«Кухня» JUG.ru Group: як робиться IT-конференція на тисячу чоловік

Може здатися, що про конференції все зрозуміло і з боку: вони робляться як раз для того, щоб люди приходили і дивилися. Але те, що видно глядачам — лише вершина айсберга, і є безліч неочевидних моментів. Що стоїть за організацією великої IT-конференції? Ми вирішили показати «внутрішню кухню» JUG.ru Group, відштовхуючись від чисел Joker 2016.

Можете спробувати вгадати ці числа, а потім заглянути під хабракат і дізнатися їх реальні значення (деколи округлені, тому що робота ще не завершена):
  • Термін, за який почалася підготовка
  • Кількість людино-днів, витрачених на програму
  • Сумарна площа приміщень конференції
  • Сумарний час авіаперельотів спікерів
  • Вага обладнання, яке привезуть на майданчик
  • Час роботи волонтера на конференції
  • Обсяг файлів макета одного з спонсорських стендів
  • Сумарне число переглядів хабрапостов, пов'язаних з конференцією
  • Обсяг тексту на сайті конференції
  • Кількість тікетів в JIRA
  • Число учасників команди JUG.ru Group





1 рік: термін, за який починається підготовка
Здавалося б, що робити за цілий рік? Особливо враховуючи, що JUG.ru Group щорічно робить вже більше 10 конференцій — тобто коли починають займатися однією, у багатьох дедлайн набагато ближче. Але є важливі причини починати все настільки заздалегідь.

Олексій Федоров, директор JUG.ru Group: «Якщо ви хочете зробити захід на 500+ чоловік з декількома залами, то в Пітері і Москві ви відразу обмежені рамками декількох майданчиків. Якщо від 1000 осіб, то в Москві залишаються тільки Крокус і Центр міжнародної торгівлі, а в Петербурзі — Експофорум і Ленекспо.

По мірі того, як ми зростаємо, відповідних майданчиків стає все менше, і підлаштовуватися під їх вільні дати все складніше. Але це було великою проблемою раніше, коли ми зверталися до майданчиків місяця за три, і все вже було зроблено. А тепер намагаємося бронювати за рік, і стало легше.

Інша причина — затребувані спікери. У зарубіжних зірок, які виступають з кейноутами по всьому світу, графік розписаний надовго вперед. У підсумку доходило до ситуації, коли взимку зі спікером домовлялися на весну наступного року».

Близько 600 годин: час на програму Joker 2016
Те, що на підготовку хорошої програми конференції потрібен час, зрозуміло всім. Але при цьому конкретні числа можуть бути куди менш очевидні: чому СТІЛЬКИ?

Андрій Дмитрієв, програмний директор Joker 2016, пояснює: «Кожен доповідь проходить рев'ю. Це зустріч на півтори години: годину людина виступає, ще півгодини закидаємо його коментарями. На рев'ю є сам доповідач і від одного до п'ятьох ревьюеров. Якщо вважати, що в середньому присутній четверо людей, то це вже 6 годин на одне рев'ю. А всього в програмі Joker у нас 52 доповіді. І частина з них проходить рев'ю неодноразово.

Крім того, у нас є тренінг для спікерів на 16 годин, де присутні 10 осіб. А ще короткі онлайн-тренінги. Загалом, 600 людей — це груба середня оцінка на все».

Близько 4000 квадратних метрів: площа Joker 2016
Порівняно з Joker 2015, що проходили в готелі «Park Inn Пулковська», новий, в Експофорум, мало не втричі більша площа. Це ускладнює завдання: коли на майданчику можна заблукати, доводиться приділяти значно більше уваги навігації. Але навіть при менших розмірах робота з майданчиком — це не просто «укласти договір на оренду», виникає набагато більше питань.

Катерина Курилова, виконавчий директор JUG.ru Group, вибухнула з їх приводу монологом практично на одному диханні: «Там цілий потік погоджень: “якого розміру у вас стенд, давайте встанемо сюди, ні, краще туди, а які дроти будуть використовуватися, а яке електрика, кому скільки розеток, а у нас тут пожежний вихід, а тут пожежний вхід, а ось сюди не ставте, о боже мій, а з чого стенди-те, з якого матеріалу", потрібно надіслати на кожну річ сертифікати пожежної безпеки не нижче рівня КМ3, намалювати схему підключення, схему проходу людського потоку, схему розстановки інтерактиву, схему постів охорони, схему, адаптовану для учасників із зазначенням туалетів для інвалідів, пунктів допомоги, місць годівлі та іншого, схему схем всіх схем, а зверху ще інженерний план в Автокад, надіслати щохвилинний таймінг, знову узгодити між майданчиком, кількома підрядниками і двома десятками спонсорів, а у них же ще у кожного свій автомобіль з причепом, який так просто теж ніхто не пустить… Жопа там, коротше!»

Більше 6 тонн: сумарна вага обладнання, яке привезуть на Joker 2016
У звичайного глядача може виникнути питання «навіщо взагалі привозити обладнання»: невже в майданчиків немає власного? Навіть у Експофоруму? Якщо чогось конкретного там не вистачає, чому не можна привезти тільки це, а не ускладнювати собі життя монтажем декількох тонн? І що взагалі стільки важить?

Іван Боргів, технічний директор: «У майданчиків, особливо готелів, власне обладнання часто застаріло років на десять. А з ЭкспоФорумом трохи інакше: він побудований недавно, але у нас масштабна конференція на шість залів плюс вечірка, обмежитися наявним не вийде. І щоб не брати одне біля одних, інше в інших, а потім возитися з конфліктами, ми просто беремо все в одному місці. Вже десять раз обпікалися, тому любимо перевірені рішення і скептично дивимося на нових підрядників.

Чому стільки важить? По-перше, одна тільки онлайн-трансляція вимагає купи обладнання, про неї ми нещодавно писали. Хочеться окремо згадати, що комп'ютери для неї приїжджають в захисних корпусах, і там сам комп може важити кілограмів 10, а його корпус — 20.

Є важкі речі на зразок проекторів. Сам по собі проектор для великого залу важить кілограм 50, і він в рамі із залізних труб, яка ще стільки ж додає, всі разом зазвичай вчотирьох тягають. Проектор ставиться на конструкцію більше двох метрів заввишки, і щоб все це не навернулось на глядачів, воно повинно бути міцним і масивним. У кожному залі як мінімум по проектора, плюс запасні.

На забудові раніше брало участь 40 осіб, а на Joker 2016, ймовірно, буде 50: ті хлопці, які привезли обладнання і будуть його ставити. Це купа ручної роботи, всі на болтиках, заклепочках. 50 осіб, 6 тонн обладнання і до 10 годин забудови — і це тільки попередня робота, без того, що під час самої конференції».

350 годин: сумарний час авіаперельотів спікерів Joker 2016 (туди і назад)
Може здатися, що робота спікерів і робота зі спікерами обмежується підготовкою доповідей. Але на Joker 2016 із 40 спікерів тільки 13 будуть петербурзькими — тобто з усіма іншими постає питання їх переміщення. І в деяких випадках це означає 18-годинний переліт з пересадкою: спікер встигає витратити на конференцію багато сил ще до того, як виявляється на місці.

А коли всі сідають, Тетяні Мамедової доводиться координувати стільки дій, що вона згадує своє дівоче прізвище Капітан: «Раніше виникали складні ситуації: спікер кудись подівся, готель тупіла з наданням номера, виникали затримки на екскурсії. Тому ми зрозуміли з досвіду, що потрібен повний контроль. Спікера зустрічають в аеропорту, садять в машину, везуть в готель, там зустрічає інша людина, що веде на ресепшен і заселяє. До кінця дня має бути готовий повний звіт по спікерам: всі прилетіли, не загубився багаж чи, як самопочуття.

За день до конференції йде перевірка техніки, до неї треба доставити спікерів з ноутбуками на майданчик. А ще екскурсія, перед нею всіх обдзвонити всіх з питанням «чи не передумали їхати на екскурсію». А ще speaker dinner, перед ним теж уточнити. Загалом, відчуваєш себе нянечкою!»

235 000: сумарне число переглядів хабрапостов, пов'язаних з Joker 2016
Як відомо, маркетологів всі ненавидять, а програмісти — особливо. Як в такій ситуації підходити до маркетингу IT-конференції?

Маркетолог Руслан Ахметзянов: «Ніхто не любить, коли йому втюхують „капелюх“. Тому єдиний розумний варіант — не робити цього, а давати людям корисний контент. Ми публікуємо на Хабре такі інтерв'ю, які являють цінність самі по собі, у відриві від конференції. А в кінці просто повідомляємо: якщо вам це цікаво настільки, що ви дочитали до цього місця, то може зацікавити і захід, де корисного контенту буде відразу багато.

Крім хабра, використовуємо більш традиційну рекламу (наприклад, таргетовану в соцмережах), але і там намагаємося зробити так, щоб було цікаво. Недавній банер з Шипилевым „оптимизирушь, мабуть“ так всім сподобався, що люди, побачивши його, самі постили його в твіттер.

Проблема моєї роботи: складно відстежити, які з моїх дій призвели до відвідування конференції. Якщо інші маркетологи можуть зрозуміти по cookies, що чоловік купив щось після читання тексту, то у нас 70% продажів квитків корпоративні, і виходить так: спочатку людина щось читає і клацає, а потім зовсім інша людина з іншого комп'ютера набуває для нього квиток. Як зрозуміти, що ці дії пов'язані?

Маркетологи чомусь зазвичай думають, що вони найрозумніші, і не розуміють, що з аудиторією треба говорити на одній мові. Типова помилка маркетолога (зі мною нещодавно сталася): „для реклами потрібен Java-код, а я не пам'ятаю, як саме він оформляється, ну напишу як-небудь там, все одно ніхто не помітить різниці“. Помітили!»



5 робочих днів: час роботи волонтера на Joker 2016
Хоча конференція триватиме два дні, беруть участь в ній волонтерам потрібно присвятити їй цілих п'ять: вони проходять спеціальний тренінг, беруть участь у дні забудови і продовжують працювати вже після офіційного закриття. Що змушує людей віддавати стільки часу і сил не за гроші?

Катерина Курилова: «Мотивація у різних волонтерів різна. Частина з них програмує таким подобається вливатися в тусовку досвідчених розробників і важливий доступ до відеозаписів конференції. Хто розумний, той в кулуарах може собі навіть роботу знайти. А є не айтишные, їм важливі сертифікати про волонтерство (вони корисні для вузів), досвід командної роботи, проходження тренінгу і загальне відчуття движухи. Зараз до Joker 2016 я придумала їм нове заохочення у вигляді спеціальних футболок, яких більше ні в кого не буде — Лімітед Эдишн, як говориться.

З волонтерами вже виробилися відносини: ми не просто кидаємо їм клич перед заходом і забуваємо про них після нього, а вкладаємося в них. В результаті у нас з'явилися ініціативні люди, які не тільки беруть участь на майданчику, але навіть допомагають шукати нових спікерів і писати тексти, їх діяльність серйозно розширилася. Вони багато вкладаються, ми їм за це дуже вдячні.
Ну, а на Joker 2016 в Петербург волонтери прилітають навіть з Москви, Новосибірська і Сочі!»

3,1 ГБ: розмір одного з макетів спонсорських стендів до Joker 2016
Людина, що приходить на конференцію послухати про тонкощі роботи JVM, може в останню чергу замислюватися про оформлення: ну так, у конференції логотип є, а що, дизайнеру там ще над чим довелося працювати?

Дизайнер Антон Филев знає, що є, над чим: «З однією програмою Joker 2016 доводиться повозитися, тому що у нього цілих 6 залів, не рахуючи експертних зон. Як з цього зробити паперову програмку так, щоб вона виявилася величезним плакатом? А крім програми, для кожної конференції від дизайнера потрібно працювати ще ось над чим:

  • «Заглушки» для кожної доповіді
  • Схема майданчика
  • Покажчики на майданчику
  • Прес-воллы
  • Бренд-воллы
  • Браслети на обід
  • Наклейка
  • Сувенірка
  • Спонсорські стенди
  • Банери для друку
  • Інтернет-банери
  • Зображення на сайт
  • Воркбук за підсумками конференції
Загалом, нудьгувати не доводиться: робота триває навіть тоді, коли сам захід вже закінчилося».

Більше 100 000 знаків: обсяг тексту на сайті Joker
На сайті Joker можна є вся необхідна довідкова інформація — наприклад, опис кожної доповіді. Але може виникнути відчуття, що роботу з текстом в JUG.ru Group проводити не доводиться: опис доповіді коротке, і його надсилає спікер — просто бери і став на сайт, ніж робота?

Яна Пілюгіна пояснює, що: «До того, як потрапити на сайт, кожне опис пройшло редактуру: я виправляла орфографічні, граматичні, пунктуаційні та інші недоліки, в окремих випадках трохи переписувала. Приводила всі до одного стилю: від заміни першої особи на третю (ми ніколи не пишемо в описах „я“) до однакових довгі тире замість дефісів і тому подібного.

А крім цього, перекладала текст для англомовної версії сайту. І так для кожного з доповідей, а на Joker 2016 їх більше 40.

Крім описів доповідей, на сайті є біографії спікерів. ТА FAQ. І Call For Papers. І просто інформація про конференції. І ще всякі дрібниці. І все це теж на двох мовах. Писати все це з нуля для кожної конференції не доводиться, а ось редагувати доводиться.

І в результаті виходить, що кожна конкретна задача виглядає маленькою, а сумарно їх при цьому набирається багато».

694: кількість тікетів в JIRA за Joker 2016
Коли постійно маєш справу з розробниками, переймаєш їх звички. Тому робочі завдання стають тікетами в JIRA. Виявилося, цей інструмент, спочатку створений як багтрекер і часто використовується для управління IT-проектами, відмінно підходить і для організації конференцій.
Втім, у нас в команді є і свій розробник — Максим Звєрєв. Він уточнив деталі про те, як все влаштовано: «Завдяки невеликій самописною приблуде, коли через сайт конференції хто-небудь подає заявку на доповідь, вона автоматично стає каптчей в JIRA — дуже зручно. У майбутньому хочемо додати і протилежне: щоб як тільки тікет проходив певний етап, що означає „прийнятий в програму доповідь отримав опис“, це опис автоматично деплоилось на сайт.

Зараз створюємо сайти за допомогою Metalsmith, а для бекенду використовується Contentful. Крім JIRA, використовуємо в роботі та інші інструменти від Atlassian: Confluence, HipChat. Інше стандартно: гугловська пошта, пакет Adobe у Антона і так далі.

Працюємо всі за Mac, але одна людина в команді встановив собі на макбук Windows, стверджуючи, що йому так зручніше. Хто б це міг бути

9 осіб: кількість учасників команди до недавнього часу
Зовсім недавно ряди JUG.ru Group поповнилися новими співробітниками, але до цього весь штат складався з людей, перерахованих у цьому тексті. А щоб у невеликої кількості людей виходило виконувати велику кількість завдань, потрібна максимальна узгодженість дій — і важливим завданням стає організація цього процесу.

Катерина Курилова: «Я займаюся операційною діяльністю, вибудовуючи бізнес-процеси в компанії.

Поки я ще не вийшла повністю на даний напрямок, тому що коли-то давно, коли зібралися троє хлопців-програмістів і я, крім стратегічних завдань, стояло багато насущних. Треба було просто робити конференцію, а нікого, окрім нас чотирьох, не було. Тоді на мене лягло все, що не стосувалося маркетингу, яким займався Олексій, програмного комітету, яким займався Андрій, і роботи Вані з обладнанням.

Поступово ми почали набирати команду, і я стала делегувати завдання іншим працівникам, навчаючи їх: спочатку сама проводила роботи, потім вибудовувала алгоритм, який зашивался в бізнес-процес, і цей бізнес-процес передавався іншій людині. Я видихала і бралася за наступний напрямок, але залишаючись куратором відданому. Так невеликою командою можна поступово зрости з 12 конференцій в рік до 50 і не страждати від цього, тому що всі процеси відпрацьовані і систематизовані.

Не готова віддавати я тільки волонтерів. Я ціную довіру, не хочу розкидатися ними як витратним матеріалом, і збираюся зробити нашу співпрацю ще цікавіше для них».




На закінчення зазначимо: раз вам виявилося цікаво настільки, що ви дочитали до цього місця, то вам може бути цікавий і сам Joker.

А адже це тільки одна з наших конференцій: вже в грудні за нею підуть московські DotNext, Гейзенбаг і HolyJS.
Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.