Налаштовуємо бізнес-процеси веб-студії в CRM



Починається найцікавіше. Автоматизація документообігу та роботи з клієнтами — це перший кит, на якому стоїть конвеєрна робота будь-якого агентства. Це перший і не самий очевидний спосіб економії коштів студії і, як наслідок, вивільнення марно завантажених менеджерських ресурсів для корисної роботи.

Саме завдяки описаному нижче підходу WebCanape домоглася високої продуктивності на старті без зростання витрат на масштабування команди. Тільки через 5 років роботи у нас з'явився виділений відділ продажу. До цього потік в 120 заявок на місяць з конверсією у 60% обробляв одна людина.

Але швидкість — це не тільки економія, це ще й лояльні клієнти. Хто перший зробить КП того і капці :) Реальний підприємець з грошима швидше вибере перше вподобане пропозицію, що буде витрачати час на очікування різних варіантів.

Базові бізнес-процеси студії на етапі продажів
Розглянемо базові бізнес-процеси, які є в будь-якій веб-студії.

  • Облік вхідної заявки
  • Надсилання анкети, брифу
  • Обробка брифу, розрахунок вартості
  • Підготовка КП
  • Підготовка договору та додатків
  • Виставлення рахунку
  • Оплата рахунку
Заявку потрібно прийняти, внести в облікову CRM систему (5 хвилин), дані перенести в базову частину брифу і відправити його клієнту (ще 5 хвилин). Після заповнення клієнтом брифу, його потрібно обробити, зробити розрахунок (20 хвилин) і підготувати продумане комерційну пропозицію (40 хвилин) з попередньою структурою сайту і сервісами. На підготовку договору та додатків потрібно ще 30 хвилин, 10 хвилин на виставляння рахунку.

На реалізацію цих процесів по одній заявці стандартного відділу продажів потрібно приблизно 110 хвилин чистого часу. Це означає, що для обробки 70 заявок необхідно 128 годин. При перерахунку на велику кількість заявок — це суттєві втрати, які не потрібні клієнтові, але впливають на кінцеву вартість продукту. При цьому, веб-студія чомусь намагається оптимізувати роботу виробництва (процес створення продукту), а не ці порожні процеси. Давайте подивимося, що зробили ми.








 
Стало
Облік вхідної заявки
5
1
Надсилання анкети, брифу
5
1
Обробка брифу, розрахунок вартості
40
25
Підготовка КП
20
1
Підготовка договору і додатків
30
3
Виставлення рахунку
10
1


Для обробки 70 заявок на місяць менеджеру потрібно 128 годин (фул-тайм продажник). Після оптимізації та автоматизації процесів стало 37 годин. Тепер ви бачите чому ми довго працювали без виділеного відділу продажів. Єдине, дуже важливо мати досвідченого людини на вході. Автоматизація сама по собі працювати не буде.

Швидкість і взаємозамінність
Крок за кроком, усвідомлюючи проблему низької ефективності, ми створювали систему, яка допомагала менеджерам швидше працювати з клієнтами. Я вже сказав чому швидкість важливіше вартості, але я не сказав ще про одну проблему.

Для багатьох вона виходить на перший план. Менеджер з продажу не може підготувати професійне КП. Де взяти продавців з досвідом продажу сайтів, коли їх немає в регіонах?

Відповідно нам необхідно було дати інструмент, який допоможе хорошим менеджерам з невеликим досвідом в сфері веб-розробки швидко вести документообіг та створювати професійні КП.


Розрахунок вартості операції та виставлення комерційної пропозиції

Таким інструментом став наш внутрішній інструмент, який ми назвали «Калькулятор». Значно пізніше він переродився в CanapeCRM, яку ми стали пропонувати клієнтам.

Електронні документи. Ми на 100% відмовилися від вордівських документів і перейшли в online. Клієнту відправляється тільки посилання (на бриф, КП, договір, рахунок). Якщо щось змінюється — досить внести правки документа в системі, натиснути F5 і у клієнта документ вже оновлено. З економії на цьому і подібних процесах — з'являється висока ефективність роботи.


Облік заявок і бриф для клієнта


Формування договору


Виставлення рахунку та on-line оплата

Автоматичні повідомлення. Друга важлива частина автоматизації — це оповіщення. У процесі роботи менеджер змушений писати велику кількість листів клієнтам, не несуть важливої інформації. Потрібно клієнту повідомити статус проекту, запросити інформацію, розповісти, що підготувати для майбутніх етапів і т. д. Коли проектів багато — це сильно відволікає від основного завдання, змушує перемикатися і гальмує роботу. CRM система може і повинна сама повідомляти клієнту інформацію, відправляти нагадування.


Нагадування менеджера та аналітика

Один день, який заощадить мільйон
Витратьте цей день на повне налаштування системи. Тексти повідомлень, шаблони КП, договору і все, що може стане в нагоді. Це допоможе вам працювати рентабельно і не рости в ціні слідом за зростанням зарплат.

У понеділок, 31 жовтня 2016 року я проведу вебінар. Ми обговоримо попередні матеріали, поговоримо про важливі кроки на старті, покажу, як налаштовувати систему документообігу і відповім на всі питання. Зареєструватися на вебінар.

З усіх питань можете писати в коментарях до постів.

P.s. Нагадую, що даний матеріал є логічним продовженням серії матеріалів про побудову бізнесу веб-студії в бюджетному сегменті.
Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.