10 порад фрілансерам, як розставляти пріоритети задачам

Ви коли-небудь замислювалися: «А скільки стоїть пароплав побудувати?», «А скільки — дизайн-макет зробити?», «А з чого складається така ціна?»

Пароплав — штука архіскладне; його вартість — це ціна на матеріали (метал, пластик і що там ще потрібно), оплата праці робітників верфі, амортизація на знос обладнання, оплата інженерних вишукувань і так далі і тому подібне…

А що з дизайн-макет? З чого складається його ціна? Ну, припустимо, вкладемо у вартість «амортизацію обладнання» — гроші на ПК і ПЗ, які потрібно регулярно оновлювати. А що ще? Залишається, власне, тільки оплата праці дизайнера-верстальника. А як її розрахувати? Тут способів два: або оплата за людино-години (скільки часу витратив стільки і оплатили); або іншої більш поширений підхід — відрядна оплата (тобто оцінив бриф-ТЗ на макет, прикинув його складність, назвав вартість).

Що в першому випадку (прямо), що у другому (опосередковано), вартість буде залежати від часу, який ви витрачаєте на свою роботу. А з чого складається цей час? Є внутрішні фактори: мотивація, навички роботи, муза, в кінці кінців… Вони підвладні лише вашій силі волі, тут дза-дзен і інше самовдосконалення вам в допомогу. Але залишаються ще й зовнішні фактори: від обстановки в робочому кабінеті до методології, за якою ви працюєте, і з ними все цікавіше…




Зовнішні фактори зазвичай більш податливі до оптимізації. Що ж дає оптимізація цих зовнішніх чинників? Економію часу. А це, в свою чергу, — підвищення доходів. Формула проста. Наприклад: Ви оптимізували зовнішні фактори своєї роботи, і тепер те, що ви робили раніше за 2 години, робиться за 1 годину. Припустимо, за 2 години ви дизайнерили один банер, отримуючи за нього 1500 рублів, тепер за ті ж 2 години ви розробляєте два банера, заробляючи 3000 рублів, і при цьому витрачаєте стільки ж зусиль. Заманливо звучить, чи не правда? Як же цього добитися, в чому ж тут «срібна куля»?

Загальні поради щодо оптимізації праці фрілансера
Є кілька порад, про які варто згадати, перш ніж перейти до теми статті:

  • Використовуйте прототипи — проміжний результат робіт, який можна показати замовнику, погоджуючи роботу на ранньому етапі, а не займаючись переробками постфактум.
  • Використовуйте відповідні інструменти для своїх завдань. Не варто стріляти з гармати по горобцях, роблячи підписи до зображень у Фотошопі, як і не варто намагатися отретушировать фотографії в Паінте.
  • Автоматизуйте рутину — простенький макрос, розставляє шари, може заощадити вам купу часу.
  • Автоматизуйте взагалі все, що тільки можна. Машино-години сьогодні нічого не стоять на відміну від часу людини. Чому б не перекласти на комп'ютер ту роботу, що ви робите вручну? Це може бути що завгодно від розміщення прототипу макета в інтернеті з авто-повідомленням замовника до генерації основи структури коду або цілком всього css ваших html-макетів.
  • Вибираючи новий інструмент, в першу чергу звертайте увагу на те, як в ньому зручно і швидко вирішуються рутинні завдання. Так, якийсь редактор може бути сверхфункциональным, але користуватися цим функціоналом доведеться через захаращений і складний інтерфейс. У підсумку, на роботу витрачається набагато більше часу, ніж при використанні менш функціонального, але більш зручного рішення.


Можливо, ці п'ять рад і не прискорять вашу роботу в два рази, але якщо їх грамотно застосувати — на третину ви прискоритеся точно! Після такого вступу, можна, нарешті, перейти безпосередньо до теми даної статті, а саме — до перекладу публікації одного відомого в певних колах блогера, а за сумісництвом фрілансера-дизайнера — Стівена Снелла. Всі вищезазначені поради не будуть працювати без головного, без фундаменту будь-якої діяльності — вміння планувати свою роботу. А планування, у свою чергу, починається з розстановки пріоритетів поточних справах і завдань. Саме про це і розповідає Стівен, грунтуючись на своєму багаторічному досвіді роботи фрілансером.

***

10 порад фрілансерам, як виставляти пріоритети задачам
Якщо ви дизайнер-фрілансер, то у вашій повсякденній роботі буде виникати безліч проблем, пов'язаних з розстановкою пріоритетів виконання різних справ. Коли ви починаєте власний фріланс-бізнес, це завжди означає, що ви будете мати справу не тільки з безпосереднім виконанням замовлень, використовуючи свої професійні навички, але й будете займатися вирішенням фінансових питань, спілкуванням з замовниками, маркетингом та іншими аспектами, не пов'язаними з розробкою дизайну. Для багатьох фрілансерів ці периферійні завдання та обов'язки є найскладнішою частиною їх діяльності…

У фрілансера завжди багато справ, які необхідно зробити, і завжди обмежений час на їх виконання. Вміння правильно розставити пріоритети між завданнями, відповідно, отримавши черговість виконання робіт — це запорука і основа високої продуктивності своєї праці. Якщо ви вже якийсь час працюєте фрілансером, то ви напевно усвідомили важливість цих питань і шукаєте відповіді на них для себе. Але навіть якщо ви новачок або тільки збираєтеся спробувати себе у фрілансі — в будь-якому випадку варто заздалегідь задуматися про те, як правильно, а головне ефективно розставляти пріоритети своїх справ.

При правильному підході ви зможете виконувати найбільш важливі, значущі завдання вчасно і з максимальною продуктивністю, хоча, якщо ви схожі на мене, ви завжди будете робити менше, ніж вам хочеться… Тим не менше, якщо не замислюватися про пріоритетність ваших поточних справ, ви точно пропустіть терміни виконання замовлень або будете працювати над чимось не таким важливим та терміновим, порівняно з більш пріоритетними завданнями, які у вас зараз є.

У цій статті я тезово розповім про головних моментах, пов'язаних з розстановкою пріоритетів завдань дизайнера-фрілансера. Все нижческазане заснована на моєму особистому досвіді, який я отримав, зробивши багато помилок і набивши не менше шишок…

У всіх фрілансерів або вільних дизайнерів кожен їх день — це насичений справами і завданнями напружена праця, завжди обмежений термінами. За якими ж принципами спланувати свою роботу, правильно виставивши пріоритети завданням?..

1. Завжди пам'ятайте про дедлайни
Перший і очевидний спосіб ранжирування завдань — завжди ставити окремий дедлайн для кожної з них. Більшість ваших проектів мають термін здачі: для одних він позначений строго, для інших є, скоріше, певним орієнтиром. Будь то термін завершення проекту або просто віха закінчення будь-етапу робіт, дотримання дедлайнів є важливою частиною взаємодії з клієнтом.

Для ранжирування робіт застосовується наступне правило: чим ближче дедлайн завдання, тим вище у неї пріоритет. Також слід брати до уваги, що навіть якщо до дедлайну багато часу, це ще не означає, що ви все встигнете вчасно. Ставте власні дедлайни для виконання окремих підзадач — це допоможе вам не пропустити термін здачі, обумовлений з клієнтом.

2. Враховуйте умови оплати
Наступний цікавий для нас фактор — коли і як оплатять нашу роботу? Чи буде оплата розбита на кілька частин, відповідних ступеня завершеності проекту? Якщо так, то ви, швидше за все, призначите такої задачі підвищений пріоритет, щоб швидше завершити її частину і відправити замовнику рахунок…

Але чи варто робити ставку на завдання, яке ви виконаєте швидше, ніж зможете отримати оплату? Сподіватися на дострокову оплату, не маючи на те конкретних домовленостей — не найвдаліша причина підвищення пріоритетів. Особливо в умовах сьогоднішньої економіки, коли постійний приплив грошей у бізнес життєво необхідний, і фінансові витрати вашого замовника можуть бути чітко заплановані без можливості коригування.

3. Концентруйтеся на великих, головних завданнях
Один з головних принципів розстановки пріоритетів — час, який буде потрібно для завершення завдання або проекту. Припустимо, у вас є список з 10-ти завдань: на рішення двох буде потрібно значний час, а інші 8 можна виконати досить швидко (наприклад: е-майл переписка, відправка рахунку і т. д.). В такому разі, слід дрібним завданням поставити підвищений пріоритет і швидко з ними розправитися. Як тільки з ними буде покінчено, у вас залишиться тільки 2 завдання, на яких набагато простіше сконцентруватися вже без відволікання на інші справи.

4. Враховуйте, скільки буде потрібно часу на завдання, і скільки його у вас є взагалі
Рада #4 — досить очевидний, але важливий фактор. У вас будуть завдання, на виконання яких потрібно багато часу; завдання, які вирішуються буквально за пару хвилин, і, зрозуміло, ті завдання, що не потрапили в ці дві категорії. Якщо у вас залишився тільки годину робочого часу, найкраще зосередитися над тим, що ви встигнете завершити за такий термін.

5. Оцінюйте ваші взаємини з конкретним замовником
З деякими замовниками ви, можливо, будете працювати на постійній основі. Вони будуть виступати стабільним джерелом постійного доходу, а також рекомендувати вас іншим клієнтам. В першу чергу піклуватися про замовників, які тримають вас на плаву, — хороший спосіб розстановки пріоритетів.

На додачу до вищесказаного варто відзначити, що міцні відносини з клієнтом теж не будуть зайвими: ви будете знати, кого з них можна буде попросити про невелику відстрочку (якщо, наприклад, у вас трапиться «завал»). Працюючи з клієнтами, намагайтеся більше дізнаватися про них, в майбутньому це допоможе правильно розставити пріоритети завдання від них.

6. Використовуйте To-Do списки
У фрілансера завжди дуже багато справ, які йому потрібно зробити. Тримати їх в голові — не тільки ненадійно, але і дуже складно. Хороша практика — використовувати To-Do List. Навіть більше, я рекомендую мати кілька To-Do списків. Я, як правило, використовую Щотижневий To-Do List, складаючи список справ, які необхідно виконати за тиждень. Потім, я розбиваю справи на невеликі завдання і використовую Щоденний To-Do List. Таким чином, Щотижневий список дозволяють бачити картину в цілому, а Щоденний — безпосередньо контролювати свою роботу, точно знаючи, що і скільки потрібно зробити, щоб не відчувати себе неуспішним або не перевтомлюватися, наганяючи терміни.

Раніше я публікував пост, в якому зробив огляд різних сервісів для ведення списку справ — “The best options for managing a to-do list online". У кожного з них свої функціональні особливості. Але насправді не важливо, який ви використовуєте сервіс, навіть якщо ви просто будете вести свій список справ на папері, це дозволить зосередитися на найбільш важливих завданнях, тим самим, більш грамотно розставляючи пріоритети ваших справах.

7. Строго дотримуйся зобов'язання, дані клієнтам
Одним з найважливіших факторів, що впливають на те, як ми повинні розставляти пріоритети, є правило «суворого дотримання цих зобов'язань». Ваша репутація — це друге, що вам приносить дохід, після ваших навичок і умінь. Обіцяючи щось клієнту, завжди виконуйте свої обіцянки. Навіть якщо за домовленістю у вас немає суворого дедлайну по завданню, все одно обговорюйте з клієнтом приблизні терміни і точно їх дотримуйтесь. Таке ставлення позитивно позначиться на сприйнятті якості надаваних послуг, клієнт завжди це оцінить і запам'ятає, і пізніше, коли у нього виникне ще одна необхідність в подібних послугах, він знову звернеться до вас.

8. Подумайте, а скільки часу звільнить те, що ви робите
Якщо ви можете отримати нове замовлення з вже формально визначеними термінами виконання, або ви завершуєте поточний проект з вашого списку завдань, завжди враховуйте, скільки часу у вас буде на виконання інших справ. Якщо у вас є час на відпочинок, хобі, спілкування з друзями, то ви завжди будете в змозі рухатися далі в роботі, доробляючи поточні замовлення або беручи нові. Що, в свою чергу, забезпечує стабільність ваших доходів. Так, виставляючи пріоритети робочим завданням, ніколи не забувайте, що потрібно виділяти час на відпочинок та інше — тільки так можна тримати себе в тонусі, а відповідно і мати хорошу продуктивність.

9. Приступаючи до замовлення, подумайте, Скільки ви можете зробити, маючи те що у вас є (ТЗ, бриф, контент і т. д.), без додаткового звернення за чим небудь до клієнта?
Всі дизайнери часто потрапляють в ситуацію, коли вони не можуть виконати свою роботу із-за того, що їм щось потрібно від замовника. Часто, це контент для макета сайту: текст або зображення, в інших випадках — зворотний зв'язок, щоб узгодити поточний етап і більше його не переробляти, а продовжити виконання роботи. Ці проблеми стають головним болем для дизайнера або того, хто працює з клієнтом, тому що вони повністю блокують вашу роботу, згубно впливаючи на обумовлені терміни виконання замовлення.

Коли ви розставляєте пріоритети виконання ваших завдань, завжди враховуйте те, скільки ви зможете зробити, не звертаючись до замовника за чим-небудь. Дуже багато разів було так, що я починав працювати над чимось, тільки щоб дістатися до точки, коли я не міг продовжувати далі без отримання чого-небудь від клієнта. Очікування фідбек може стати великою паузою у вашій роботі. Дуже добре, якщо ви заздалегідь це врахуєте і заплануєте на час цієї паузи виконання будь-яких інших робіт, щоб даремно не простоювати. Взагалі, при інших рівних умовах, ті завдання, що ви можете виконати не відволікаючись на очікування клієнта (навіть на 10 хвилин), повинні мати більший пріоритет, і приступати до них слід в першу чергу.

10. Враховуйте ступінь завершеності, готовності ваших завдань
Останній аспект: завжди потрібно брати до уваги, на якій стадії знаходиться виконання вашого проекту. Психологічно, якщо ви близькі до завершення, ви підсвідомо будете хотіти виконати роботу, щоб вже закінчити проект. Те ж саме, але в меншому ступені відбувається, коли ви підходите до завершення якоїсь великої віхи в роботі. Так відбувається майже у всіх під час завершення робіт. На початку ж може бути по-різному. Якщо проект цікавий, ви вдячні їм і як можна швидше намагаєтеся приступити до роботи. А може бути по-іншому: з-за того, що проект не такий вже цікавий, і ви поки в самому початку, той факт, що попереду дуже багато роботи, змушує весь час відкладати її. Враховуйте це і будьте готові зробити над собою зусилля, щоб отримати прогрес у самому початку — далі буде легше.

Питання для обговорення у коментарях, від автора оригіналу статті:
З вашого особистого досвіду роботи фрілансером, які ви зробили висновки, що відносяться до способів розстановки пріоритетів виконання своїх завдань? Як конкретно ви визначаєте, коли потрібно працювати і які саме завдання виконувати?

Від себе додам ще кілька запитань:
Емпірично і інтуїтивно або, навпаки, логічно і формально ви визначаєте пріоритети ваших завдань? І, отже, більше проблем на свідомому рівні або на емоційному? («Не знаю, за що братися» vs. «Немає сили волі, щоб взятися за те, що потрібно»).

Аня,
тестер сервісу для дизайнерів Ahoba

Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.