Як Asana спрощує роботу з командою, документами і приносить більше профіту

Asana створена для ледачих, але закоханих в порядок. Знайомство з нею триває 10 хвилин, щоб вже завтра ККД вашої команди виріс як мінімум на 30%. Так, і тут є райдужні єдинороги, йєті і котики.
image

▍80% успіху криється в деталях

Стільки ж робочого часу йде на організацію робочих процесів. Рішення автоматизації — порядок дасть вам більше часу для творчості й інтелектуальної роботи і позитивно позначиться на результатах роботи. Не важливо, скільки людей у вашій команді. Розбиратися з щоденними завданнями відчутно легше, навіть якщо ви працюєте в парі.

▍Чому Asana?

Більшість з вас напевно чули або навіть працюють в Trello і Basecamp. Asana менш відома, але у неї функціонал ширше, ніж у популярного Basecamp, при цьому вона зберігає зрозумілий інтерфейс, на відміну від Trello.

▍Про управління завданнями

Основу системи розробила команда російського агентства DAN: строгі алгоритми поведінки придумав директор DAN Ігор Чаркін, а з використанням на практиці мене познайомив Ілля Кравченко. Ми працювали тоді з Basecamp. Перейшовши на Asana, я міняла принципи роботи на основі досвіду і стандартних пропозицій команди Asana.

Головні правила роботи з Asana
  • Робота в програмі займає максимум годину на день
  • Статус завдань перевіряється як мінімум на початку і в кінці робочого дня
  • Кожна входить завдання або новий проект відразу ж з пошти переносяться в Asana
▍Як тут працювати?

В інструкції нижче курсивом виділені підказки та уточнення про особливості застосування. Опустіть ці деталі при першому читанні, але поверніться до них, якщо захочете спробувати працювати з Asana. В кінці — пару секретів про те, як викликати чарівного єдинорога або котиків, поміняти тему під настрій або підсипати трохи смайликів в тексти.

Так виглядає головна сторінка програми для користувача. Перед вами робочий стіл. Кожен користувач отримує відразу два робочих столу: один для роботи в команді, інший для особистих проектів і завдань.



Створюйте інші робочі столи, міняйте назви старих і обирайте, кого з користувачів запросити: на безкоштовному акаунті вам доступно 14 запрошень. Робочий стіл не можна видалити. Він зникає, коли всі до одного користувачі залишили його. Якщо творець робочого столу покинув його, але хоча б один користувач залишився в ньому, робочий стіл продовжує функціонувати. Щоб повернутися до нього, отримайте запрошення від користувачів, у яких залишився доступ до цього столу.

Меню зліва. Можна згорнути, натиснувши на хрестик поруч з логотипом Asana.

  • Вибране
  • Назви об'єктів, з якими недавно працювали
  • Список користувачів, запрошених до робочого столу
  • Посилання на обговорення
  • Посилання на календар за всіма проектами і завданнями робочого столу
  • Назви брендів, над чиїми проектами і завданнями ваше агентство працювало, працює чи планує розпочати роботу, потім wiki — складальник гайдів, документації і форм вашої компанії.
Головне меню. Той, що в шапці.

  • Ваші проекти і завдання (докладний скрін
  • Стрічка новин про всієї активності, пов'язаної з вами: коментарі, адресовані вам, завдання і проекти, за якими ви стежите або над якими працюєте (докладний скрін
  • Dashboard: опція, відкрита для платних аккаунтів — аналіз ефективності діяльності команди в Asana
  • Іконка з плюсом: швидко створює нову задачу, проект чи обговорення, додає нового користувача
  • Поле пошуку по всіх проектах, завдань, матеріалів, чатів і папок
  • Іконка зі знаком питання: допомогу і підказки
  • Кнопка Upgrade: прокачати аккаунт до платного
  • Вхід в налаштування профілю (докладний скрін).Тут можна створювати і переходити в інші робочі столи, редагувати їх налаштування і додавати до них нових користувачів.

Основні поняття в нашій системі Asana (в порядку ієрархії)
Назва бренду або компанії, з якими ви працюєте (projects в Asana). Форму організації у вигляді ТОВ та ЗАТ пишіть після назви компанії, щоб легше орієнтуватися. Першою у списку перед брендами йде Wiki, в якій зібрані зразки, форми, гайди та документи вашої компанії або агентства.



Існує три стадії роботи з брендом, що розрізняються за кольором: жовтий Pre Sale (проекти в стадії обговорення), зелений In progress (активні поточні проекти) і сірий Archive (закриті проекти). Вгорі зручніше тримати бренди із зеленою позначкою. Перетягувати можна мишкою.

Додайте бренд, з яким найчастіше працюєте, в «вибране», щоб не шукати його у списку.


Проект (оформляється у Asana як основне завдання у списку) — назва робочого проекту, яким ви займаєтеся для конкретного бренду. Наприклад, рекламна компанія в SMM або розробка програми.Перед першим проектом йдуть пов'язані з брендом і проектами бренду документи: договори, угоди, контракти і т. д. Потім йдуть проекти по терміновості.

Як розділяти на такі секції або списки, показують тут.



В описі до проекту вказана необхідна для роботи інформація.

У кожного проекту є:

  • менеджер проектів, який несе відповідальність за контроль над робочими процесами за проектом
  • дата дедлайну по поточному етапу робіт
  • список завдань з власними відповідальними особами і дедлайнами


Завдання — назва конкретного процесу, який необхідно виконати в рамках робочого проекту. Наприклад, написати текст для постів SMM, зробити макет програми і т. д. Кожна задача закріплена за тим користувачем, який нею займається в даний момент. У кожній задачі проставляється поточний робочий день як дедлайн. По закінченню робочого дня відповідальний по завданню переносить дедлайн на завтрашній день, вказуючи в коментарі до задачі причину і статус.



Проект чи завдання можуть належати до декількох брендів одночасно: тут. На практиці найчастіше мова про форми і зразки документів і файлів. Наприклад, це може бути форма для створення календаря публікацій в SMM, універсальна для всіх проектів.

Як оформити нового клієнта, проект і завдання в 4 кроки
1. Припустимо, ви отримали підтвердження про початок робіт з новим клієнтом. Додаємо відразу в Asana новий бренд і визначаємо, хто буде працювати з ним — уся команда або тільки ви.



2. Створюємо розділи для документів і проектів. Додаємо документи. Правильно записуємо назви проектів.



3. Оформляємо опис проекту, ставимо дату і відповідального проект-менеджера. Додаємо в передплатники до проекту людей, які будуть стежити за проектом або брати участь у ньому в якийсь момент часу.



4. Роботи за проектом поділяємо на завдання, правильно оформляємо назви завдань (як на фото вище).Спочатку до кожної задачі додаємо чітке опис, потім проставляємо дату і відповідальна особа. Додаємо в передплатники людей, які будуть стежити за завданням або брати участь у роботі над нею в якийсь момент часу.

Якщо завдання термінова, додаємо ярлик «Терміново». Є інші ярлики, що позначають назви відділів, чиї співробітники працюють над завданням. Так керівникам відділів зручно в будь-який момент побачити, чим зайняті їхні співробітники.



Детальніше про окремих елементах і характеристики завдань і проектів
▍Дата проекту або завдання

Для проекту це дедлайн (проміжний або фінальний).

Завдання це дата поточного робочого дня або дата, коли завдання знову буде актуальна. З поточного дня завдання переноситься на наступний лише з зазначенням статусу в коментарі.

Додаткові функції для дати: можливість вказати точний час або період, після якого завдання знову буде актуальна (наприклад, щотижня в понеділок завдання запуску email розсилки стає актуальною).

▍Відповідальний за проект чи завдання

Це єдиний користувач, який веде проект або виконує завдання. Якщо протягом робочого дня користувач не виконує завдання, вказує причину в коментарі до неї і змінює її дату (переносить на наступний день або на іншу дату, якщо завдання втрачає актуальність). У завдання може бути лише одна відповідальна особа, але інші користувачі підписуються на неї, щоб стежити за змінами в новинній стрічці або через пошту.

Так визначається коло осіб, відповідальних за виконання роботи в строк. В першу чергу, це менеджер проекту, які стежить за процесами за проектом, а в другу чергу, це конкретні виконавці, за якими закріплені завдання проекту: дизайнери, програмісти, копірайтери і т. д.

Ситуація, коли відповідального немає: можлива, тільки якщо мова йде про корпоративні гайдах, інструкціях, зразках документів.


▍Опису до проектів та задачам

Для проекту в описі вказані контакти менеджера проекту і дедлайни, прикріплюється бриф. Для завдання опису додається короткий і чіткий опис того, що потрібно отримати в результаті, дедлайн, прикріплюються робочі матеріали.

▍Назви завдань

Формуються за наступним правилом: короткий і ясний назва об'єкта завдання та назву компанії або бренду.

Правильно: «Тексти для SMM / Роги і копита ТОВ»

Неправильно: «розробка текстів для SMM / Роги і копита» або«написати тексти для SMM / ТОВ „Роги і копита“

Це важливо для коректного відображення завдання у вашій поштовій скриньці, куди Asana надсилає повідомлення про завдання і проектах.

▍Прикріплені файли

При роботі з Asana можна до проектів та задачам прикріплювати файли: завантажувати їх безпосередньо з комп'ютера або додавати з Google Drive і Dropbox-а, які інтегровані в Asana.

▍Про користувачів та їх повноваження (доступ до завдань/проектами)

У Asana два типи допуску: повний і гостьовий.

Повний доступ надається проект-менеджерів, акаунтів, керівникам.

Гостьовий доступ користувача до конкретної задачі або проектом. Користувач з гостьовим доступом не бачить обговорень. Гостьовий доступ надається виконавцям (співробітникам або сторонньої компанії, фрілансерам) або клієнту. Людина, що отримав запрошення (доступ) по електронній пошті, не зобов'язаний реєструватися — він відповідає на цей лист, всередині якого видно завдання та коментарі до неї, і його відповідь на лист стане коментарем в даній задачі в Asana. Надалі про всі зміни по завданню він буде отримувати оповіщення по пошті.

Це хороша функція, якщо клієнту необхідно слідкувати і давати коментарі по завданню, але він не хоче реєструватися Asana.

▍Коментарі

Під проектами і завданнями є коментарі — вони використовуються для вказівки статусу проекту або завдання. У коментарі використовується автозаповнення через @ щоб відзначити людей, документи, обговорення, завдання та проекти.Посилання на обговорення в коментарі не буде видно тим, у кого гостьовий доступ.

▍Обговорення

Зручно використовувати, щоб обговорити робочі питання. обговорення беруть участь тільки користувачі з повним доступом (не клієнт і не виконавці).

▍Чат

Спробуйте використовувати месенджер. Ідеально підійде Slack. У нього є інтеграція з додатком Asana: вибираєте канал, додаєте в нього всіх користувачів, які працюють над проектом або його завданням, вказуєте, оповіщення про які зміни в проектах і завданнях буде надсилати вам бот Asana, поки ви переписуєтесь з командою. Завдання або проект можна представити у вигляді заслання і поділитися нею в чаті. Slack представлений у двох версіях: легке мобільний додаток і веб-додаток.

▍Про ярликах

Багатьом зручно працювати з ярликами. У нас використовується основний ярлик: „Терміново“. Він допомагає стежити за палаючими завданнями.

Є додаткові ярлики, пов'язані з відділами агентства, які в той чи інший проміжок часу працюють над проектом. У кожній задачі проставляється ярлик відділу, чий співробітник несе за неї відповідальність в поточний момент. Так керівники відділу можуть стежити за тим, хто з їхніх співробітників і чим зайнятий.

▍Про календарі

Нам потрібні два види календаря.

Особистий календар: у верхньому меню вкладку My Tasks > Calendar. Тут видно всі завдання, до яких прив'язані дати.

Загальний календар команди (меню зліва). В ньому відображаються дати по всіх завдань і дедлайни по всіх проектах, разом із зазначенням відповідальних осіб. Зручно для акаунтів і керівників.

Будь календар можна синхронізувати з календарем Google або Apple. Як це зробити, показано тут.

5 золотих правил організації роботи з Asana
  • Мінімум 2 рази в день зайти в розділ My tasks і вибрати вкладку Calendar, щоб стежити за статусом завдань і дедлайном.
  • Надходять по роботі завдання переносити відразу ж з пошти/чату Asana.
  • не Можна змінювати дату задачі без коментаря
  • Якщо користувач виконав частину завдання і повинен був перенести її на іншу відповідальну особу, але забув це зробити, винен він і менеджер проекту. Якщо завдання перенесли на іншого користувача після 18:00, потрібно також змінити дату, виставивши завтрашній день, і вказати статус в коментарі до задачі.
  • В кінці робочого дня не повинно бути ні одного завдання з датою поточного дня.
P. S. Як зробити роботу з Asana веселіше?

  • Asana є лайки — за задумом творців вони введені, щоб користувач міг швидко висловити свою згоду, симпатію до дії іншого користувача. В цілому, вони позитивно звіщають на спілкуванні.
  • Побачити єдинорога, райдужного нарвала, йєті або фенікса (схожого на жар-птицю) можна, якщо виконати (закрити) завдання або проект. Але перед цим треба активувати цю функцію Asana.


  • У програмі є багато цікавих сюрпризів, наприклад, можна викликати котиків на екран за допомогою команди Tab + B (не забудьте зайти перед цим сюди і проставити галочку поруч з Tab + B).
  • Або спробуйте змінити обкладинку теми.
Буду рада питань і пропозицій, особливо, якщо ви теж користуєтеся Asana чи застосовуєте подібний спосіб управління завданнями.
Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.