СЕД: шукай, кому вигідно

Часто після впровадження СЕД компанія стикається з несподіваною перешкодою: співробітники проти. Не дивно, адже людям відразу доводиться залишати зону комфорту і грати на роботі за новими правилами замість звичних і сталих. Кому насправді вигідно і зручно працювати в СЕД, а кому впровадження може принести реальні неприємності?

Топ-менеджмент: директору сподобається!

Зрозуміло, що в першу чергу впровадження цікаво топ-менеджерам — в кінці-кінців це вони приймають остаточне рішення і навряд чи керівництво компанії стане діяти собі на шкоду. Крім ключових показників підвищення ефективності роботи компанії та економії витрат і часу, на які в довгостроковій перспективі розраховані всі грамотні проекти з впровадження СЕД, у топ-менеджера насправді є і очевидний «особистий» інтерес у впровадженні: йому так зручніше. Насправді. Йому більше не потрібно постійно тримати в голові сотні завдань, включаючи етапи виконання і численні точки контролю кожної з них і вручну підписувати «мільйон» паперів, які тільки і встигають приносити підлеглі. Ще однією приємною стороною впровадження може стати можливість віддаленого доступу, в тому числі з планшета. Це дає можливість в онлайн-режимі бачити, що відбувається в організації, перебуваючи поза офісом. Кому СЕД полегшує життя — так це начальнику.

Менеджери з продажу: любов за договором

Друге місце по зацікавленості в СЕД займають співробітники, важливу частину робочого часу яких займає укладання та підписання договорів (як правило, це менеджери з продажу в торгових компаніях і менеджери по закупівлях у великих організаціях). Нехай не відразу (дайте їм час звикнути), але вони полюблять цю систему роботи міцно і на все життя. Тому що договори перестають губитися. Тому що узгодження кожного документа перестає бути складним квестом з тридцятьма трьома телефонними дзвінками і біганиною з поверху на поверх. Та підписання та узгодження договорів стане їхнім улюбленим етапом роботи!

Бухгалтерія: «іду на Ви»

Для бухгалтера «старої закалки», який з комп'ютером «на ви», впровадження СЕД може стати справжнім випробуванням. Тут необхідно проявити терпіння і наполегливість, переконати співробітника в тому, що нова система полегшить, а не ускладнить його роботу. Багато бояться зробити помилку. Однак важливо розуміти: при формуванні документів у СЕД працюють механізми контролю, історія зберігається, і якщо немає такого спеціального наміру, то неправильно сформувати документ практично неможливо. Більш того, СЕД захищає від цілого ряду помилок, які нерідко відбуваються внаслідок «людського фактора», а значить, навпаки, знижує тягар відповідальності, який несе на своїх плечах кожен працівник бухгалтерії.

Канцелярія та кадрова робота: система вирішує всі

Відділ кадрів і секретаріат — люди, для яких СЕД є інструментом щоденної роботи. Вони — перша ланка важливою ланцюжки по обробці документа. Тепер їм доведеться вчитися робити свою роботу по-новому. Тому від того, наскільки система зручна і інтуїтивно зрозуміла — залежить ставлення до неї цієї ключової групи користувачів, швидкість їх адаптації і в кінцевому підсумку доля системи. Якщо вони не зможуть грамотно працювати з СЕД і коректно вносити в неї весь необхідний обсяг даних — картина буде не повною, система не зможе видавати бажаний результат і повисне мертвим вантажем. Зате, як тільки СЕД освоїть і полюбить ця категорія співробітників — вважайте справу зроблено!

Виходить, що в разі успішного впровадження і грамотного мотивуючого навчання реальну вигоду від нової системи відчують на собі всі співробітники, що мають відношення до роботи з документами. Більш того, практика показує, що робота з СЕД позитивно позначається на корпоративному дусі компанії — люди починають відчувати себе членами єдиної команди, знижується кількість робочих конфліктів, підвищується лояльність співробітників до компанії.
Ну а якщо впровадження здійснено несвоєчасно, неграмотно чи погано проведено навчання персоналу, то тут марно на дзеркало нарікати. Хороших впроваджень!

Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.