Документи в проводах: ЕДО від Мегафон

Один зі світових автовиробників порахував, що друк та доставка кур'єром в дилерський центр одного пакету документів коштує близько 580 рублів. У центрально офісі оператора мобільного зв'язку великої четвірки провели дослідження і виявилося, що вони використовують в місяць приблизно 420 пачок паперу. У той же час навіть самий звичайний інтернет-стартап витрачає за місяць близько 11 пачок. Не складно порахувати, що витрати на документообіг для будь-якої компанії це значна сума, яку будь-який керівник з радістю б скоротив.


При цьому в дослідженнях ніхто не враховував час, який співробітники витрачають на пошук необхідних для роботи документів. Ця проблема актуальна навіть якщо у документообігу задіяний лише один чоловік. При колективному використанні документів вона посилюється в рази і, нарешті, стає практично нерозв'язної в тому випадку, якщо організація є територіально-розподіленою. Між тим, за розрахунками AIIM (Association for Information & Image Management), підприємство, яке виробляє в середньому по 100 папок з документами в тиждень, витрачає $18,7 тис. у рік на відновлення втрачених документів. Також за статистикою AIIM, середньостатистичний виконавець витрачає по 2,5 години в тиждень на пошук необхідних документів, а у діловодів на це йде 20-30% робочого часу.

Не варто забувати, що уряд Росії з кожним роком вводить все більше удосконалень в свою роботу, законодавчо закріплюючи норми передачі звітності в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису. Наприклад, наказом ФНС РФ від 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ була введена нова обов'язкова форма звітності для організацій і індивідуальних підприємців — 6-ПДФО. Причому надавати у паперовому вигляді 6-ПДФО можуть лише ті організації та індивідуальні підприємці, які виплатили доходи не більш ніж 25 співробітникам. Іншим виключно в електронній формі. Це означає, що електронні цифрові підписи (ЕЦП) зараз є практично у всіх серйозних організаціях. Ми зробили опитування в нашій попередній статті (Що є підпис. Від краплі крові до ЕЦП) і більше половини наших читачів вже працювали з цифровим підписом.



На цьому тлі виключно актуальними стають сервіси здачі електронної звітності та системи електронного документообігу (СЕД). Зростання IT-технологій і повсюдна комп'ютеризація дозволили задуматися про перехід на принципово нові методи управління. У деяких країнах впровадження СЕД стало завданням державного масштабу. Так в уряді Естонії програма електронного уряду була запущена вже в 2002 році, коли доступ в Інтернет в цілому по Естонії не перевищував 30% населення. До теперішнього часу 98% громадян Естонії використовують ЕДО при спілкуванні з держорганами. Навіть голосувати на виборах до парламенту і в президенти можна з використанням цифрового електронного підпису. Також можна отримати «електронне резидентство» і, наприклад, якщо ви є співзасновником російсько-естонської компанії, то можете віддалено отримати ЕЦП і юридично-значима підписувати документи всі документи. Це не тільки зручність і економія часу людей, але і значне скорочення витрат для уряду. За середніми підрахунками економія від впровадження СЕД в більш-менш великої організації може досягати 95-97%. Наприклад, відправлення документа по ЕДО коштує всього кілька рублів.

Незважаючи на істотне відставання Росії від західних компаній в цьому питанні, щорічні темпи зростання російського ринку СЕД на думку аналітиків, складають не менше 30%. Ухвалення закону про електронний цифровий підпис створило правову основу для повсюдного розповсюдження електронного документообігу. За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають що придбання СЕД є критично важливим для успішного ведення бізнесу.

У Росії вже давно існують системи СЕД, але це в основному масштабні оператори, типу ЗАТ ПФ СКБ Контур, які підтримують роботу федеральних структур і великих підприємств і з якими складно працювати малому та середньому бізнесу. Враховуючи сучасні реалії, компанія «МегаФон» розробила свій сервіс Електронного документообігу (ЕДО) для формування, підписання та обміну бухгалтерськими та іншими документами всередині компанії і між юридичними особами. З допомогою ЕДО ви можете спростити роботу документообігу на підприємстві та підвищити ефективність роботи відділів.



Послугу «Електронний документообіг» (ЕДО) ПАТ «МегаФон» запустили в 2015 році для корпоративних клієнтів в Столичному і Центральних філіалах оператора, а надалі їй зміг скористатися будь-який клієнт компанії. Сьогодні з хмарним сервісом може працювати будь-яка юридична особа, чим і скористалися понад 500 організацій. Раніше із-за вартості і технічних вимог електронні підписи і юридично значимий документообіг були доступні лише великим компаніям. З допомогою ЕДО можна формувати електронні акти, накладні і рахунки-фактури відповідно до вимог та рекомендацій ФНС, а так само підписувати ЕЦП і обмінюватися з іншими компаніями-користувачами.

У Росії є стандарти на всі необхідні операції для використання ЕДО: шифрування, хешування, електронний підпис.

1. Електронний підпис і хешування використовуються для забезпечення юридичної значимості електронних документів шляхом використання електронного підпису (ЕП):

  • ГОСТ Р 34.10-2012: Процеси формування та перевірки електронного цифрового підпису
  • ГОСТ Р 34.11-2012: Функція хешування
Криптостійкість алгоритму шифрування ґрунтується на проблемі дискретного логарифмування в групі точок еліптичної кривої. На даний момент немає методи вирішення даної проблеми хоча б з субэкспоненциальной складністю. Для нас важливо, що держава визнає його досить криптостійким.

2. Шифрування. Забезпечення конфіденційності і контролю цілісності інформації за допомогою шифрування:

  • ГОСТ 28147-89: Алгоритм криптографічного перетворення
Це блочний шифр з простою структурою Файстеля, з розміром блоку 64 біта, 256-бітовим ключем і 32 раундами, розроблений ще в Радянському Союзі. Алгоритм був широко досліджений провідними експертами в області криптографії, і всі дослідники висловлювалися, що все виглядає так, що він може бути або повинен бути безпечним. Є ряд зауважень до його працездатності, Ніколя Куртуа навіть повідомляв про успішні атаки на цей алгоритм, але експерти з КриптоПро реабілітували його в очах громадськості.

3. Захист каналів передачі даних у мережі Інтернет. Для цієї задачі використовується TLS – протокол безпеки транспортного рівня, в якому можуть застосовуватися описані вище ГОСТовые алгоритми шифрування ГОСТ 28147-89, і хешування по ГОСТ 34.11-2012. Така комбінація дозволяє сертифікувати його в ФСБ і ФСТЕК, що було зроблено компаніями КриптоПро, Криптоком, і VipNet у своїх СКЗІ.

Ми активно розвиваємо Електронний документообіг тільки в WEB-інтерфейсі, тому що веб захищений сертифікатами безпеки і обмін файлами через ці протоколи (відносно) безпечний. Вимоги, що пред'являються до операторів електронного документообігу, дуже високі і кожна компанія зобов'язана мати відповідну ліцензію Федеральної служби безпеки, яка дає право розробляти інформаційні системи і надавати послуги по шифруванню даних. Окрема ліцензія видається на надання послуг зв'язку і передачі даних. Наш базовий оператор – Калуга Астрал, він використовується для забезпечення юридично значимого ЕДО. Всі дані зберігаються всередині мережі МегаФон (не в Інтернеті), на всьому сайті використовується шифрування, що гарантує безпеку ваших персональних даних. Наші технології безпеки відповідають всім вимогам, що всі дані резервуються і ми гарантуємо безперебійну роботу сервісу в режимі 24/7. Максимальна недоступність сервісу при дуже серйозних аваріях не перевищує 15 хвилин.

ЕЦП
Для використання ЕДО вам необхідно завести кваліфікований електронний підпис і налаштувати свій комп'ютер для роботи з ним. Електронний підпис є юридичним аналогом власноручного підпису, регулюється законом N63-ФЗ і призначена для визначення особи, яка підписала електронний документ. Отримати сертифікат ЕЦП в Росії можна в будь-якому з Засвідчувальних центрів. Вони є в кожному місті. Актуальний список УЦ можна знайти на сайті Мінкомзв'язку Росії.

Після отримання ЕЦП вам необхідно придбати та встановити програмне забезпечення, яке реалізує описані вище алгоритми захисту інформації. Ми рекомендуємо «Крипто-Про». Це засоби криптографічного захисту, за допомогою якого здійснюється підписання документів на комп'ютерах.

КриптоПро – лідер за розповсюдженням засобів криптографічного захисту інформації та електронного підпису в Росії. Основні продукти компанії – засоби криптографічного захисту інформації (СКЗІ) КриптоПро CSP і засвідчує центр КриптоПро УЦ. За рахунок підтримки більшості мобільних платформ і носіїв ЕП, ЗКЗІ вбудований більшість мобільних рішень на базі iOS, Android і Windows 8, що використовують криптографію.

Ціни на ліцензію ви можете знайти на офіційному сайті. Встановити і налаштувати КриптоПро, а так само зареєструвати в ній вашу ЕЦП не складно. Про це вже написано дуже багато інструкцій. До речі, компанія МегаФон продовжує змінювати свої SIM-картки шляхом оснащення їх електронним цифровим підписом, які дозволять швидко підписувати документи будь-якого роду.

У нашому інтерфейсі приймаються будь-які кваліфіковані сертифікати, не залежно від того, яким центром вони випущені.

Проблеми використання ЕЦП
Шахрайство при роботі з ЕЦП пов'язано в основному з крадіжкою або фізичним використанням сертифіката іншими особами. Найчастіше це відбувається із-за неправильного зберігання сертифіката з сертифікатом і пароль від нього. Також зловмисники часто використовують впровадження вірусів на ПК користувачів ЕДО, наприклад, підміняють на екрані текст документа, який користувач хоче підписати.

Однак, всі ці чинники залежать від захищеності інтерфейсу, у якому користувач працює, і від того, чи дотримується сам користувач елементарні заходи безпеки при роботі з ЕЦП.

Робота з ЕДО
Реєстрація
Для реєстрації в ЕДО (doc.megafon.ru вам необхідно заповнити анкету та отримати підтвердження на вказану вами адресу електронної пошти. Це займає п'ять хвилин.



Ви можете скористатися тестовим періодом і за 14 днів спробувати сервіс.


Після установки ЕЦП вам необхідно її зареєструвати. Для цього зайдіть в «Документи» і натисніть кнопку «Отримати та відправити» або «Налаштування» і «Управління послугами».



Виберіть вашу електронну підпис:



І заповніть реквізити вашої компанії:



Додавання користувачів і розподіл ролей
Після реєстрації сертифіката ЕЦП завести в сервіс всіх співробітників організації через меню «Моя Компанія», а так само там можна додати вже відомих контрагентів, які працюють в електронному документообігу.

В ЕДО є три ролі користувачів: Адміністратор, Оператор і Підписант. Ви можете зробити так, щоб частина співробітників могла тільки створювати необхідні документи, а підписувати їх і відправляти контрагентам довірити тільки уповноваженим особам. Наприклад, головному бухгалтеру або комерційному директору.

Адміністратор заповнює і редагує реквізити Компанії на Порталі, розподіляє ролі і формує запрошення між працівниками та контрагентами, управляє сертифікатами електронного підпису в компанії, а також тарифами і набором послуг.

Оператор формує та підписує повідомлення та повідомлення про отримання документів.

Підписант підписує документи для відправки або відхиляє їх. Так само підписант може видаляти помилково підписані документи.



Адміністратор може запросити користувача.



Або знайти його серед вже доданих до системи ЕДО.



Створення документів
Розглянемо процес створення обміну документів, заради якого, власне, ви заводите собі систему ЕДО. Є два варіанти відправлення документів контрагенту: або завантажувати їх, або самому створити в інтерфейсі. Система сама підкаже вам, якщо ви щось робите неправильно.



Спробуємо створити рахунок-фактуру, товарну накладну або акт в інтерфейсі. З меню «Завантажити» можна прикріпити договір і будь-який інший супровідний документ для відправки його контрагенту.



Якщо в системі ще немає вашого контрагента, то ви можете додати його з відповідного меню.



Після підготовки документа він виглядає так. Якщо все правильно, то можна відправляти через оператора ЕДО. Для запуску процесу підписання компанії необхідно підключити послугу спецоператора ЕДО.



Крім того, можна переглянути і роздрукувати паперову версію документа, а також видна вся його історія. Корисна опція для керівника.



Якщо ви у організації працюєте з системою 1С, то можна використовувати спеціальний модуль автоматизації процесу обробки формалізованих документів (ТОРГ-12, актів виконаних робіт та рахунків-фактур), що отримані або виставлені в електронному вигляді.

Контакти
У меню Контакти збираються всі ваші контрагенти, співробітники та просто контакти людей, які працюють в системі ЕДО і з якими ви обмінюєтеся документами.



Підсумок:
Ми постаралися зробити систему «Електронний документообіг» ПАТ «МегаФон» максимально простою і зрозумілою для користувачів. Вам буде достатньо лише здійснити первинну настройку і почати з нею працювати. Звичайно, всі ваші контрагенти також повинні підключитися до ЕДО.

До плюсів використання ЕДО можна віднести:

  • відмова від паперових носіїв і пов'язану з цим економію часу і коштів на витратні матеріали та утримання оргтехніки;
  • безпечний спосіб обміну та зберігання інформації, а так само організацію багаторівневого доступу будь-якого із співробітників компанії;
  • оперативний спосіб пошуку потрібних даних, що особливо важливо для організацій, що працюють з великими обсягами документації.
Що ж гальмує розвиток електронного документообігу в організації:

  • усталену думку про більшої надійності паперового документа
  • закриття документів заднім числом
  • необхідність навчити персонал електронної роботі.
  • неготовність інших контрагентів
Оператори ЕДО намагаються підштовхнути компанії, пропонуючи зручний інструмент пошуку контрагентів, вже готових обмінюватися документами електронним способом. МегаФон не відстає і у нас триває робота над поліпшенням сервісу і спрощенням інтерфейсу. Вже сьогодні процес надсилання документа досить простий, але ми не зупиняємося на досягнутому і продовжуємо свої дослідження, прагнучи зробити свій продукт максимально простим і зручним.
Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.