Записуй всі

Один: «Ти записав, що я тобі сказав?». Другий: «Я запам'ятав!». Через годину бездонна прірва в пам'яті і дзвінка тиша в голові.
«Я запам'ятав. Все тут, у голові. Так, зрозуміло. Добре. Зрозуміло. Зроблю.»
Пам'ятаю себе таким. Це була спроба довести собі й іншим, що в мене чудова пам'ять і я схоплюю суть проблем на льоту. Невдала спроба. І не єдина. Деталі обговорення стиралися через день, а на черговій здачі шматка коду знову і знову виникало:
— Тут не так! Ну ми ж це обговорювали! А ну-ка, покажи свій список завдань… Тут тільки шість з семи пунктів у двох не те, що ми обговорювали. Ти не міг підійти і уточнити ще раз? Чому ти застряг на цьому завданні, адже ми її залишили «на десерт»?
Фіаско, раз за разом. «Рукалицо», якщо по-сучасному .
Людський мозок не може утримати в пам'яті занадто багато деталей. Яка там метрика на цей рахунок? Здається, 6 тверджень ми можемо запам'ятати, потім черговий сьомий пункт витісняє перший. Як стек в програмних алгоритмах. Якщо обговорення питання триває більше деякого ліміту часу (у кожної людини свій), попередні хвилини обговорення летять безповоротно в бездонну прірву, а пізніше не вдається згадати, тільки лунка тиша в голові. І паніка.
Чому я не фіксував завдання на папері? Чому не намагався відновити деталі, якщо вони починали забуватися? Чому я не задавав додаткових питань, якщо завдання виявлялася складніше, ніж передбачалося? Чому у мене збився список пріоритетів?
не Можна довіряти пам'яті
Мені зустрілася така фраза: «Якщо один з двох прийшов на переговори без блокнота і ручки — він програв». Мова йшла про обговореннях комерційних проектів і угод. Якщо не зафіксувати, то деталі допишутся заднім числом, приврутся або «загубляться». Але в цілому таке вірно для будь-якій професійній області.
Ти кажеш, що у тебе чудова пам'ять або обговорення стосувалося лише одного пункту? Але завтра у тебе починається відпустка. Зможеш згадати після? А зможеш передати колезі? А він запам'ятає?
Виправляємо ситуацію
При постановці та уточнення завдань щодо розробки програм багато пунктів і в кожному багато деталей, які в більшості випадків передаються на словах, а в письмовому або електронному вигляді відсутні. Деякі постановники завдань не вміють писати завдання рівно настільки, наскільки ти не вмієш їх конспектувати для себе. Загалом-то я не хочу з'ясовувати, чому їх не фіксує постановник задачі. Я хочу, щоб твоя робота від цього не постраждала. Отже, записуй все!
Приклад: робоче місце для інтернет-конференціїСпеціально налаштоване робоче місце для інтернет-конференції з використанням рукописних діаграм. На столі — результати обговорення впровадження git-flow в команді розробників проекту Icons8.
Спеціально налаштоване робоче місце для інтернет-конференції з використанням рукописних діаграм
Папір
Насамперед папір і ручка. Як тільки виникає питання або завдання в процесі обговорення — записуй. Навіть якщо додається сторінка технічного завдання, конспектуй все, що говорять вголос. Тому що деталі можна показати лише на прикладі. Тому що це найважливіше. Тому що забули вписати в завдання, але воно теж важливе. Ну ось така природа людини. Пиши все, а пріоритети расставишь пізніше.
Важливість ручки і паперу все ще залишається надто високою. Записи можуть загубитися або зіпсуватися, але ніколи не можна забувати про них. Короткий протокол або конспект зустрічі потрібно вести завжди. Всі додаткові інструменти — це лише резервний варіант. Значно більш точний і зручний, але резервний.
У коментарях до різних статей habrahabr.ru періодично обговорюють, чи потрібно веб-розробникам вища освіта в галузі ІТ? Відповім: так, тому що тут закріплюється навичка конспектування, швидкого письма. Я тільки про конспектування і ні слова за або проти про зміст курсів.
Електронний щоденник та електронний записник
Мова йде як про спеціальних пристроях — записних книжках, так і про програми для планшетів і смартфонів. Користуватися ними під час переговорів можна, при певному тренуванні навіть зручно. Іноді доводиться припиняти співрозмовників, щоб вони дали час на занесення інформації. Люди кажуть значно швидше, ніж пишуть. Явно ж не встигнеш записувати все, вірно? Або тебе будуть чекати, або ти вчишся стенографії, або тобі потрібен помічник. Але зате список можна пересортировать по пріоритету, вставити новий пункт або вписати деталі.
Недолік електронного пристрою для набору тексту — зайняті руки і очі. Не вийде намалювати або написати на дошці, не вийде подивитися і обговорити. Взагалі не дуже зручно задавати питання, поки набираєш текст. Для цього треба думати і говорити, а думати, говорити і швидко набирати — це практично неможливо. Коли у тебе виникло питання для уточнення, ти повинен закінчити набирати фразу. Поки ти пишеш рішення з одного питання, вони вже перейшли до наступного.
Диктофон
Відмінний помічник. Запише все. Ти можеш не відволікатися на процес письма, а брати участь у дискусії. Є спеціальні утиліти, які пізніше усне мовлення спробують перевести в текст.
Ти можеш задавати питання, отримувати відповіді, малювати на дошці, розглядати чужі ілюстрації.
Ти думаєш, що будеш виглядати нерозумно зі своїм цифровим помічником? Ні, навпаки. Незважаючи на початковий скепсис і недовіра («раптом сболтну чого зайвого»), через деякий час учасники навпаки будуть питати — «Записалося? Треба повторити?», в очах з'явився повагу. При регулярному використанні диктофонів учасники почнуть спеціально говорити більш чітко і будуть спеціально вголос позначати, яку діаграму, скріншот, сторінку вони обговорюють. Навіть номер параграфа вкажуть.
Я бував на переговорах, де посеред столу стояли відразу кілька диктофонів. Якщо у когось раптом батарейка села або карта пам'яті закінчилася, у сусіда можна взяти запис. Я був на конференції, де використовувалася спеціальна станція для підключення до групової Skype конференції з функцією аудіо-запису.
Порада: Перевіряй батарею, карту пам'яті і функціонування пристрою до початку переговорів.
Особливо на них все одно не сподівайся, тримай при собі папір і ручку.
Приклад: відновлення протоколу мітингуА ось сьогодні забули включити запис з екрана під час мітингу Icons8, де ми проводили демо за два тижні. Довелося відновлювати по пам'яті. Ніхто не образився.
Спільними зусиллями відновили протокол мітингу
Фотоапарат або відео-камера
Якщо спочатку передбачалося, що буде багато обговорень по слайдах, багато скріншотів, багато малюнків від руки — роби фото — або відео-запис. Відео-зйомка зі штатива — трохи громіздке рішення, однак це дозволить поєднати голос і ілюстрації, тобто тест і зображення.
При необхідності роби запис двома камерами, наприклад екран і зал, ведучого і слухачів.
Скрінкасти
Якщо переговори через Інтернет (Скайп, Zoom, Join.Me, TeamViewer), то можна використовувати програму для запису всього екрану у форматі відео, а не тільки звуку. Це дозволяє пізніше побачити те, що обговорювали.
Коли я недавно виявив піктограму включеного екрані у мого співрозмовника під час обговорення технічних деталей реалізації його проекту під час Скайп-конференції — я подумки додав йому 100 балів навичок ведення переговорів. Сам я в цей момент забув включити свій скринкастер і деталі могли загубитися.
І я вже казав, особливо на скрінкасти не сподівайся, тримай при собі папір і ручку. У мене були такі випадки: скринкастер писав зображення з монітора, не писав звук мого мікрофона або голос співрозмовника. Мені допомагали тільки мої нотатки.
Висновок або резюме
По закінченні обговорення потрібно дати всім учасникам результати обговорення: які питання були на порядку, які обговорені проблеми, які рішення були ухвалені. По можливості резюме треба видати прямо після обговорення, але можна і трохи пізніше в той же день.
Не соромся признатись, якщо ти не в змозі скласти резюме переговорів. Вони бувають дуже довгі, прям по два-три години, міркування йдуть у бік, попутно згадується безліч третьорядних питань, кожен міг висловити варіанти рішення і неясно, який саме варіант рішення був прийнятий. Розкажи всім учасникам, що у тебе труднощі з складанням резюме. Перерахуй ті пункти, які твій з точки зору зрозумілі. Попроси нагадати, що ти пропустив.
Пріоритети
Під час обговорення завдань можуть спливти тонни деталей. Деякі з них пригадали, щоб в черговий раз не забути. А може і даремно згадали. Люди при обговоренні можуть переходити не від головного до другорядного, а від однієї проблеми до іншої, поступово заглиблюючись у кожній з них від того, що зрозуміти легко до того, що потребує детального опису. Частину питань і завдань були «на майбутнє», «про запас», «на десерт».
Пріоритети — це другий етап, вже після того, як всі проблеми і начерки рішень вже перераховані. Тут дуже до речі виявиться резюме переговорів або список завдань. Відсортуй їх у тому пріоритет, який погодили на переговорах. У такому порядку і роби.
Уточнення деталей після зустрічі
Список завдань не висічений з каменю. Завжди можна повторити обговорення, дописати нові деталі і уточнити пріоритети.
— Я не можу згадати, що потрібно було зробити з питання N
— У мене фотографія схеми з дошки нечітка, давайте ще раз намалюю, а ви перевірите?
— Я вже не пам'ятаю (не встиг включити диктофон, запізнився), з чого ми почали. Не могли б ви повторити перші два завдання?
— Я в кінці втомився і втратив нитку розмови (виходив у справах, відповідав на телефон, розрядилася батарея диктофона). Не могли б ви повторити останні два завдання?
Ось всі ці питання — вони не смертельні!.. Більше того, за такі питання я б дав медаль «За відвагу» або навіть «За відповідальність».
Треба відновити протокол обговорення та резюме. Може бути доведеться ще раз зібрати учасників, а якщо не виходить зібратися й обговорити з кожним індивідуально. Вирішити проблему втрачених завдань треба не пізніше ніж сьогодні-завтра, інакше деталі забудуться.
Можливо, буде певний рівень роздратування з боку колег. Негатив можна згладити, але це інші навички. Головне для тебе — щоб виробничі завдання були вирішені. І наступного разу все-таки візьми ручку і папір, добре?
Мій особистий досвід
Робочий стіл: диктофон, друга камера, рукописні замітки в зошитах і на листочках, багато ручок і олівців
Робочий стіл: диктофон, друга камера, рукописні замітки в зошитах і на листочках, багато ручок і олівців
  • Спеціально чекаю, поки мій співрозмовник знайде ручку і папір, а потім прошу озвучити, що він написав. Новачки жахливо соромляться і плутаються, але я терпляче ставлюся до цього. Бо сам був в їх ситуації. Відмовки «Я запам'ятаю» на мене не діють.
  • Була ситуація, що я понадіявся на диктофон, але запис вийшла гучної (нижче в коментарях — ще один приклад). Це не привід для паніки. Весь розмова відновили по пам'яті, диктофон замінив на більш якісний.
  • У мене є зовнішній акумулятор для екстреної підзарядки диктофона, дві карти пам'яті (формат MicroSD, вони крихітні, багато місця не займають), також є можливість включити диктофон на смартфоні (він не такий чутливий, а також може вимкнутися під час вхідного дзвінка — не дуже надійне рішення).
  • Через кожні 15-20 хвилин зупиняю переговори і промовляю ще раз резюме по поточному обговорення — які проблеми були обговорені, які питання виникли, які рішення були ухвалені. Це дозволяє всім учасникам, в тому числі і мені, не відволікатися від бесіди.
  • Спеціально прошу одного з слухачів займатися конспектуванням обговорення і складанням результатів із списком завдань і стежу, щоб він встигав все внести і не втратити ні одного завдання.
  • Роблю фото зі смартфона. Ось для чого мені знадобилися вбудований в нього багато-мегапіксельний фотоапарат, а не для фото мого кота і їжі на инстаграмме.
  • Мій улюблений скринкастер — HyperCam, а скріншоти я роблю через Monosnap і Gyazo
  • Під час переговорів я користуюся Google Docs і Evernote, тому що вони дозволяють спільно редагувати документ — якщо я щось забув, то інший учасник допише.
  • Після закінчення зустрічі питання і завдання вношу в Todoist і Trello. У цих сервісів зручні способи спільної роботи, можна поділитися завданнями з колегами, щоб вирішувати спільно. Todoist також зручний у вигляді електронної записної книжки зі смартфона і планшета, а ще до завдань можна прикріпити фото з диска або камери, аудіозаписи, документи Google і файли з Dropbox.
  • Люблю мої зошити на пружинах, просто обожнюю, завжди дещо на столі, і чисті, і вже значно списані. При великій кількості записів роблю позначки хайлайтерами, загибаю кути на важливих сторінках і користуюся маленькими липкими закладками.
Протилежна сторона
Вище описано як фіксувати деталі обговорень, з точки зору виконавця або слухача. Давай спробуємо подивитися на процес обговорення з іншого боку — з боку постановника задач або доповідача. Що б ти змінив у процесі обговорення, якби був впевнений, що твій співрозмовник забуде все, про що ви говорили?
Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.