GFI Archiver: сховище для пошти

Сьогодні зайве говорити про те, що обсяг збереженої інформації та її цінність для організації зростає з кожним роком. Це дійсно так, причому мало просто зберегти, необхідно забезпечити можливість отримання необхідної інформації з раніше збереженого архіву, причому за найкоротші терміни і з мінімальними витратами. архівування електронної пошти — одна з найважливіших корпоративних завдань.


Навіщо це потрібно?
Для більшості організацій електронна пошта є найбільш суттєвим фактором, з-за якого зростає потреба в ресурсах для зберігання інформації. Якщо встановлювати для співробітників обмеження за обсягом електронного ящика, потрібні додаткові кошти управління електронною поштою, так і користувачі можуть обходити цей механізм, зберігаючи листування на локальних системах у файлах PST або NSF. Це може призводити до втрат даних, ускладнює завдання резервного копіювання.

Рішення для архівування електронної пошти звільняють користувачів від проблем з переповненням поштових скриньок, допомагають ефективніше використовувати наявні ємності СГД та ресурси зберігання даних, а тому здатні радикально скоротити ресурси та фінансові витрати, необхідні організації для зберігання інформації. Незалежно від особливостей уже наявної системи електронної пошти такі продукти запропонують інтелектуальні рішення, які допоможуть ефективно управляти інформацією, зберігати і знаходити її.

Архівування листування з допомогою призначених для цієї мети продуктів допомагає вирішити проблеми, пов'язані з обмеженнями ресурсів, а також підвищує продуктивність і масштабованість систем електронної пошти. Впровадження рішення архівування дасть такі принципові переваги:

  • Централізоване архівування електронної пошти.
  • Швидка і зручна міграція електронної пошти шляхом збереження листування в архіві і відновлення на нових системах.
  • Інтуїтивно зрозумілий доступ користувачів до архіву.
Подивимося, як можна вирішити проблеми архівування електронної пошти з допомогою продукту GFI Archiver. Програмне рішення Archiver компанії GFI Software призначена для централізованого архівування всієї корпоративної пошти і документів. Воно не тільки вирішує проблему єдиної точки відмови, але і забезпечує доступ до всіх архівних елементів у режимі реального часу.



Archiver можна швидко відновити будь-який лист, папку, поштова скринька, цілий поштовий сервер і будь-яку версію документа

GFI Archiver дозволяє компаніям архівувати і управляти електронною поштою, працювати з календарем та історією файлів, отримуючи зручний доступ до даних. Сьогодні цей продукт являє собою не просто програму збору всієї пошти у сховищі Archive Store, а набагато більш функціональне рішення.



У розділі конфігурації можна задати сервери, з яких буде збиратися електронна пошта

Як це працює і що дає?
Це найпростіше пояснити, переказавши, що вміє робити GFI Archiver. А вміє він багато чого, в тому числі:

  • Архівування всієї пошти в мережі. GFI Archiver збирає всю вхідну і вихідну пошту, як тільки вона проходить через поштовий сервер Це забезпечує схоронність навіть самих останніх листів у разі неполадок з поштовим сервером або при видаленні листи користувачем відразу після отримання.

  • Збір всієї пошти. Щоб зберегти всю історію листування, можна додати в архів всю пошту, яка вже знаходиться на комп'ютерах співробітників, а також у сховищі поштового сервера.

  • Стиснення поштових повідомлень. Обсяг даних зменшується до п'яти разів за рахунок стиснення файлів і дедуплікаціі. Кожен лист зберігається в єдиному екземплярі, навіть якщо було надіслано кільком адресатам. Тексти листів і вкладення зберігаються окремо. Стиснення знімає навантаження зберігання листів з поштового сервера і значно знижує вимоги до ємності зберігання.

  • Постійний доступ до архіву. Користувач завжди має доступ до архіву своїх листів і документів через веб-інтерфейс або поштовий клієнт, може виконувати моментальний пошук по будь-якому параметру і працювати результатами пошуку без очікування розпакування архіву.

  • Доступ з будь-якого поштового клієнта. Доступ до архіву можливий не тільки через веб-інтерфейс, але і по протоколу IMAP, тобто співробітники можуть переглядати збережені листи через будь звичний поштовий клієнт. При цьому вся структура папок, можливості пошуку та роботи з листами повністю зберігається.

  • Надійне сховище. Сховище на основі MS SQL Server забезпечує не тільки необхідну надійність, але і дозволяє застосовувати стандартні засоби роботи з базою для її подальшого архівування на повільні носії та відновлення з них, резервування і балансування навантаження.

  • Повні копії повідомлень. Всі листи зберігаються в архіві без змін, із збереженням заголовків для відновлення у первісному вигляді, а також для можливості використання при розслідуваннях.

  • Архівування документів. Крім пошти GFI Archiver дозволяє зберігати окремі файли і документи з комп'ютерів користувачів. Можна налаштувати загальні папки для обміну документами між співробітниками (аналогічно Dropbox, Google Drive і Яндекс.диск, але без публікації файлів в інтернеті), всі версії документів будуть збережені автоматично з можливістю відновити будь-яку з них.

  • Потужна система пошуку. Будь листа і документ можна швидко знайти, переглянути і відновити по великій кількості параметрів: ключові сова, вкладені файли, відправник, одержувач, розмір, дата, бесіда, автор змін і т. д. При цьому результати пошуку відображаються практично моментально. GFI Archiver створює спеціальний пошуковий індекс, аналогічно тому, як це роблять пошукові системи.

  • Докладний аналіз листів. GFI Archiver може аналізувати вміст листів: виявити ненормативну лексику, розділити співробітників на групи спілкування, підрахувати швидкість реакції працівника на лист, порожні ящики, виявити витік інформації за ключовими словами і шаблонами (номери кредитних карт, документів), тобто реалізує функції DLP-системи. Звіти створюються за запитом при проведенні розслідування, так і за розкладом.

  • Загальні папки. З допомогою File Archiving Assistant, що входять до складу GFI Archiver, можна організувати спеціальні папки для обміну документами між користувачами, аналогічно Dropbox, Яндекс.диск і Google Drive, але в разі GFI Archiver ніякі дані не залишають корпоративну мережу.

  • Правила збору листів. Можна задати збір листів з усіх постових ящиків або тільки з певних, а також вказати, як поступати з листами, позначеними як спам. Наприклад, такі листи можуть поміщатися в архів, але автоматично видаляються через деякий час.


Перегляд сховищ архіву

Сховище Archive Store включає в себе базу даних, де зберігаються метадані і заголовки повідомлень, індекс, який вказує місце зберігання на диску, і самі поштові дані.

Виконувані GFI Archiver операції можна розділити на три основних етапи:
1. Збір пошти з поштового сервера або клієнта Outlook;
2. Її архівування в сховище GFI Archive Store;
3. Користувачі можуть переглядати архивированную пошту через веб-інтерфейс, з мобільних пристроїв або з Outlook.



Доступ з мобільного пристрою

Що потрібно для роботи?
Для установки і запуску GFI Archiver потрібно ОС Windows Server 2008 по 2012 32 — або 64-розрядна версія. Підтримуються і сервери під VMware або Hyper-V. Крім того, GFI Archiver можна встановити безпосередньо на сервер Exchange, але робити це рекомендується тільки в цілях тестування або розробки. Продукт підтримує Microsoft Exchange 2003, 2007, 2010, 2013; Office 365 (Exchange Online); поштові сервери IMAP; Kerio Connect і Google Apps for Business.

У більшості випадків для зберігання архіву використовується Microsoft SQL Server 2005 або старше). Насправді GFI Archiver зберігає в SQL тільки заголовки листів і метадані, а саме вміст стискається, шифрується і записується на диск окремо. Підтримується і SQL Express, а для інсталяцій не більше ніж на 25 користувачів у GFI Archiver включена безкоштовна база даних Firebird.

Інсталяція та конфігурування GFI Archiver
Інсталяція GFI Archiver дуже проста: спеціальна утиліта допомагає пройти процес по кроках. Потрібно лише вирішити, потрібно використовувати Active Directory.

Далі додається ім'я адміністратора. Утиліта установки перевіряє наявність компонентів і інсталює необхідні. Після завершення інсталяції кнопку Configure можна почати налаштування продукту. У розділі Archive Store Settings можна вибрати тип використовуваної БД, в Archiving Method – метод архівації. Вибір архівування вручну дозволить користувачам самим вирішувати, яку пошту архівувати. Це метод не вимагає Exchange і підійде компаніям, які застосовують Outlook.

Метод All Emails використовує журнали Exchange – архівується вся поміщається в журнали пошта. GFI Archiver може також збирати пошту з будь-якого сервера IMAP і задіяти MS Active Directory. А метод Rule-Based Archiving дозволяє задати правила архівування та вибірково зберігати пошту в архіві.



Вибір методу архівування



Налаштування політик зберігання пошти та обробки спаму

Після запуску та введення логіна/пароля відкривається вкладка Home. Її графіка і статистика дає уявлення про параметри операцій GFI Archiver і допомагає усунути неполадки, якщо вони виникнуть.
Наприклад, тут видно, скільки вільного місця на сервері GFI Archiver, скільки всього листів статичний, скільки використовується сховищ Archive Stores, показана інформація про події GFI Archiver.

Вкладка Archive дозволяє переглянути архівні елементи всіх доступних поштових скриньок. Можна проглянути вміст на панелі праворуч, видалити лист з архіву, якщо це дозволено, а також відновити лист з архіву в конкретний поштову скриньку або переадресувати його, завантажити елемент календаря тощо

Для пошуку в архіві можна використовувати Simple Search з додатковими критеріями або Quick Search. Ще більш широкі можливості щодо вибору критеріїв пропонує засіб Advanced Search. Шукати пошту в архіві можна і зі смартфона.

Вкладка Configuration служить для налаштування конфігурації GFI Archiver, зокрема визначити, що потрібно архівувати (Archive Sources), який метод використовувати (Archiving Method), правила архівування (Archiving Rules), обмеження для виключення з процесу архівування (Archive Restrictions) та ін



Вікно налаштувань Archiver дозволяє управляти основними операціями, в тому числі ставити методи архівування, визначати права доступу адміністраторів, сховища архіву, переглядати структуру поштових скриньок, налаштовувати правила класифікації пошти, зберігання і роботи зі спамом, проводити аудит системи

Можна завантажити архів не тільки поточну, але й попередню переписку, яка накопичилася ще до установки Archiver. Це робиться з допомогою Archive Assistant або Import and Export Tool.

Для відновлення пошти з архіву GFI Archiver також пропонує два інструменти -Mailbox Restore і той же Import and Export Tool.

Звіти GFI Archiver
GFI Archiver пропонує кілька чудових видів звітів. Для цього є засіб MailInsights, який створює звіти за запитом або за розкладом. Звіти можуть допомогти виявити різні проблеми, ідентифікувати проблеми безпеки, оптимізувати процеси в організації. Ось лише деякі приклади таких звітів.



Звіт по поштових комунікацій Communication Flow відстежує комунікаційні потоки в організації і поза її



Звіт з використання веб-пошти показує основних користувачів поштових систем на зразок Gmail, Hotmail або Yahoo



Моніторинг операцій



Звіт по використанню ресурсів зберігання даних дозволяє зрозуміти, що зберігається в архіві в цілому і по окремим користувачам. Його можна використовувати при створенні політик зберігання і правил виводу попереджень користувачам

Поштові клієнти
Для доступу користувачів до архіву GFI Archiver підтримує цілий ряд поштових клієнтів, які з допомогою протоколу IMAP доставляють архівовані повідомлення з Archive Stores. Підтримуються поштове додаток для Android і iOS 5, Apple Mail, microsoft Outlook 2003 і старше, Outlook 2011 for Mac, Mozilla Thunderbird, Windows Live Mail. А до старих архівів можна звертатися з Outlook Outlook Connector. Цей плагін синхронізує GFI Archiver з Outlook і дозволяє користувачам бачити архівовані GFI Archiver повідомлення. Альтернативний спосіб доступу до архіву веб-інтерфейс. GFI Archiver можна також підключити до Office 365 за допомогою Exchange Web Services.

Висновки
Без сумніву, GFI Archiver – чудовий продукт, що містить все необхідне для більшості організацій, що вирішують завдання архівування електронної пошти і пропонує цілий ряд додаткових корисних функцій. Не даремно він отримав стільки галузевих нагород і відзначений високим рейтингом MSExchange.org – 4,7 бала з 5 можливих. Остання його версія підтримує Windows 10, Exchange 2016 і Office 2016. Даний огляд жодною мірою не претендує на повноту і знайомить читачів лише з деякими його можливостями. Більш глибоке уявлення дасть trial-версія.

Завантажити безкоштовну повнофункціональну версію (демо, 30 днів) можна тут:
gfi-software.ru/downloads/gfi-archiver

На час користування надається технічна підтримка російською мовою у відповідності з політикою:
gfi-software.ru/support/policy



Пост 1 — GFI LanGuard — віртуальний консультант з безпеки >>
Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.