WorkFlowSoft — інструмент для організації роботи компанії

Для багатьох робочий день починається з пошти і перегляду завдань у календарі. Але я давно не вважаю ні той, ні інший інструмент роботи досить ефективним. Посудіть самі: звичайний планувальник не змінювався вже років 20, а пошта взагалі стара, як світ.

Ключовий недолік в цих інструментах – суб'єктивність. Грубо кажучи, ви ніколи не знаєте правильно вас зрозумів адресат і все він зробив так, як ви просили.

Виходить, що ми працюємо з інструментами, які використовувалися (нехай і не в електронному вигляді) ще до нашого народження. Тому ми не можемо гарантувати ефективність цих методів. Але чи є сучасні альтернативи? Є! Я хотів би розповісти про інструменті WorkFlowSoft, яким користуюся щодня.



Перша думка, яка приходить в голову, коли тобі ставлять завдання: «а чи можна її видалити?». І найцікавіше, що «Так! Таки можна!» Візьміть будь-яку задачу в Outlook і натисніть Delete – одне натискання кнопки і завдання немає.

Друга думка: «а чи можна передоручити завдання іншій людині?» І виявиться, що простого способу делегувати завдання немає.

Залишається ще багато питань: «а що робити, якщо завдання складається з декількох завдань, кожне з яких має виконувати окремий людина?», «як бути якщо для постановки завдання мені потрібно отримати базову інформацію?», «як поставити завдання так, щоб виконавець не перепитував і нічого не наплутав у процесі?».

Виходить, що в Outlook і подібних додатках ми працюємо не з завданнями, а простими нагадуваннями про завдання. Ми оперуємо нагадуваннями, як якщо б прикріплювали собі на монітор кольорові листочки з липучкою. Але це листочки не дають ніякої можливості контролювати процес виконання завдань.

Хтось скаже, але ж існують програми типу Project! Вірно, але уявіть, що вам необхідно навчити бухгалтерів користуватися Project. Крім того такі інструменти – досить важкі серверні додатки, що вимагають навчання, так і ціни на них кусаються.

Що таке WorkFlowSoft?



WorkFlowSoft – це додаток для організації роботи компанії, дозволяє оперувати завданнями, автоматизувати алгоритм їх виконання, і контролювати процес.
WorkFlowSoft доступно і як серверний додаток, і як додаток до Office 365 (розробник обіцяє швидкості адаптувати продукт і для хмари Google). У разі роботи в хмарі всі співробітники компанії і структура організації вносяться в список програми автоматично і їх не потрібно додавати руками.

Спробувати онлайн-демо можна тут http://workflowsoft.com/ru/demo/gettrial

Реєструємося і стартуємо.



WorkFlowSoft дозволяє оперувати групами користувачів, тому я створю віртуальну компанію.



У якій буде ієрархічна структура з керівниками і підлеглими.



Давайте зробимо найпростіше дію: доручимо інженеру підготувати звіт про відрядження на захід Intel Galaxy.



Особливість в тому, що можна виставити контролера (людини, який визначить, що завдання виконано) і спостерігачів.

До завдання можна прикріпити файли, з якими потрібно буде працювати в процесі виконання. Але найцікавіше в тому, що можна робити підзадачі, без виконання яких головне завдання не буде виконано.

Інженер їздив в інше місто, а значить, були витрати на квитки, проживання, чеки на витрати на відрядження, довідка з міліції, куди інженер був доставлений після фуршету і т. д.

Особливість роботи з WorkFlowSoft в тому, що не потрібно натискати кнопку «Зберегти». Ситуація «ой, створив завдання, але забув відправити» в цьому випадку неможлива. Ви створюєте завдання: вона зберігається автоматично. Ви правите завдання: редагування створюється негайно.

Виконавець отримує завдання на пошту ось в такому вигляді. При цьому чітко видно всі правки, легко можна перейти безпосередньо до завдання, а відповідь на лист буде відповіддю автору завдання.



Після всіх пригод нашому інженерові належить задачка складніше: пройти квест по здачі звіту всередині компанії. Авторові потрібно передбачити, що співробітник не забув чеки, квитки і друк в посвідченні про відрядження.

Для цього доведеться трохи попрограммировать, оперуючи блок-схемою.



Ми можемо задати елемент блок-схеми: повідомлення, необхідність ввести текст або число, ввести дату, створити нове завдання, розгалуження або опитування.



Таким чином, використовуючи базові логічні елементи, ми будуємо алгоритм надання звіту про відрядження. Завдання, звичайно, проста, але уявіть, якщо в компанії передбачено кілька десятків видів звітів! Скільки піде часу, щоб кожному співробітнику донести, як правильно потрібно ці звіти формувати?

Можна звичайно написати купу інструкцій, але хто читає інструкції? У випадку з WorkFlowSoft програма підкаже, що і як потрібно зробити, що виключить масу питань і помилок.

Зауважте, завдання розділилася на підзадачі, і, наприклад, необхідність запросити копії квитків – це вже не проблема вашого інженера, завдання автоматично делегується у відділ логістики.

В процесі виконання алгоритму ведеться журнал і керівник може відстежувати процес виконання на кожному етапі.



Я зберігаю алгоритм маршруту як шаблон, ділюся з моїм підрозділом, і згодом всі мої колеги зможуть користуватися цим алгоритмом: ставити його в собі завдання або підлеглим.

У деяких випадках перед запуском маршруту нам необхідно зробити невелике опитування. Наприклад, наш інженер хоче взяти нове обладнання Intel на тест у дистриб'ютора. Ми формуємо опитувальний лист з обов'язковими полями: назва продукту, кількість одиниць, вибір сценарію тестування, часу тестування та опитування так/ні«, не подарує нам дистриб'ютор обладнання, якщо ми напишемо класний огляд і поділимося результуючими матеріалами для їх блогу?»



Отже, який унікальний функціонал дає WorkFlowSoft?

1. Ланцюжки завдань (з подзадачами і різними відповідальними за кожну з них).
2. Можливість делегування підзадач іншим співробітникам.
3. Можливість контролювати виконання завдання на кожному етапі, і можливість вносити правки в процес виконання нальоту.
4. Абсолютна мобільність: співробітник може працювати з додатком з будь-якого пристрою через web-інтерфейс.
5. Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс і функціонал, що не вимагає спеціального навчання.

WorkFlowSoft – це і хмарне, і локальний додаток, що дозволяє організувати роботу компанії за рахунок гнучкої системи постановки завдань і автоматизації деяких робочих процесів.

Це рішення може стати незамінним інструментом для роботи більшості департаментів: логістика, бухгалтерія, юридична служба, управління офісом, відділ кадрів і т. д.

На відміну від стандартного функціоналу нагадувань і завдань, присутніх, наприклад, Outlook, WorkFlowSoft пропонує вирішувати значно більш складні сценарії організації робочого процесу.

На даний момент WorkFlowSoft використовується як робочий інструмент в офісах компанії Softline в усьому світі, а це більше 2000 співробітників. Таким чином, компанія підвищує якість праці і демонструє ефективність свого продукту.

WorkFlowSoft дозволяє в повсякденній роботі абстрагуватися від класичних механізмів «поставити завдання – вирішити завдання». Життєві реалії набагато складніше, ніж операції з нулями та одиницями. Багато питань доводиться дробити на більш дрібні, делегувати іншим виконавцям, і, навпаки, нести відповідальність за якість виконання завдань колегами.

На мій погляд, ми живемо в епоху, коли звичні підходи до роботи не дозволяють досягти тієї ж ефективності, як і 30-40 років тому. Ми пройшли період, коли «нове» було синонімом «складного». Можна собі тільки уявити, яким би складним був функціонал WorkFlowSoft, будь він випущений нульових. Зараз більшість найефективніших інструментів, з якими ми працюємо виглядають дуже просто, при тому що повністю змінюють підхід до робочого процесу.

Найбільша складність «як змусити всю компанію використовувати один інструмент для роботи, при тому, що є працівники дуже далекі від ІТ?» Важлива особливість WorkFlowSoft в тому, що додаток володіє дивовижним ефектом звикання. Простий і інтуїтивно зрозумілий інтерфейс приховує в собі неймовірно гнучкий функціонал. Із-за чого навіть закоренілі консерватори з легкістю освоюють роботу з інструментом і надалі вже не можуть від нього відмовитися.

Сергій Матяр, керівник hardware напрямки компанії Softline в Україні

Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.