9 способів роздрібнити свою роботу так, щоб зберегти концентрацію і продуктивність

image

Продуктивність — це бомба з годинниковим механізмом, щодня починають свій відлік. Пісочний годинник перевертаються, як тільки ви сідаєте за стіл. Наша мотивація і концентрація обмежені, а тому ми не можемо довго працювати без відпочинку. Ця теорія називається «виснаження его».

Спростити роботу над великими проектами і зберегти концентрацію і мотивацію на протязі усього дня допомагають не тільки освіжаючі перерви, але і дроблення завдань.

Ось 9 способів розділити роботу, що дозволяють постійно бачити мету і робити кроки до її досягнення.


1. Не розривай ланцюг
Як справи з прокрастинацією?

Впевнений, Джеррі Сайнфелд кілька разів за свою кар'єру задавався цим питанням. Продуктивність Сайнфелда повинна бути неймовірною: він не тільки створює хітовий ситком, але і постійно пише нові жарти для своїх стенд-ап виступів. І тут точно не обійшлося без техніки «Не розривай ланцюг».

На початку кожного року Сайнфелд купує великий календар і вішає його на стіну. А потім зазначає жирним червоним хрестом кожен день, коли він створив новий матеріал. Якщо писати кілька днів поспіль, на календарі з'являється ланцюжок з червоних Х. Мета на рік проста: не розривати ланцюг.

Даний метод заснований на тому, що можливість намалювати великий червоний хрест приносить величезне задоволення. Це означає, що ти переміг і зробив все, що хотів. Порожній день в центрі такого ланцюга виглядає як образа. Він витріщається на вас, руйнуючи дбайливо створений візерунок.

Техніку «Не розривай ланцюг» можна використовувати і для дроблення роботи. Скажімо, у вас є одне велике завдання, на виконання якого потрібен цілий день. Розбийте його на 4-5 більш дрібних завдань. Впоравшись з одним маленьким справою, ставте на календарі Х. Закінчивши інше, малюйте Х іншого кольору в тій же клітинці. Якщо ви щось не зробите, відсутність хрестика не залишиться непоміченим.

2. Автомат з попкорном
Де б ви не працювали — в офісі чи вдома, одноманітне оточення з чотирьох стін стає стомлюючим. Ви починаєте відчувати себе в'язнем, і це, зрозуміло, впливає на продуктивність.

Вирішити цю проблему здатний метод «Автомат з попкорном», особливо, якщо ви працюєте на дому. Складіть список того, що вам потрібно зробити за день. Всі завдання повинні бути конкретними і реалізованими. Потім запишіть, скільки часу буде потрібно на виконання кожного пункту. Будьте реалістом! Тепер розділіть завдання на 3 рівних за часом сегмента.

Виберіть 3 різних локації — кафе, бібліотеки, офіс, парк або будь-яке інше тихе місце, де вам вдасться попрацювати. Вирушайте в перший з пунктів і виконуйте перший перелік завдань. Закінчивши, переходите в наступне місце і беріться за другий список. Впоравшись з ним, знову «переїжджайте».

Зміна обстановки освіжить ваш розум, особливо, якщо ви працюєте на повітрі. Крім того, перехід від однієї локації до іншої дозволить вам відокремити один робочий сегмент від іншого. За допомогою цього методу ви роздрібніть роботу і зробите за день істотно більше.

3. Графік розподілу робіт
Праця над великим проектом і не знаєте, як з ним впоратися? Тоді графік розподілу робіт для вас. Він поділяє ваш проект на практичні кроки, що ведуть до його завершення, і дає команді уявлення про те, що потрібно зробити.

Графік складається з 4 компонентів:

1. Технічне завдання.Це пропозиція або короткий абзац, ясно описує мету. Він дозволяє зрозуміти, чого ви намагаєтеся досягти і яким чином. Втративши впевненість у правильності своїх дій, ви завжди можете повернутися до ТЗ і звіритися з ним.
2. Фази. Це загальні завдання, необхідні для завершення всієї роботи. Кількість фаз залежить від обсягів проекту, але в середньому їх зазвичай буває 2 або 3.
3. Проміжні результати. Тут мова йде про більш конкретні завдання, які ведуть до виконання кожної фази. Вам потрібно дістатися до кожного з результатів, щоб потім перейти до наступної фази. Для кожної з таких частин має існувати опис її цілей.
4. Завдання. Це дрібні компоненти графіка розподілу робіт. Вони повинні бути практичними і конкретними. Тут важливі деталі. Завдання повинні давати вам повну картину того, що вам потрібно зробити, щоб реалізувати основний проект.

З цих пунктів створюється поетапний план дій. Він чітко визначає, що являє собою завдання, кому треба над ним працювати, і коли воно мало бути виконано. Величезний проект здатний здивувати, вам може бути страшно за нього братися.

Дроблячи роботу, ви отримаєте чітке уявлення про майбутні кроки. Тепер проект здається менш лякаючим, а ваша мотивація зростає.

4. Доведення до результату
Можливо, ви чули про «доведення до результату» раніше. «Доведення до результату» («Getting Things Done») — це бестселер Девіда Аллена, в якому розповідається про мистецтво продуктивності без стресу. У своїй книзі Аллен пише про популярний метод підвищення продуктивності «Доведення до результату». Ця складна система тримається на 5 опорах:

1. Фіксуйте. Записуйте все. Будь-які ідеї, справи чи повсякденні завдання повинні бути зафіксовані на папері або у Word-документі. Обов'язково записуйте відразу, як тільки подумали про щось. У вас під рукою завжди повинен бути блокнот або електронний пристрій.
2. Проясняйте. Записавши щось, вам потрібно конкретно знати, як ви збираєтеся цього домогтися. Зафіксуйте практичні кроки, які приведуть вас до бажаного.
3. Систематизуйте. Розділіть свої завдання на категорії та розставте пріоритети. Прив'яжіть їх до дат і визначте важливість кожного пункту. Складіть список справ і помістіть наверх найбільш значущі завдання. Їх потрібно зробити в першу чергу.
4. Аналізуйте. Погляньте на список справ і переконайтесь, чи правильно розставлені пріоритети.
5. Приступайте. За роботу! Виберіть, ніж ви займетеся, і рухайтеся до мети крок за кроком.

Це і є базові принципи методу «Доведення до результату». Ви можете налаштувати його під себе, але не забувайте про головну ідею. Розбивайте завдання на конкретні кроки і спочатку виконуйте важливі справи.

5. Повинен, слід, хочу
Ця техніка допоможе вам визначити рівень важливості завдань. Щоранку вам потрібно задавати собі 3 питання:

  • Що я повинен зробити сьогодні, щоб надати максимальне вплив?
  • Що мені слід зробити для створення кращого майбутнього?
  • Чим я хочу займатися, щоб насолодитися сьогоднішнім днем і зробити своє життя повніше?
Даний метод називається «Повинен, слід, хочу». Вам потрібно чесно відповісти на ці питання, перш ніж починати свій день, та записати отримані відповіді.

Виконавши це, ви розділите свої справи, спираючись на ступінь їх важливості. Завдання з категорії «повинен» абсолютно невідкладні. Їх не можна залишати на завтра, адже від них залежить ваше найближче майбутнє.

Справи під грифом «слід» окупляться з плином часу. Швидше за все, вони не вимагають негайної уваги, але все ж маячать у вашій свідомості. Ви розумієте, що одного разу вам доведеться до них звернутися, а тому краще розправитися з ними раніше. Проте вони не є невідкладними.

«Хочу» — це справи, якими ви займаєтеся заради задоволення. Вони не обов'язкові, а може, і зовсім не потрібні, але роблять ваш світ яскравішим. Можливо, ви хочете подивитися фільм або взятися за написання книги. Це дії, які приносять вам радість.

Тепер ваші справи розбиті на групи в залежності від їх важливості та невідкладності. Це допоможе вам визначити, що потрібно зробити, і розпланувати свій день відповідно з цим.

6. Біологічний прайм-тайм
Коли ви працюєте найбільш ефективно? Рано вранці після зарядки? В середині дня? Або вам найзручніше працювати пізно вночі, коли більшість людей спить?

Виснаження его свідчить про те, що наша концентрація і мотивація змінюються протягом дня. Є певні моменти, коли енергія, фокус, мотивація і продуктивність знаходяться на піку. Саме вони і називаються «биологическийпрайм-тайм».

Про таких періодах важливо знати, адже вони показують, коли ваш мозок готовий до роботи. Щоб виявити такі моменти, потрібно відстежувати рівень своєї енергії протягом трьох тижнів. Постарайтеся не пити каву і не дрімати вдень. Так ви знайдете природні періоди прайм-тайм, а не досягнуті за рахунок допінгів.

Потім ви повинні розбити свою роботу у відповідності з цими інтервалами і скласти розклад, спираючись на біологічний прайм-тайм. Так ви станете працювати тоді, коли готові до цього, і зможете зробити більше, ніж сидячи за столом цілими днями.

7. Метод дій
Деякі з наведених методів увазі, що ви повинні помістити в свій список справ конкретні завдання і працювати тільки над ними. Так, це може виявитися корисним. Але «Метод дій» йде далі і заявляє: кожна подія — це завдання.

Так, вірно: всі справи за день можна внести в список справ і розбити на практичні кроки. Метод дій пропонує дробити всі на 3 головних компонента:

1. Кроки дії. Конкретні завдання, які наближають вас до завершення виконуваного справи.
2. Довідкова інформація. Будь-яка інформація, до якої вам захочеться повернутися при роботі над певним проектом — нотатки, інструкції, керівництва, сайти. Довідкова інформація — це будь-які ресурси, які допомагають вам впоратися із завданням.
3. Другорядні пункти. Нездійсненні зараз завдання, до яких вам доведеться одного разу повернутися.

Якщо користуватися методом дій, то все можна розбити на ці 3 складових. Розподіливши свої справи, ви отримаєте краще уявлення про те, коли за них братися і як з ними впоратися.

8. Список 1-3-5
Списки справ можуть приносити величезну користь, якщо вони правильно структуровані. Ми вже розглянули кілька принципів їх складання. Список 1-3-5 переносить перелік справ на інший рівень.

Список 1-3-5 — це перелік справ, в якому щоденні завдання ранжуються за важливістю. Кожен день вам слід виконувати одну велику задачу, 3 середніх і 5 малих. Тобто щодня ви расправляетесь з 9 справами, які розрізняються за ступенем важливості.

Список 1-3-5 допомагає вам розставляти пріоритети і оцінювати кожну задачу. Обмежуючи кількість ваших справ, він оберігає вас від перевантаження. Але при цьому ви багато встигаєте, і вам вистачає часу, щоб зосередитися на кожному завданні.

9. Особистий Канбан
Особистий Канбан — це метод, що поєднує конкретні кроки списку справ з зовнішньою привабливістю принципу Джеррі Сайнфелда «Не розривай ланцюг». Все, що вам потрібно — дошка, кілька самоклеючих листків і завдання.

Дошку слід розділити на 3 колонки:

1. Недоробки/зробити. Сюди поміщаються вимагають виконання завдання, до яких ви ще не приступали.
2. В процесі. Це справи, над якими ви зараз працюєте. Також ви можете використовувати окремий листок для кожного кроку.
3. Виконано. В цю колонку потрапляють всі вирішені задачі. Немає нічого краще, ніж милуватися тим, з чим ви вже впоралися.

Цей простий метод сприяє підвищенню продуктивності. Переміщення завдань з однієї колонки в іншу дає відчуття прогресу, яке неможливо отримати, користуючись списком справ. Зростання мотивації і забезпечується можливістю бачити власні результати.

До того ж, так ви позбавляєтеся від надмірного навантаження: надлишок справ відразу впадає в очі. Особистий Канбан допомагає вам спостерігати за власною продуктивністю і одночасно скорочує кількість завдань.

Розділяйте і приступайте до роботи
Якщо ви хочете підвищити свою продуктивність і досягти власних цілей, використовуйте ці 9 найбільш ефективних технік, спрямованих на дроблення роботи. Тепер вам потрібно тільки взятися за справу і стати більш продуктивним працівником!

P. S. Рекомендуємо ще одну корисну статтю по темі роботи над собою — Наука про те, як розвинути духовну стійкість в роботі і в житті .

Автор перекладу — Давиденко В'ячеслав, засновник компанії TESTutor.
Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.