розділ «Мої справи», який виводить списком всі завдання, впорядковані по терміну. Менеджер відразу бачить, чим йому зайнятися в першу чергу, що він повинен зробити для конкретного клієнта, операції, відбирає справи певного типу (наприклад, кому повинен сьогодні подзвонити). Також CRM відправляє менеджерам оповіщення — жодна справа не буде забуто або прострочено. За рахунок омниканальности і впровадження в Бітрікс24 «розумної CRM» (про неї ми вже писали), співробітники можуть збирати ліди з усіх каналів комунікацій і перерозподіляти їх між собою. Географічне положення співробітника значення не має.

Взагалі, весь Бітрікс24 націлений на те, щоб відв'язати співробітників від робочих місць і дозволити роботодавцям набирати персонал і формувати підрозділи не в крокової доступності від метро, а там, де знаходяться найбільш професійні і затребувані компанією кадри. Насамперед, ці завдання вирішуються з допомогою мобільного додатку, який завжди під рукою. Це не обрізана версія і не картка клієнта, а повноцінна версія Бітрікс24, в якій доступний максимум функціональності.



Робота з електронною поштою також була значно дороблена. Тепер кожен співробітник зможе підключити робочу пошту до email-трекера, і вся історія спілкування з клієнтом буде автоматично переноситися в CRM. Трекер перевіряє вхідні і вихідні листи, розподіляє листування з покупцями по картках клієнтів. Якщо клієнт новий, в CRM з'являється «лід». Історія листування з клієнтом не втрачається, навіть якщо звільниться працівник, який її вів, віддалені співробітники менш стабільні, чим ті, які прив'язані до офісу, а отже, навіть при абсолютній довірі корпоративну інформацію краще захистити від форс-мажорних ситуацій.



Ще один важливий помічник у роботі з розподіленої командою — це автоматизація бізнес-процесів. За допомогою простого редактора можна легко описати потрібний процес, вибрати відповідальних за проходження етапів і запустити в роботу — для того, щоб створювати і запускати бізнес-процеси, не потрібно бути програмістом або знати напам'ять нотації. Попередньо, звичайно, краще написати ланцюжок БП на папері, а потім перенести її в Бітрікс24, простим перетягуванням блоків з меню.



За допомогою бізнес-процесів в Бітрікс24 можна вирішувати широкий спектр завдань: від узгодження договору або заяви на відпустку до розподілу лідов між менеджерами з продажу. Всередині процесів налаштовуються типи і терміни сповіщень, а також час кожного етапу процесу — жоден відповідальний не зможе тягнути час і зрушувати терміни всього проекту.

За підсумками виконаної роботи керівник може формувати звіти, воронки, відстежувати робочий час і оцінювати ефективність роботи кожного співробітника і проектних команд в цілому. Елементи корпоративної соціальної мережі Бітрікс24, такі як Жива стрічка, бейджі, нагородження і фотоальбоми допомагають формувати корпоративну культуру онлайн і не дають географічно розподіленої команді відчувати себе розрізнено.



Бітрікс24 допомагає вирішувати більшість проблем у роботі з позаштатними співробітниками, його головна перевага — це універсальність. Менеджерам не потрібно встановлювати десятки додатків, месенджерів, CRM і таск-менеджерів — всі справи ведуться в єдиному сервісі, а це зручно і рентабельно з точки зору управління та економії часу. Більше часу залишається на основну роботу, а не рутину.

Лікуємо хвороби по фотографії — поради компаніям
При роботі з віддаленими співробітниками важливо дотримувати правила, які зроблять відносини повністю робітниками.

  • Встановити баланс між робітниками і неформальними відносинами. Співробітник повинен відчувати себе частиною колективу, включатися в корпоративну культуру, але при цьому розуміти відповідальність за виконання роботи і знати, яким чином вона буде оцінюватися.

  • Визначити параметри оцінки роботи та контролю її виконання. Контроль повинен бути оперативним, відкритим і зрозумілим, щоб віддалений співробітник міг вжити заходи для коригування своїх дій.

  • Вибудувати взаємини з іншими співробітниками, забезпечити постійний контакт і спільну роботу.
Для досягнення цих цілей можна скористатися порадами, які ми зібрали від своїх клієнтів.

Обов'язково спілкуйтеся з співробітниками як у робочих, так і щодо абстрактних питань — використовуйте для цього чати, інтерактивні дошки, відео, що завгодно. Не забувайте розпитати про відпустку, запропонувати обмінятися фотографіями. Це особливо важливо, якщо розподілена не вся команда, а її мала частина, яка відчуває дискомфорт від відсутності офісу. Проводите летючки, наради, онлайн-зустрічі, у ході яких працівник буде притягнутий до обговорення робочих питань. Навіть якщо ви зіткнулися з інтровертом, якому простіше без спілкування, наполягайте на взаємодії — це, насамперед, робота.



Не обмежуйтеся телефонією і чатом, використовувати відеозв'язок. Справа в тому, що окрім інформації, людина отримує і передає невербальні повідомлення, які можна тільки побачити. Спілкуючись з використанням відео, ви не тільки створите ефект присутності, але і трохи розрядити атмосферу ділового спілкування. У нашій команді прийнято проводити телемости», коли віддалені групи і співробітники збираються в одній кімнаті або на своєму робочому місці і бачать один одного, вітають помахом руки, посміхаються і вже точно не жують під час спілкування.



Привчіть віддалених співробітників робити звіти і фіксувати виконану роботу. Якщо ви працюєте з працівником за трудовим договором, то контролюйте його робочий час. Віддалений співробітник — не фрілансер, ця межа повинна бути чітко проведена. Його робочий час належить компанії. Що стосується звітів, то тут простіше за все дати доступ в CRM-систему або корпоративну соціальну мережу і вимагати своєчасного внесення даних. Таким чином, в курсі справ будете і ви, і сам співробітник.





Уникайте письмовій комунікації в критичних ситуаціях. Це пов'язано з тим, що ви можете неправильно зрозуміти або транслювати інтонації. Крім того, говорити і обговорювати набагато швидше голосом, ви економите час. Раніше ми використовували Skype, зараз цілком вистачає інструментів Бітрікс24.



Оцінюйте роботу. Причому абсолютно не важливо, як ви це зробите: напишете про підсумки, прокоментуєте звіт, розрахуєте KPI або вивісите бейджик у аватара співробітника. Перебуваючи далеко від офісу, важливо розуміти, наскільки ти справляєшся з завданнями і скільки користі ти приносиш компанії. Це не якась абстрактна міра похвали, а база для аналізу напрямків подальшого розвитку.



Не бійтеся емоцій, використовуйте смайлики в письмовому спілкуванні. Комусь це здасться дуже дивним, але комунікативне середовище людини сьогодні складається так, що эмотиконы супроводжують його скрізь, і він звикає до такого способу виразу емоцій. Це не скасовує ділового тону спілкування, але вносить частку людяності.

Намагайтеся бачитися хоча б раз у рік оффлайн. Це можуть бути корпоративні свята, навчання, конференції або загальнорічні зборів, але зустрічатися поза віртуальної реальності обов'язково. Так ви зможете оцінити рівень лояльності співробітника, познайомити команду, продемонструвати якісь нюанси, які не вдається передати онлайн.

У нас, напевно, не унікальний випадок, але все ж рідкісний. Зазвичай на удаленке сидять розробники, програмісти, дизайнери, копірайтери, навіть рекламщики. Ми ризикнули і виграли — у нас збудований віддалений відділ продажу. Правда, до недавнього часу вся автоматизація полягала у використанні CRM в Бітрікс24 — по ній і судили про ефективність кожного. Але з оновленням Бітрікс24 і увагою до омниканальности ми отримали все, що хотіли — тепер жоден лід не йде ні від одного регіонального продажника.



Підключили до CRM відкриті лінії, тепер абсолютно вся інформація стікається в CRM, ми розширили канали управління взаємовідносинами з клієнтами: тепер це і чат на сайті (входить в Бітрікс24), і соціальні мережі, і особисті повідомлення менеджерам. І головне, що все це відбувається в одному сервісі Бітрікс24, нам не треба логінитися, перемикатися, шукати по прихованих папок соціальних мереж — всі звернення потрапляють до нас гарантовано. Більше того, хлопці стали взаємозамінними і, бачачи ліди, що надходять в CRM, можуть перерозподіляти їх.

Давайте співробітникам їх гарантоване час — вони повинні точно знати, коли можуть з вами поспілкуватися один на один. Такий контакт важливий з точки зору роботи над проектами і психологічного взаємодії.

Найважче працювати з мотивацією і корпоративною культурою. Буває, що співробітники, особливо віддалені, демонструють свою відособленість від колективу і нехтують корпоративною культурою. З цим потрібно боротися. Але спершу усвідомити для себе, що корпоративна культура — це не виїзди на шашлики і в лазертаг, а насамперед створення внутрішніх комунікацій, створення команди з єдиною метою.

Спершу ми використовували самописний корпоративний портал — якщо без пафосу, скромненький внутрішній сайт з фотографіями, днями народження, базою знань, чатом і анонімними цитатами типу башорга. Був фан, але майже не було цінності. У підсумку перейшли на Бітрікс24 як корпоративну соціальну мережу. Все влаштувало: чати, жива стрічка, комунікації, фотоальбоми та ін. Нам вистачало безкоштовної версії спочатку, але з ростом відділу і збільшенням і ускладненням процесів, вона стала замала. Зараз перейшли на комерційний тариф і отримали майже внутрішній космос (тут у плані масштабу, а порядку). І так, всі віддалені співробітники радісно діляться цікавими подіями, галузевими новинами, наповнюють базу знань — і, мені здається, не останню роль тут зіграло людська цікавість. А головне, робота над проектами заладилася — відчувається єдність команди.

А що робити з фрілансерами?
Ще один спосіб заощадити на витратах і отримати якісну роботу — це робота з фрілансерами. Особливо популярний цей тип взаємодії в компаніях, де та чи інша робота потрібно від разу до разу, а не на постійній основі.

Хороший фрілансер вміє організовувати свою роботу, дробить проект на завдання і розуміє, що повідомлення клієнта про хід робіт надає відносинами професійний статус. Повинні бути встановлені контрольні точки, щоб замовник був в курсі, як просувається робота над проектом. Цю проблему допоможуть вирішити завдання в Бітрікс24 і діаграма Ганта.



Фрілансер працює на вас, ви йому платите гроші. Відповідно, ви маєте право контролювати роботу. Щоб контроль не виглядав нав'язливо і безсистемно, розбийте весь проект на завдання, підзадачі, встановіть годинник і дні до контрольних точок. Не дозволяйте дедлайну виглядати так:



Також діаграма Ганта допомагає відстежити роботу фрілансера в контексті діяльності всієї команди. Це дуже корисно в тому випадку, якщо найнятий працівник повинен вбудуватися в проект — наприклад, дизайнер для розробки нового лендинга до промо-акції.

Навіть якщо ви працюєте з надійним і перевіреним фрілансером, обов'язково контролюйте терміни і спілкуйтеся з ним за допомогою чатів, відео та ін. — так ви зможете підтримувати робоче взаємодія. Пам'ятайте, що людина працює сам на себе, і його може перекупити дорожчий чи цікавий проект. Тому зворотній зв'язок — запорука своєчасного і безболісного вирішення проблем.

На відміну від віддаленого співробітника, фрілансера не обов'язково знайомити з командою — працюйте з ним у виділеному, гостьовому просторі своєї корпоративної інформаційної системи. Наприклад, в Бітрікс24 можна створити окремий проект, і фрілансер буде мати обмежений доступ тільки до тієї інформації, яку ви вважаєте за потрібне йому надати.

Якщо ви працюєте з фрілансером в автоматизованій системі, наприклад Бітрікс24, то він всі напрацювання передає вам через інтерфейс системи, вони зберігаються і бэкапятся на вашій стороні. Навіть у випадку неадекватної поведінки працівника, інформація не буде пошкоджено або втрачено.

Віддалена робота і фріланс — складні в організації процеси, який здатний принести вражаючий результат за період. Але при цьому важливо приділяти увагу двом важливим речам: людськими відносинами і автоматизації. Чим більше продумана автоматизація, тим прозоріше будуть відносини і вища продуктивність роботи. До того ж, така взаємодія будується з нуля — а значить, у компанії є реальний шанс отримати цінного співробітника, а у працівника — продуктивну команду, цікаві завдання та відносну свободу. В обмін на відповідальність, зрозуміло. Бітрікс24 тут — відмінний помічник, просто тому що платформа ідеально підходить для віддаленої роботи.
Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.