Залікові помилки в документах контрагентів-фізиків і фрілансерів


Ми завжди хотіли мобільний офіс. Як в анекдоті – люди не падають з того боку Землі тільки тому, що вони прикріплені до поліклінікам. Ми намертво прикріплені до колл-центру, і це, по суті, єдиний об'єкт, який заважає скасувати офіс взагалі. З-за цього в якийсь момент у мене почалася просто феєрія з договорами з фізичними особами. Здається, в перші два місяці всі допуски накопичилися однонаправленно.

Наприклад, ось ситуація: наш контрагент колись був громадянином Казахстану, і у нього було по батькові. В цей момент російський банк відкрив йому рахунок. Потім він змінив паспорт на російську, та по батькові у нього пропало. Взагалі. Просто став осіб без по батькові. У підсумку ми спочатку намагалися це расчухать (бухгалтерія не пропускала документ, бачачи явний косяк в неповному ПІБ), а потім, коли розібралися, банк ще й скасував перший переклад – тому що у них-то людина по батькові, а ми шолом на такого ж, але без по батькові. І без варіантів. Рахунок йому в підсумку довелося відкривати в іншому банку.

Чому раптом налинули фізособи

У 2013-2014 роках з-за наших експериментів з мобільністю та концепції майбутнього кризи ми почали укладати договори авторського замовлення з фрілансерами в промислових кількостях. Ідея дуже проста: якщо тобі потрібен новий фахівець в штат, часто буває куди вигідніше найняти професіонала дорожче, але на контракті. У високий сезон він буде отримувати значно більше штатного стотрудника, а низький – значно менше (бо замовлень буде менше). При цьому за рік виходить не сильно дорожче – різниця, ну, може, відсотків 20, що впевнено компенсується тим, що не треба витрачати місце в офісі, забезпечувати папір і комп'ютер, прибиральницю і так далі. І ще можливість платити, коли грошей багато, і економити, коли і так треба економити – вона безцінна. Андрій Сітарський вважав таке розширення офісу єдино правильним перед кризою, і був правий.

Але давайте все ж повернемося до особливостей договорів.

ПДФО
Важливо правильне зазначення суми з урахуванням ПДФО. Історія така – при звичайному податок на дохід фізособи із загальної суми утримується 13% на цей самий податок. Ми його платимо поверх суми замовлення фрілансеру за договором. Проблема в тому, що фрілансер повинен правильно порахувати цю суму. Моєю першою помилкою було те, що я працював з досвідченими профі, і вважав (звичний до світу юросіб), що вже чого-чого, а з документами у них все в порядку, плавали, знають. Так от, багато людей, що мають досвід з 5-6 років на російському ринку, просто не вміли в ПДФО. Тобто наш договір був для них реально першим, де вони його вважали.

Ок, першим трьом фрілансерам після відправки сканів бухгалтерія прямо на них писала, що треба поправити. Уявіть собі пекло з паперовою роботою, де є передоплата і післяоплати, і передоплату ми вирішили не скасовувати, а платити як зазначено без ПДФО, щоб потім компенсувати у другій частині цей счисленный податок. Треба було детально пояснити кожному, куди поділася частина суми, чому, коли вона буде скомпенсирована (податок-то платимо ми, а не співробітник, він отримує обумовлену суму), потім пояснювати бухгалтерії складності взаємозаліків і раз за разом вважати суми переказів…

Потім в саму форму договору я додав наступне: «Сюди треба написати суму, причому з ПДФО у ній. Ось посилання на калькулятор ПДФО, туди треба ввести те, що ви хочете отримати, і вказати тут отриману суму з урахуванням податку 13%». Спроби пояснити, чим «сума мінус 13 відсотків» відрізняється від «сума плюс тринадцять відсотків» ні до чого не привели. Через договір людина з математичною освітою додав 13% до суми. Він же, чорт забирай, не буде слухати калькулятор, вже чого-чого, а додати 13 відсотків – не проблема і вдома!

Я додав фразу: «Наприклад, якщо потрібно 100 рублів до отримання, то сума ПДФО буде 115 рублів (а не 113, як може здатися на перший погляд)». І через тиждень отримав договір від дівчини-коректора, де вона особливо відзначила, що в розрахунках була помилка. 100 рублів з урахуванням 13% податку явно 113, а не 115 – ми щось переплутали в договорі. Але вона все виправила і вислала нам поштою документи як треба.

Зараз тьху-тьху, таких косяків немає.

Реквізити
Координати оплати російській людині даються насилу. Банки це справа давно просікли і дозволяють переклади просто по номеру картки (який зовсім не є номером рахунку) або за телефоном (за яким можна встановити номер рахунку). Так ось, у голові простої людини номер карти майже завжди – рахунок. І розуміння того, що рахунок – це місце з грошима, а карта – просто ідентифікатор доступу до рахунку, — це зайве.

Коли не вказують реквізити банку, це фіксується просто. Так, прикро, що треба заново відправляти фізичні копії, але в «рибі» договору достатньо показати приклад з усіма нулями у реквізитах, і людина буде робити як треба.

Тепер саме веселе. Перший переклад ми скасовували тому, що людина просто не знав номер свого рахунку та реквізити банку, але зате знав координати сестри. Договір з однією людиною, а акт на іншого. Відмінна ідея. До речі, в чеклісті тепер є «одержувач і підписант – одна особа», тому що світла думка з сестрами прийшла відразу двом різним людям у двох різних кінцях країни.

Ще, звичайно, часто плутають рахунок клієнта банку і який-небудь з рахунків банку на зразок кореспондентського. На щастя, сама банківська система від такого страхує, так і бухгалтерія пильнує, і дивні числа перевіряє. Але гроші іноді «підвисають» на кілька днів.

Доставка
О, це окрема пісня. Уявіть, ви підписали договір, що все добре. Підставою для оплати служить виставляється рахунок. У випадку з фізичною особою рахунку немає, і підставою для післяплати є допник до договору з реквізитами та акт виконаних робіт. Найхитріші просто висилали нам ці акти підписаними відразу – мовляв, як фрілансерами працювали, один хрін, такі ж ризики, ми вас знаємо. Але деякі воліли надсилати акти під кінець. І ось тут починався цирк.

Спочатку номер договору та дата допника і акта. Номер може виявитися просто незаповненим (зараз ми заповнюємо його самі – інакше це викликає море запитань, як його вказувати), а дату ставимо на два тижні вперед від договору. Тому що коли вона була не заповнена, людина туди часто вписував дату договору, і виходило, що він підписав договір, і тут же миттєво виконав всю роботу.

Ще круте розшарування реальності було, коли ми працювали з людиною, який чекав від нас підписаного договору, а сам відправив нам підписаний акт і здав роботу (так, він нам дуже довіряв). В результаті після збору всього комплекту документів вийшло, що акт виконаних робіт був підписаний на тиждень раніше договору.

Потім ще Пошта Росії може втратити лист. Серйозно, при тому, що вони наш кращий за відсутності шлюбу контрагент на доставці посилок, листи вони продалбывают із завидною постійністю. Наш новий офіс у новому ж будівлі зі складним номером – є і корпус, і будова. І на картах воно з'явилося не відразу. Тому приблизно 5 листів вони намагалися вручити комусь іншому в інших будівлях зі схожими номерами. Ще регулярно вони чомусь не несуть лист, а тримають його на пошті до отримання – механізм не дуже зрозумілий, але ми рекомендуємо відправляти з трекінгом, за нього хоча б можна знайти кінці.

З адресою теж був ряд проблем – виявляється, куди простіше відправляти на конкретну людину за адресою офісу, ніж на офіс в цілому. Лайфхак того, щоб листоноша не пручався з приводу вручення особисто в руки – писати не «кого», а «такого-то» після адреси. Типу, позначка, кому сортувати всередині офісу. Не знаю, наскільки це правильно, але у нас працює. Ну і заради експерименту ще в старому офісі я отримав пошту за весь сусідній під'їзд, тому можу сказати – социнжиниринг тут діє просто на ура.

Ще в скарбничку — пару раз фізособи відважно відправляли документи на юридичну адресу замість поштового – там стоять звичайні фізичні форварди, але вони пару раз не спрацювали.

Операційні дні
Уявіть собі договір, який зібрав комбу: оплата на сестру, ПДФО в передоплаті не враховано, зате вона терміново була потрібна і її зробили на меншу суму за першого акту. Нерви в созвонах і попытах пояснити, як все це працює (що ні спецу, ні нам, в цілому не повинно бути важливо) яскраво вимотують нерви.

Тепер новий рік. Людина сама в Петербурзі, і з особливостями пошти добре знайомий. На дворі 15 грудня. І ось він вирішує зробити правильний крок – віддати документи в наш магазин у Петербурзі, щоб ми отримали їх у Москві.

Проблема в тому, що якщо просто віддати непідписаний пакет на острівці торгового центру в руки продавця і сказати «передайте там керівнику», дива не станеться. Пакет через 3 дні, на зворотній лінії поставки (через проміжний склад вантажівкою), потрапив до старшого по регіону.

Він відкрив пакунок, нічого не зрозумів і відправив запит в центральний офіс, мовляв, це вам? Ще на день туди-сюди. Так, нам – і ось він відправляє його вже на наступному тижні (тому що ми робимо вибірку раз на тиждень) разом з усією іншою документацією в офіс.

Тихо і мирно настає 25 грудня. Акт підписаний тільки з боку фізособи. Його ще треба підписати у генерального директора юрособи Андрія, такі правила гри в бюрократію. До акта складається супровідна з заповненим чеклистом, документ йде в чергу. На сопроводиловке великими літерами написано «Давайте сплатимо до нового року, чоловік вже на стіну лізе». Якщо ви думаєте, що черга в кінці грудня в нас маленька, то жорстоко помиляєтеся. Розбір іде до березня. Андрій, детально вычитывающий кожен документ, йде назустріч і підписує 29 грудня по «червоному коридору». Все це потрапляє в оплату і йде вчасно.

Проблема в банку одержувача. Зазвичай вони роблять все до кінця наступного операційного дня, що і так працює майже скрізь по країні. То є день, щоб гроші пішли від нас, і день, щоб гроші прийшли в інший банк. При перекладі всередині банку це взагалі лічені хвилини, при звичайних розрахунках – ну, два робочих дні максимум. Але можна і більше за нормативом.

У підсумку оплата на стадії зарахування одержувачу вилітає в січень.

А у січні з операційними днями не густо.

А банк вважає тільки за опердням.

У результаті з 1 по, якщо не помиляюся, 14 січня кожен день мені дзвонить контрагент і запитує, чому я його кидаю. Спроби пояснити хто такий «операційний день» виглядають для нього дуже дивно – він же віддав конверт 15-го в магазин, чого я його парю!..

Ось як-то так. загалом, врахуйте, що за фізособою краще самому вважати суму, щоб потім не переправляти документи по сто раз; якщо є можливість підписувати при зустрічі – вона краще, ніж пошта; треба перевіряти, кому і за якими координатами він малює оплату. Відразу треба брати номери СНІЛС і ІПН – на стадії договору і оплати вони не потрібні, зате дуже потрібні в кінці звітного періоду.

З урахуванням середніх витрат часу (зазвичай з 10 документів без косяків відразу проходить 1-2), кожне підписання договору починає мати вартість. І часто ця вартість перевищує суму замовлення. Мені найбільше шкода перекладачів – там суми можуть бути не дуже великими, але нервів на перший документ йде море. І тільки потім, коли ми по процесу домовимося, зрозуміємо вимоги один одного, і почнемо працювати – тоді вже підуть регулярні замовлення, і вони їх будуть просто віддавати пачкою за одним актом.

Треба сказати, що могло бути і веселіше. Мене, наприклад, дуже гріє ось ця картинка:


У нас, на жаль, такого не було

Ну і не було ще договорів з китайськими громадянами — у них часта проблема в тому, що прізвище не проходить через різні інформаційні системи, тому що в Росії не буває прізвищ коротше трьох букв. А у них — цілком собі буває.

Мій косяк
І так, я маю повне право стібатися над фізособами. Тому що коли я відправляв вже свій договір з видавництвом МІФ, то виявив себе яскравим ідіотом – не перевірив розрахунковий рахунок. Точніше, спеціально скачав реквізити з інтернет-банку і скопіпастив їх. В результаті В місці, де повинен бути мій рахунок, там виявилося взагалі щось технічне. Спасибі бухгалтерії: їх збентежило кількість нулів всередині, і вони перепитали. Так що на своїй шкурі можу сказати – якщо є можливість страхувати прикладами, примітками і перепроверками – краще так робити.

Наостанок
При договорах з фізособою наше законодавство дуже круто страхує саме фізособа. Тому що коли писалися закони, системний архітектор виходив з принципу, що «фізик» не має нічого розуміти. Тому там є досить жорсткі рамки ЦК або ТК, які, в цілому, не дають наламати дров по нерозумінню.

Зате при договорах між двома юрособами (або ІП та юрособою) таких обмежень немає, — передбачається, що якщо ти робиш бізнес, то читаєш, що підписуєш. Про особливості цих документів і кілька епопей можу розповісти окремо, якщо цікаво.
Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.