Зробити завтра. Як не витрачати час на дрібниці

Поговоримо трохи про управління часом. Про це багато пишуть, але це як раз говорить про те, що тема дуже потрібна і корисна. Стаття поєднує в собі методики Стівена Кові і Марка Форстера. Ці дві методики виявилися дуже корисними і напрочуд ефективними. Стануть в нагоді всім, хто відчуває завал справами і не встигає жити.




Режим дня в цілому
Ранок найкраще підходить для розумової діяльності. Причому, не просто раннє, а дуже раннє: в 4 ранку. У східній філософії це називається брахма-мухурта. Мудрі люди зі сходу кажуть, що немає сов: є тільки неправильні жайворонки.
Якщо треба щось вивчити або щось написати, не відволікаючись ні на що зовнішнє — це найкращий час. Розум у цей час дуже добре працює і дозволяє займатися поточною ініціативою: вивченням мов, власним IT-проектом, написанням книги і т. д.

Що потрібно, щоб встати вчасно? Ранній підйом починається ввечері та він складається з трьох пунктів:
  • не обжиратися на ніч (особливо зернових);
  • спланувати завтрашній день: чим ви будете займатися вранці і НАВІЩО вам вставати;
  • лягти вчасно; у скільки — це індивідуально, але 7 годин сну зазвичай достатньо.


Які у нас є справи?
Якщо ви читали книгу Стівена Кові «7 навичок високоефективних людей», ви можете знати, що є чотири види справ, які у нас з'являються. Вони поділяються за двома параметрами: важливість і терміновість.



Неважливі справи
Життя може розтрачувати по дрібницях. Наприклад, вам дзвонить родич і каже, що йому потрібно терміново зробити інтернет-магазин алтайського меду. Це неважливе і, в реальності, не термінове справу. Такі справи ми не робимо. Сміливо відмовляйтеся від таких пропозицій.
Вам приходить лист з пропозицією пройти тестування IQ зі знижкою 20% протягом трьох годин. Пропозиція обмежена. Це відноситься до термінових і неважливим справах і ними можна не займатися. Туди ж відноситься дзвінок дружини з проханням терміново відвезти її на роботу, тому що там все зламалося. Делегуйте це справа таксисту.
Коли я трошки працював у «Ділових лініях», там продукт-менеджер щодня виконувала SQL-запит, зберігала його у файлі CSV і відправляв по пошті. Для цієї дівчини ця задача була не потрібна і не важлива, але була терміновою. Дивлячись на малюнок, напрошується рішення: автоматизувати. І дійсно, коли мені доручили цю справу, я за кілька днів автоматизував весь процес і більше він мене не відволікав і робився через шедулер віндовс.

Важливі справи
Тим, у кого є автомобіль знайома ситуація, коли він ламається. У більшості випадків цьому передують якісь ознаки. Наприклад, застукало в правому колесі. Ми можемо не звертати на це увагу, або тут же з'їздити і полагодити. На початковій стадії справа лагодження підвіски належить до важливих і несрочным: машина їздить і на швидкість поломка не впливає. Однак, рано чи пізно, ця поломка перетікає в більш серйозну і блокує їзду на машині. Справа перетворюється на важливе і термінове.
Ще приклад: будучи старшим програмістом ви можете робити все самостійно. Якість коду на вищому рівні і все працює відмінно. Але при цьому, ви не зможете займатися по-справжньому цікавими завданнями. Важливе і нетермінове справа — підготувати пару молодих стажерів. Якщо ви цього не зробите, — це призведе до появи важливого і термінового справи: знайти кваліфікованого людини на підтримку проекту, тому що вам потрібно займатися іншим, більш відповідальною справою.

Загальне правило таке: неважливі справи ми не робимо взагалі або делегуємо. Позбавляємося від них максимально. Важливі та термінові ми розгрібаємо і не допускаємо їх появи. Важливі і нетермінові ми робимо в першу чергу. Виділяйте на них по кілька годин на день. До них відноситься підвищення професійного рівня, участь у вихованні дітей, сімейний відпочинок, відпустка та участь у громадському житті.

Чудовий ролик зі Стівеном Кові на цю тему:


Як позбутися від дрібних справ?
Є книга Марка Форстера, під назвою «To it tomorrow». І автор говорить в ній про те, що перше, що потрібно зробити, — це зупинитися і згребти всі справи, що нагромадилися в одну купу. Частину з них можна взагалі не робити, делегувати частину і частину зробити самостійно, якщо позбутися від них ніяк не виходить. Але основне завдання — максимально викинути. В той час, як ви позбавляєтеся від накопичених справ не приймаєте ніяких нових: візьміть вихідний, відпустку, вимкніть телефон і всі розгрібаючи.

Буфер: зробити завтра
Коли в звичайному режимі до нас прилітає якусь справу, — ми схильні його виконувати негайно. Ну або, якщо не виконувати, то, як мінімум, уважно на нього подивитися. Колега скинув посилання в скайп і на п'ять хвилин ми залипли. Тьотя Ася приїхала, показала білий порошок і нам знову не до роботи. Дружина телефонує і каже, що вам дуже потрібно сходити на батьківські збори, т. к. треба вирівняти і вибудувати вчителів, щоб вони врешті-решт зрозуміли, що ваша дитина вегетаріанець.



Марк Форстер говорить, що потрібно зробити буфер, в який будуть надходити всі завдання. Буфер називається «завтра». Що б вам не прилетіло протягом сьогоднішнього дня, ви відправляєте це справа в розклад завтрашнього дня (або взагалі не приймаєте, якщо воно не важливе).
Підходить колега і каже, що треба відправити звіт. — Добре, завтра.
Телефонує дружина, потрібно придбати квитки. — Так, завтра куплю.
Клієнт хоче змінити контакти в шапці сайту. — Завтра все змінимо.



Таким чином у вас накопичуються завдання на завтра, а сьогодні ви займаєтеся тими завданнями, які були сплановані вчора. Іноді буває, що завтра ви не встигнете виконати всі і завдання перенесуться на післязавтра і т. д. Це означає, що ви займаєтеся не своєю роботою. Про це трохи пізніше.
Слід суворо запам'ятати, що список справ на сьогодні — це закритий список. Якщо ваш сьогоднішній день вже спланований, — не треба туди нічого дописувати: пишіть на завтра. Бувають, звичайно, випадки, коли дійсно щось трапилося і що потрібно зробити дуже терміново. Аварія, трагедія, ураган… Тут, звичайно вся приоретизация ламається і потрібно зробити те, що потрібно. Але в цілому, список на завтра повинен залишатися закритим.



Чи можна відправляти завдання на післязавтра? Так, звичайно можна. Просто мінімальний буфер — це завтра. У вас можуть бути завдання, які потрібно зробити в певний день, це цілком нормально.
Можна планувати на тиждень? Стівен Кові каже, що можна і потрібно. А як це зіставити з системою «Do it tomorrow»? —Плануйте тиждень не впритул. По одному-два важливі справи на кожен день тижня досить. Інші прилетять самі. Якщо між вашими тижневими справами будуть достатні проміжки, ви зможете без напрягу вставити в графік на завтра ще пару справ.

Поточна ініціатива
Форстер вводить поняття «поточної ініціативи». Це те що ви робите щодня. Наприклад, пиляйте якийсь корисний проект або займаєтеся іспанською мовою. Швидше за все, ставити конкретні завдання на такі проекти у вас не вийде і треба просто вписувати в план пункт «іспанська мова». Він буде повторюватися день у день і вам буде приємно відзначати його як зроблений, а це, між іншим, дуже приємний стимул, що підтримує систему.

Своя і чужа робота
Якщо у вас трапляються завали навіть по системі Кові-Форстера, — значить ви займаєтеся не своєю роботою. Ось, як відрізнити свою роботу від чужої:
Своя робота Чужа робота
Рухає вперед ваш бізнес або кар'єру Відволікає від завдань, які рухають ваш бізнес або кар'єру вперед
Та, за яку вам платять Та, за яку вам не платять
Приносить помітну користь Не приносить відчутної користі
Використовує ваші навички на повну котушку Використовує ваші навички в півсили
— Виводить із зони комфорту Залишає в зоні комфорту
Кидає виклик Проста
Та, яку можете зробити тільки ви — Та, яку може зробити хто завгодно
Табличка звідси: http://artgorbunov.ru/bb/soviet/20140320/
Якщо я, будучи керівником студії почну малювати ікони або наповнювати клієнтський сайт контентом, — це буде шкідливо для бізнесу. Звичайно, я впораюся, однак, це ті завдання, які можна і потрібно делегувати. Це не моя робота. Зосередьтеся на завданнях, які реально можете зробити тільки ви.

Інструменти
Технічно простіше писати в блокноті. Це цілком нормально, але для мене важкувато. Блокнот потрібно носити з собою, не забувати в нього записувати і не забувати в нього дивитися. Так що особисто мені набагато зручніше користуватися телефоном і компом. Мій арсенал такий:
  • Google-календар для справ з конкретним часом. Туди йдуть зустрічі, заходи, походи в кіно, дні народження і т. д.
  • Trello. Створив дошку, підключив до неї календар і в календарі планую справи на завтра. Додатково, справи згруповані за розділами: особисті, робота, суспільство, друзі. Все як заповідав Стівен Кові.


Якщо у когось є інші хороші інструменти — поділіться, будь ласка, в коментарях. Це завжди дуже цікаво. Можу сказати, що я ще перепробував WeekPlan і Zendone, але зупинився на trello.

Думаю, цього достатньо для того, щоб жити спокійно і без авралів. Методика не претендує на істинність в останній інстанції, однак, вона точно працює. Головне дотримуватися, а не просто знати про неї.

Лірика: у Ігоря Талькова-молодшого є хороша пісня про управління часом: www.youtube.com/watch?v=0tVOgVoYr9A

Всім щастя і божественної любові =)
Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.