Батіг і пряник: як сучасні технології допомагають керівництву контролювати якість роботи, і що це дає



У травні нинішнього року компанія Наталії Касперської InfoWatch запропонувала інноваційну систему контролю за зберіганням корпоративних таємниць. Фахівці ІТ-компанії розробили «прослушку», що дозволяє перехоплювати і аналізувати розмови співробітників по робочим мобільним телефонам. За ініціативою було безліч питань, головні з яких — навіщо керівники впроваджують технології контролю робочого процесу, і приносять нові методики оцінки продуктивності користь співробітникам?

На ринку корпоративного контролю» сьогодні присутні сотні компаній. Що сумніваються в якості роботи підлеглих роботодавці мають доступ до множеству високотехнологічних інструментів. В умовах кризи кількість «внутрішніх загроз» для компаній возрослоі бажання керівництва контролювати корпоративні комунікації і робочий процес тільки посилився.

Розглянемо технології контролю робочого процесу і з'ясуємо, чи можуть вони приносити користь не тільки роботодавцю, але і співробітникам.

Трудова дисципліна і виконання службових обов'язків: електронні системи організації робочого процесу



Під час кризи роботодавці особливо уважно стежать за трудовою дисципліною персоналу: урізані бюджетів змушують відмовлятися від послуг фахівців, які демонструють низьку продуктивність праці.

«Безумовно, ефективність співробітників стала грати ще більш важливу роль: з погіршенням економіки переважна більшість роботодавців провели оптимізацію чисельності, зберігши самий кваліфікований, працездатний і лояльний компанії персонал, який зможе працювати за двох, поєднуючи кілька функцій», — зауважує керівник департаменту по роботі з персоналом Job.ru Інна Державіна. «За бортом» ризикують опинитися ті, хто зриває дедлайни, регулярно спізнюється на роботу або присвячує робочий час вирішення особистих проблем.

Підвищити ефективність командної роботи і відстежити особистий прогрес співробітників у виконанні завдань допоможуть системи організації та контролю робочого процесу. Серед найбільш відомих ресурсів — Pyrus, CrocoTime, Wooboard «Стахановець», «Мегаплан». Всі вони допомагають оптимізувати робочі навантаження і відображають реальну картину дня» співробітників офісу. Так, роботодавець у будь-який момент може перевірити, чи є той чи інший член команди на своєму робочому місці і виконує він свої прямі обов'язки.

«Тепер, якщо хто-небудь із співробітників не виходить на роботу, система обліку робочого часу фіксує це», — делится досвідом роботи з CrocoTime начальник відділу кадрів B2B-Center Аліна Іскендерова. — «Статистика CrocoTime оновлюється раз на п'ять хвилин, і ми можемо оперативно зв'язатися з керівником відділу і з'ясувати причину відсутності підлеглого». Поряд з урахуванням «відвідуваності», ресурси допомагають визначити, хто з працівників сидить в соціальних мережах або грає в онлайн-ігри в робочий час.

Найбільшу користь впровадження електронних системи організації та контролю робочого процесу принесе керівникам великих компаній. даними аналітиків сервісу «Стахановець», в організаціях, штат яких перевищує 50 осіб, співробітники витрачають на вирішення ділових завдань лише 38% робочого часу, так як особистий внесок кожного окремого члена команди складно визначити.

У «плюсі» залишаються і наймані працівники — ретельний контроль за робочим процесом дозволяє виділяти і преміювати найбільш ефективних членів команди, що значно підвищує мотивацію до праці. Крім того, увага до особистого прогресу кожного окремого співробітника допомагає переглянути систему оплати: працівники, які справляються з великим обсягом завдань, зможуть отримувати більше, ніж їх неорганізовані колеги.

Контроль якості роботи виїзних співробітників: системи FSM (field service management)



З низкою складнощів стикаються і керівники компанії, чиї співробітники виїжджають до клієнтів для надання послуг (наприклад, для складання меблів, ремонтних і монтажних робіт, прибирання приміщень). В умовах офісу можна контролювати роботу підлеглих особисто, але стежити за декількома виїзними бригадами віддалено набагато складніше. Ефективним вирішенням цієї проблеми може стати сервіс управління виїзними працівниками Planado, який заявляється, здатний підвищити продуктивність праці мобільних бригад більш ніж на 30%.

Planado не тільки полегшує комунікацію між керівником і виїзними працівниками, але і допомагає бригадам дотримуватися єдиних стандартів роботи, що значно підвищує якість надаваних послуг. Крім того, ресурс дозволяє стежити за «невидимими працівниками»: завдяки Planado співробітники не зможуть протягом дня займатися своїми справами під приводом «тривалої роботи». Допоможе ресурс і тим керівникам, які підозрюють свої співробітників підробітку «на стороні» в робочий час, — завдяки грамотної оптимізації задач, у нечесних працівників просто не залишиться часу на те, щоб виконувати особисті замовлення.

« [...] Проблема актуальна в різних областях: у компаній, які встановлюють вікна, обслуговують охоронно-пожежну сигналізацію, займаються клінінгом, збором меблів, ремонтом техніки на дому та ін У всіх організацій, що використовують виїзних співробітників, одні і ті ж проблеми, які можна вирішити впровадженням нових технологій — зауважує керівник Planado Вадим Захаріков. — Ефективність інструментів для управління доведена різними исследованиями. Судячи з нашого першого досвіду, працює і в Росії — в середньому впровадження програми дозволяє підвищити продуктивність виїзних працівників на 31%».

Виграють від використання Planado і самі виїзні працівники. Так, диспетчер завжди посилає до клієнта бригаду, яка знаходиться ближче всього територіально, що дозволяє істотно заощадити час на дорогу. Контроль за виконанням поставлених завдань дозволяє уникнути тимчасових накладок і стресових ситуацій — до тих пір, поки поточне завдання не буде виконано, бригада не отримає нових термінових викликів.

Впровадження системи контролю за роботою виїзних співробітників Planado полегшує і процес трудової адаптації новачків: виконуючи замовлення, вони можуть спиратися на покроковий план роботи. Фотографію результату можна надіслати в офіс, щоб отримати оцінку більш досвідчених колег.

Безпечне зберігання корпоративної інформації: DLP-системи



За даними масштабного дослідження компанії Zecurion, максимальний розмір збитків, що зазнала вітчизняна компанія в результаті «зливу» корпоративних таємниць, склав $30 млн. Середній же фінансовий збиток великих комерційних організацій від однієї витоку — $820 тис. Найчастіше інсайдери викрадають і продають персональні дані співробітників і акціонерів (74,3%), списки клієнтів та постачальників (70,2%), а також персональні дані клієнтів (69,2%).

Захистити корпоративні таємні допоможуть DLP (Data Leak Prevention) — системи. Найчастіше вони виконують відразу кілька завдань — відстежують і аналізують ділове та особисте листування з робочих комп'ютерів, «перехоплюють» повідомлення в соціальних мережах і месенджерах, фіксують копіювання даних хмара або на зовнішні носії, перевіряють історію запитів у браузері. Окрема увага приділяється перекладу внутрішньокорпоративної інформації на паперові носії. Неймовірно, але в 10% випадків крадіжок виробничих даних інсайдери просто роздруковують необхідне на офісному принтері.

«Ми не можемо контролювати всіх співробітників, моніторимо в першу чергу групи ризику — 85% порушень і витоків припадає на звільнялися співробітників, утверждает керівник аналітичної служби Solar Security Галина Рябова. На думку експерта, в «список підозри» повинні потрапляти і співробітники, чиї витрати очевидно не збігаються з зарплатою. Наприклад, ті, хто несподівано для колег набуває автомобіль або нерухомість.

Контроль за поведінкою в соціальних мережах і заборона на месенджери

Особливу увагу співробітники служб безпеки великих компаній приділяють і змістом сторінок співробітників в соціальних мережах. «Посаду співробітника може зруйнувати репутацію компанії, якщо він напише про затримки зарплати, зірваної угоди або готуються скорочення», — упевнений засновник компанії Sidorin Lab Дмитро Сидорин — «зараз кожен співробітник в соціальній мережі, вказавши назву своєї компанії, є носієм торгової марки».

Однак, зацікавлені у збереженні ділової репутації керівники цікавляться не тільки постами про компанії і селфи з робочого місця (на них за неуважність нерідко запечатлевают робочу документацію), але і списками «друзів» і підписками підлеглих. Якщо у друзях присутні співробітники конкуруючих фірм і журналісти з профільних видань, працівник може потрапити до «групи ризику».

Чимало підозр викликає і ділова переписка в месенджерах. Так, керівник компанії «Мегаплан» Сергій Козлов волів закрити доступ співробітників до Telegram, щоб «історія спілкування і обговорення залишалася в компанії».

«Так, наприкінці минулого року я був змушений закрити доступ до Telegram з офісу, чим викликав хвилю обурення. Як і будь-гендиректор, я хотів знати, чим зайняті мої люди і чи є проблеми в роботі. Що я міг запропонувати? Тільки гідну заміну. Тому поставив перед розробниками завдання — зробити чат, в якому було б не менш зручно спілкуватися. Тепер обговорюємо завдання, не виходячи з «Мегаплан», а історія спілкування залишається в компанії» — заявляє Сергій Козлов.

Пряник: як уникнути негативної реакції співробітників

Далеко не всі співробітники готові працювати під постійним контролем з боку керівництва. Найбільш негативно сприймається бажання відстежувати дзвінки з корпоративних сім-карт і листування з робочих комп'ютерів. Вітчизняні правозахисники вважають подібне порушенням конституційних прав трудящих і називають будь-яку «офісну прослушку» незаконної. Однак, навіть впровадження field management — систем може викликати незадоволення підлеглих.

Головним механізмом боротьби з негативною реакцією експерти вважають відкритий і чесний діалог з колективом. «Бажано, звичайно, провести анкетування серед співробітників і дати їм можливість висловитися, щоб точно зрозуміти, чому саме вони не задоволені», — радить Сергій Ожегов, комерційний директор компанія SearchInform.

Працівники повинні знати, які механізми контролю будуть впроваджені, і як це позначиться на оцінці їх діяльності. Більшість керівників вважає, що співробітники компанії повинні бути в курсі того, що спостерігають за їх роботою. Так вони не зможуть скомпрометувати себе випадково і встигнуть перебудувати свою роботу відповідно з новими вимогами.

«Як правило, співробітники не люблять нововведення, тому має сенс і матеріально зацікавити їх». — впевнені творці сервісу Planado. Один з можливих способів мотивації — проведення сертифікації команд або офісів, які відповідають високим стандартам роботи і підтримують їх на протязі довгого часу. Співробітників-«чемпіонів», які показують найбільш високі результати в роботі з новою системою оцінювання, можна нагородити надбавкою до зарплати або премією. Важливо пояснити підлеглим, що впровадження нових систем контролю робочого процесу вигідно для них нітрохи не менше, ніж для керівництва. Якщо працівник справляється зі своїми завданнями у строк, за результатами перевірок він отримає заохочення.

Для того, щоб впровадження нових механізмів контролю робочого процесу пройшло безболісно для колективу, необхідно:
  1. Заздалегідь повідомити співробітникам про введення нових методик оцінки їх діяльності. Розповісти, що саме буде аналізувати електронна система (відвідуваність, кількість годин роботи, використання робочого комп'ютера та офісної техніки для особистих потреб, своєчасність виконання робочих завдань тощо). В ідеалі — провести загальні збори, присвячене тільки цього питання.
  2. Пояснити, що нововведення принесе користь не тільки керівництва, а й колективу (працівники, що звикли ховатися за спинами колег, перестануть «гальмувати» роботу команди, найбільш працелюбних та відповідальних чекає нагорода).
  3. Бути готовим неодноразово відповісти на питання підлеглих про нововведення.
  4. Розробити програми заохочення для співробітників, що демонструють у нових умовах найбільшу продуктивність праці (премії та надбавки до заробітної плати).
  5. Підвищити мотивацію працівників, влаштовуючи корпоративні змагання між відділами та працівниками, які обіймають однакові посади. Винагороджувати тих, хто продемонструє найкращі результати.
Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.