Чому варто відмовитися від паперової реєстрації відвідувачів в дата-центрі



Та й не тільки дата-центрі. Думку, яка формується нижче, відноситься до всіх типів паперової реєстрації в будь-яких компаніях. Незважаючи на те, що за останні кілька десятків років технології зробили крок настільки далеко вперед, що такий прорив навіть фантасти виявилися не в змозі передбачити, одне залишається незмінним — ось ці журнали реєстрації. Паперові журнали, де потрібно вписувати своє ім'я, проставляти час відвідування об'єкта та ставити підпис.

Система реєстрації такого типу залишається незмінною десятки, а то і сотні років. Але все це — просто релікт минулої епохи паперової роботи. У наш час з'явилося кілька надійних цифрових систем реєстрації відвідувачів, про які варто сказати, що вони спрощують життя компанії.

Такі системи прості в установці та налаштування, і псування локальної копії журналу відвідувачів зазвичай ні на що не впливає — дані зберігаються в загальному центрі (хмара або загальний для компанії сервер). Особливо актуальною цифрова реєстрація відвідувачів є для дата-центрів, де безпека і надійність — критично важливі. У дата-центрах, практично у всіх, ретельно реєструється відхід і прихід штатних співробітників і сторонніх відвідувачів. Входиш в ДЦ — реєструйся, виходиш з нього — те ж саме. Без реєстрації нікуди, але про папері потрібно вже забувати.

Цифрові системи відвідувачів, на думку багатьох користувачів, дуже зручні. Вони дозволяють забезпечити надійну і швидку фіксацію гостей і штатних співробітників дата-центру. Це зручно у багатьох випадках. Наприклад, частенько керівництво компаній, які орендують потужності в ДЦ, запитує в компанії-оператора список своїх співробітників, які відвідували дата-центр за останні пару тижнів або місяців. Причин може бути багато: моніторинг ефективності роботи співробітників, розслідування, міркування безпеки. Такі компанії запитують імена, e-mail, підписи співробітників і надати все це у вигляді паперових документів буває важко. А ось система цифрової реєстрації забезпечує швидку передачу необхідних даних. Уявіть собі, що компанії, що володіє дата-центрами, розміщених у декількох країнах або областях однієї країни, необхідно надати дані партнерам про співробітників партнерської компанії, які відвідали ДЦ в останні пару місяців. Якщо вченість ведеться паперова, підготовка вибірки даних може надовго затягнутися.

Але якщо все зберігається в цифровому вигляді — система може без проблем сформувати вибірку будь-якого типу, як завгодно складну, з розбивкою даних з різних дата-центрах. Якщо б мова йшла про папері, то це вимагало б роботи багатьох співробітників ДЦ з паперовими реєстраційними книгами. Це довго, дорого і неефективно.

У деяких випадках оператор ДЦ повинен надавати описані вище дані з міркувань безпеки. Сертифікація певних рівнів вимагає фіксації дій співробітників компанії гостей. Сканування паперових журналів з записами — це непрактично. А ось цифрові системи, поступово приходять на заміну папері, підходять для цього ідеально.

Ще одна причина ввести у себе систему цифрової реєстрації — перше враження. Дата-центр, сам по собі — це високотехнологічної об'єкт, всередині якого знаходиться маса устаткування, що виконує важливу задачу. І вхід в дата-центр повинен бути таким же сучасним, як і устаткування, в ньому розміщена. Відвідувачі (партнери та клієнти), яким доводиться розписуватися в паперовому журналі, розуміють, що ви трохи відстали від життя. Цифрова реєстрація не тільки виглядає новою і сучасною, вона ще й дозволяє формувати думку про компанії з боку відвідувача. Якщо театр починається з вішалки, то ДЦ — з процедури реєстрації відвідувачів (не завжди і не скрізь, звичайно, але у багатьох випадках справа йде саме так). Перше враження дуже важливо, а в ДЦ це враження формується вже при реєстрації. Багато системи цифрової реєстрації працюють автоматично, розпізнаючи співробітників, наприклад, по бейджам або особі (сітківці тощо).

image

Цифрова автоматична система реєстрації відвідувачів замінює собою секретаря, який, до речі, може допускати помилки. У разі необхідності система дасть знати персоналу про те, що на вході — вантажівка з прибулим обладнанням або представник партнерської компанії, який прийшов щось обговорити.

Плюс до всього, економиться папір (хоча це і не так істотно для багатьох компаній). Та ж компанія Equinix має багато серверів майже на всіх континентах. Якщо б цієї компанії довелося працювати з папером, облік, аудит та моніторинг співробітників і відвідувачів був би вкрай складною операцією. Плюс до всього, на таку роботу йшла б маса паперу. І для Equinix те, що папір можна не використовувати, стало вирішальним моментом в плані вибору заміни своєї поточної системи реєстрації. Аналогічним чином вчинили й деякі інші компанії-оператори дата-центрів.

Для «цифрового консьєржа» не потрібно понад-складне устаткування. Достатньо планшета і центрального сервера. В панелі інструментів буде фіксуватися кожен реєструється людина — причому бачити можна буде фото, ім'я та час приходу або відходу. Систему можна інтегрувати з деякими іншими об'єктами в ДЦ. Це потрібно, наприклад, для виставлення пріоритетів для відвідувачів. У співробітника компанії — один пріоритет, у відвідувача — інший. Відповідно, за виконанням налаштованих політик безпеки може стежити описана цифрова система.

В цілому, вона знімає навантаження зі штатних співробітників компанії і здорово полегшує роботу. Плюс до всього, цифрова система такого типу надійніше паперу, яку можна вкрасти або сфотографувати.

Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.