Бітрікс24: як уникнути помилок в управлінні проектами

Управління проектами захопило світ — і це невипадково. Проект є важливою структурою менеджменту компаній, в межах якої реалізуються завдання, що ставляться терміни, плануються ресурси. Той, хто грамотно вибудовує роботу з проектами, безумовно виграє, оскільки команда і компанія стають гнучкими і здатні оперативно реагувати на будь-які зміни. Незважаючи на популярність підходу, багато компанії та команди продовжують робити помилки в управлінні проектами, обмежуються паперовими планерами і пересилають один одному демотиватори про дедлайн: «Подивися, точно про нас». Спробуємо розібратися, чому так відбувається і як впливає на це автоматизація.

Управління проектами починається з помилок
Управління проектами — тема, заїжджений на одному тільки Хабре вздовж і впоперек. Тим не менш, день у день компанії будь-яких масштабів та будь-яких сфер бізнесу наступають на одні і ті ж граблі, керуючи проектами і завданнями. Іноді це зумовлено загальною плутаниною і небажанням працівників вибудовувати свою роботу прозорою і логічною, а іноді справа у відсутності правильного інструменту, який відмінно вмонтується в комплекс автоматизації компанії, а не буде «висіти» окремим відкритим вікном або вкладкою браузера. Ось список проблем, з якими кожен хоч раз, та зіткнувся.

  • Нерозуміння суті проекту. Перше, що плутають, це проект і процес. Бізнес-процес — це повторюваний з заданою періодичністю набір дій, який повинні здійснювати співробітники для досягнення мети. Проект — це тимчасове підприємство, спрямоване на створення унікального продукту, послуги або результату (за визначенням зводу PMBOK). Тобто у проекту є час життя, дата початку та дата кінця, кінцеве кількість ресурсів. Наприклад, розсилання користувачам — це процес (неодноразове дію з одними і тими ж етапами), а ось створення розсилки до ювілейної дати компанії — це проект (разовий).

  • Неувага до ресурсів породжує їх невиправданий перевитрата. Відсутність планування проекту і ділення його на завдання призводить до нераціональної витрати сил (людський ресурс), часу і технічних засобів. А це зайві витрати в грошовому вираженні і в кінцевому підсумку падіння рентабельності.

  • Зрив термінів. Напевно, вже всім набридли жарти про зірвані дедлайни і обурення клієнтів, які не отримали роботу в строк. Між тим, перевитрата часу виникає від неправильної організації роботи і неграмотного розподілу часу на вирішення завдань.

  • Завдання поза процесів компанії. В організації може використовуватися найкращий планувальник і система управління проектами, але вони абсолютно безсилі, якщо працюють, наприклад, поза CRM і системи обліку робочого часу. До того ж, кожен співробітник виконує кілька функцій, і вони всі повинні враховуватися при постановці завдань і при приєднанні працівника до проекту.

  • Перевантаження співробітників — якраз наслідок попереднього пункту. Якщо не відслідковувати поточну зайнятість працівників та їх груп, а просто призначати завдання, рано чи пізно команда перестане справлятися з валом роботи (до речі, Битрикс24 на такий випадок є індикація боргів — співробітник бачить перед собою лічильник невиконаних завдань). Однак ніякої лічильник не в силах простимулювати працівника, який став жертвою неправильного планування завантаження.

  • Неувага до проектів та задачам, пов'язаних зі сторонніми спеціалістами, може виявитися фатальним. Працівники, які знаходяться в офісі, апріорі більш підконтрольні: вони гарантовано не встануть і не підуть по своїх справах, можна проконтролювати хід роботи у будь-який момент, впливати і мотивувати. У випадку з віддаленими співробітниками або фрілансерами все набагато складніше. Потрібно пам'ятати, що, довіряючи аутсорсеру, ви покладаєте на нього відповідальність за частину вашої майбутньої прибутку і ви йому платите, а значить, має право контролювати процес.
В кінці посту команда Бітрікс24 поділиться з вами невеликим чек-листом, який допоможе налагодити управління проектами в компанії.

Як управління проектами реалізовано в Бітрікс24



Битрикс24 користувач може самостійно створювати групи (проекти), виходячи, наприклад, з організаційної структури компанії, з напряму діяльності або будь-якої іншої класифікації. При створенні групи встановлюються параметри видимості проекту для користувачів, прописуються необхідні для групи сервіси (диск, календар, повідомлення, фотогалерея тощо).



Також на етапі створення можна додати працівників, зацікавлених у ході реалізації проекту. Параметри групи можна згодом змінювати. Така організація груп-проектів особливо зручна для тих, хто працює з зовнішніми контрагентами: позаштатними працівниками, експертами, клієнтами, фрілансерами, дилерами. Можна створити окрему групу і працювати з ними в рамках одного проекту, обмежуючи тим самим доступ до корпоративного інформаційного простору. Система управління завданнями інтегрована з документами і календарями.



Всередині груп або поза їх ставляться завдання — основна одиниця управління проектами в Бітрікс24. Завдання включає в себе масу полів — чим більше інформації буде заповнений, тим ефективніше управління і коректніше звітність. Так, в ході створення завдання плануються терміни і тривалість (включаючи облік святкових та вихідних днів), задаються правила для нагадувань, періодичність завдання. Також на етапі створення можна пов'язати завдання з попередньої на діаграмі Ганта і прив'язати ліди, компанії, контакти і операції з CRM. У кожного завдання є постановник, спостерігачі та співвиконавці. На панелі завдань співробітник може бачити, за яким справах він допомагає, а які доручив.



Діаграма Ганта — важливий елемент управління проектами в будь-якій системі, і Бітрікс24 тут не виняток. Співробітник може переглядати завдання, змінювати їх, встановлювати взаємозв'язки, перетягувати дату закінчення прямо на лінійках графіка. Також прямо з контекстного меню правої кнопки миші можна керувати завданнями на діаграмі: відкладати, зупиняти, запускати та ін.



Всі завдання можна розбивати на чек-листи з невеликими подзадачами і завершувати по одному кроку. Таке дроблення не тільки дозволяє зосередитися на деталях проекту і не втратити нічого з виду, але і чисто психологічно робить самий складний проект простіше — адже кожна маленька завдання вимагає менше ресурсів і часу. А між тим, заповнення чек-листа поступово підводить виконання роботи до фіналу.



Повторюваних завдань можуть створюватися шаблони, а проміжні і кінцеві підсумки роботи можна переглядати у вигляді звітів з візуалізацією даних. Шаблони завдань знадобляться в будь-якій компанії, адже в них можна внести і підписання документів, та щомісячні звіти, і будь-які інші періодично повторювані справи. Це економить час на рутині.



Зрозуміло, проекти і завдання Битрикс24 не ізольовані від решти функціональності і прекрасно взаємодіють з соціальною мережею, живий стрічкою, CRM, чатом і іншими інструментами. А це означає, що управління проектами відбувається не у відриві від інших процесів, а в ув'язці з ними і взаємної залежності. Відповідно, кожен співробітник бачить пріоритети при виконанні своєї роботи.

Обіцяний чек-лист для вашого бізнесу
Неважливо, який у вас інструмент (Бітрікс24 або будь-який інший), важливо, як ви його використовуєте. Повторимося: просте занесення завдань, особливо за підсумками їх завершення, всього лише порожнє дію для проформи, задача повинна працювати в системі автоматизації бізнесу з тим же темпом, з яким вона вирішується в реальності. Це основне правило. Але не єдина.

  • Знайте свій інструмент управління проектами і використовувати всі його можливості. Використовуйте софт для спільного управління проектами, працюйте з діаграмою Ганта. Якщо є можливість, оптимізуйте платформу під свій бізнес. Команда також має користуватися інструментом — стимулюйте співробітників інтерактивними балами або, що простіше, повідомляйте всі цікаві та свіжі новини тільки в інтерфейсі корпоративної системи. До речі, Битрикс24 кожен співробітник може переглянути свою активність використання системи в порівнянні з колегами, а керівник може бачити коефіцієнти всіх підлеглих. Це дуже важливий інструмент на етапі первинного освоєння інструмента.

  • Знайте свого клієнта. Управління проектами — це та частина діяльності компанії, яка найчастіше спрямована на створення продукту, тобто фактично на задоволення потреб клієнта. Розуміння контрагентів дозволить точніше розподілити ресурси, планувати їх. Саме тому важливо інтегрувати систему управління проектами з CRM або відразу вибирати систему з обома модулями (як Бітрікс24).

  • Адреса: час, ресурси, матеріали тощо. План з чітко виділеними етапами його реалізації дозволить зосередитися на основній роботі, а не на гасінні пожеж під час дедлайну.


  • Дотримуйте принцип Парето (80/20). 20% роботи команди приносять 80% результату. При постановці завдань обов'язково аналізуйте попередні підсумки і зосередьтеся на найбільш цінних 20% завдань.

  • Одночасно з попереднім пунктом не зациклюйтеся на микроменеджменте і не намагайтеся керувати всім — делегуйте і дозвольте співробітникам планувати свою зайнятість. Використання спеціалізованого софту дисциплінує команду: всім співробітникам відомо, що в системі відображається їх прогрес, а значить, обманювати немає сенсу.

  • Використовуйте чек-листи для завдань — дроблення допомагає підходить до реалізації проекту маленькими реальними кроками.

  • Користуйтеся звітами, аналізуйте підсумки і показники. Це допоможе виявити слабкі місця та оптимізувати процес роботи із завданнями і проектами.


  • Отримуйте зворотний зв'язок (чати, пошта, телефон) від команди. Це дозволить мінімізувати проблеми і уникнути впливу людського фактора.

  • Керування ризиками в проектах: закладайте реальні ресурси і терміни, розподіляйте навантаження команди рівномірно, контролюйте виконання завдань в ході процесу, а не тільки по закінченню.
Управління проектами — найважливіша частина бізнесу. Ринок програмного забезпечення це розуміє і пропонує величезну кількість конкуруючих рішень і утиліт. Найчастіше це просто таск-менеджери, для інтеграції з якими потрібно добре попрацювати з API або замовити платну доопрацювання. Битрикс24 унікальний тим, що, на відміну від конкурентів, дає можливість автоматизувати багато аспектів роботи компанії в комплексі, без додаткових дій. А це означає, що замість багатоденної налаштування системи у вас буде більше часу на злагоджену роботу і реальний шанс опинитися на крок попереду конкурентів.
Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.