Електронний документообіг: як вибрати систему і не упустити важливе

image
Зазвичай ми розміщуємо статті про нашу платформу для розробки бізнес-додатків CUBA, але сьогодні вирішили відкрити ще одну тему на Хабре, пов'язану з іншим нашим продуктом — системою електронного документообігу ТЕЗУ. Ми помітили, що вибираючи систему документообігу, замовники використовують різні методики порівняння, але всі вони стосуються тільки функціональних характеристик систем, а інші не менш важливі фактори вислизають від їхньої уваги. Що загалом-то зрозуміло — в інтернеті не так багато об'єктивної та доступної інформації про те, на що варто звертати увагу при прийнятті рішення про вибір СЕД, які тонкощі і нюанси слід урахувати, яких підводних каменів уникнути, а думка розробника сприймається як упереджене.

Ми вирішили опублікувати статтю журналіста-аналітика Станіслава Макарова і його думка про проблеми при виборі СЕД або ЄСМ-системи. На наш погляд, це цікава інформація для всіх, хто підбирає систему для своєї організації. У цьому матеріалі зібрані корисні поради про те, як вибираючи систему, не випустити з уваги нефункціональні переваги, які будуть впливати на довгостроковий успіх впровадження СЕД.

Disclaimer: в деяких моментах наша думка може відрізнятися від думки автора.


Станіслав Макаров, журналіст — аналітик, експерт у сфері ЄСМ
«Сьогодні ЄСМ-система — не просто можливість заявити про інноваційному підході до ведення бізнесу, це нагальна необхідність, а відсутність її на підприємстві є ознака недостатньої зрілості бізнес-процесів і слабкою культури роботи з електронними документами.
Між тим, вибір ECM став досить важкою справою для замовників: ринок досить насичений, вендори навперебій розповідають про своїх продуктах, обіцяючи швидкий економічний ефект і інші чудеса. Але недостатньо просто купити і поставити якусь ЄСМ-систему, щоб отримати конкурентну перевагу; важливо, щоб вона ефективно використовувалася і була актуальна сьогоднішнього дня ще як мінімум 5-7 років. Так що, ціна помилки при виборі такого важливого компонента корпоративної інформаційної системи дуже велика.

Ринок ЄСМ на поточний момент досяг стану функціонального паритету, коли продукти за технічними характеристиками функціональних можливостей стали схожі один на одного. Тому часто останнім аргументом при виборі рішення стають такі фактори, як агресивна цінова політика, успішна рекламна кампанія або адміністративний ресурс.

Насправді всі системи дуже різні, але реальні відмінності між ними лежать в іншій площині — це актуальність використовуваних технологій, якість і зручність для користувача інтерфейсу, гнучкість платформи, мобільність, можливості розвитку і ряд інших факторів. Настала пора змінити підходи до вибору ECM — багатосторінкові опитувальники по функціях і технічних параметрів систем не дають однозначної відповіді, яка система краща. Потрібно змінити склад критеріїв так, щоб враховувати реалії зрілого ринку».


Як вибирати ECM в умовах зрілого ринку

Ринок електронного документообігу в Росії в 2014 році відзначає своє 20-річчя. За ці роки був пройдений великий шлях від найпростіших систем реєстрації та обліку документів, які копіювали традиційні методи роботи канцелярій, до просунутих рішень, які поєднують функції управління документами, бізнес-процесами та колективної роботи, які ми сьогодні називаємо ECM-системами.

Для багатьох організацій ECM є критично важливим додатком, збій якого може призвести до повної зупинки діяльності, тому до вибору системи вони підходять особливо ретельно. Бо їх потреби не обмежуються автоматизацією традиційних завдань документообігу, на ECM покладається відповідальність за підтримку самих різних бізнес-процесів, управління договорами, роботою рад директорів та інших колегіальних органів, управління якістю, закупівлями, тендерами, маркетинговими кампаніями, нормативною документацією, юридичними питаннями і т. д.
Мабуть, немає такої сфери діяльності в бізнесі і в держуправлінні, де б можна було обійтися зовсім без документів в електронному або в паперовому вигляді — значить, скрізь будуть затребувані ECM-рішення.

СЕД і ECM
З практичної точки зору, різниці між термінами СЕД і ECM немає, будь-які спекуляції на цю тему безпідставні. Просто історично термін СЕД більш звичний російським замовникам, тому вітчизняні розробники продовжують користуватися ним. Протиставлення західного і російського підходу до документообігу на технічному та функціональному рівні також не має під собою підстав, відмінності проявляються швидше в сценаріях використання технології. У даній статті терміни СЕД і ECM розглядаються як синоніми.

Тому задача вибору ECM для організацій сьогодні має особливу актуальність — фактично, доводиться вибирати не просто одну з прикладних систем, яку в разі чого легко замінити; мова йде про вибір вельми значущого компонента ІТ-інфраструктури підприємства, тут ціна помилки дуже висока.

Нефункціональні вимоги в центрі уваги

В умовах функціонального паритету, характерного для зрілого ринку, детальне порівняння можливостей продуктів може виявитися марним — різниця буде так мала, що це не дозволить прийняти обґрунтоване рішення. Більше того: у разі проведення офіційного конкурсу, особливо при укладанні держконтракту, оцінка продуктів на підставі лише функціональних відмінностей може стати ґрунтом для конфліктів або навіть судових позовів з боку переможених учасників, тому що суб'єктивності в проставленні балів не уникнути.

При інших рівних — тобто, коли функціонально продукти дуже схожі, конкурентні переваги реалізуються за рахунок емоційного впливу на споживача, цінової політики, активного маркетингу та інших якостей, які не мають безпосереднього відношення до документообігу — часом за цією «димовою завісою» не розгледіти і самого продукту.
Варто приділити більше уваги функціональним вимогам, які можуть зіграти роль дифференціаторів, в т.ч.:
  • Простота користування (юзабіліті);
  • Продуктивність і масштабованість;
  • Доступність (надійність) системи;
  • Відповідність стандартам.
По кожному з цих напрямків можна скласти цілком чіткі критерії, прив'язані до інфраструктури і особливостям роботи. Наприклад, якщо говорити про масштабованості, то краще залишатися в рамках реальності: при 100 користувачів в організації немає необхідності в тому, щоб система могла підтримувати 100 тисяч підключень. Під'їзд на рівні «п'ять дев'яток» для документообігу теж не є нагальна необхідність — адже СЕД це не платіжна система, де кожна секунда на рахунку.

Стандартів власне на ECM/СЕД в Росії немає. Тому розумно ставитися критично до заяв постачальників про «відповідність російським стандартам документообігу» — будь-яка гнучка платформа може бути налаштована так, щоб відповідати функціональним вимогам до роботи з документами.

Рекомендації
  • Залишайтеся реалістами, не пред'являйте до системи завищених вимог. Коефіцієнт запасу по продуктивності, масштабованості та доступності має бути в розумних межах — з урахуванням максимального прогнозу по зростанню документопотоку і чисельності організації.
  • Зручність використання (юзабіліті) — далеко не така суб'єктивна річ, як здається на перший погляд. У цій області є свої стандарти і методики, що дозволяють провести цілком об'єктивну оцінку. Звертайтеся до фахівців.
  • Слід розрізняти стандарти, що пред'являються до документів і процедур їх обробки, і стандарти до ІТ-систем класу ECM/СЕД. У деяких сферах дійсно є стандарти, наприклад, у управлінні якістю серії ISO 9000. Постачальник може запропонувати готове рішення, яке дозволить вам швидше пройти сертифікацію або аудит по управлінню якістю, але це не гарантія якості самої ECM-системи — враховуйте це.

Більше — не завжди означає краще

На зрілих ринках, як правило, переможець отримує все — переважна більшість клієнтів починає користуватися його продуктом. Якщо лідерів декілька, то кожен отримує свою ринкову частку і ці пропорції зберігаються стабільно протягом тривалого часу. Масовий споживач не заморочується поглибленим аналізом технологій, а купує те, що беруть інші.

Тому одним з найпопулярніших маркетингових прийомів на цій фазі ринку є демонстрація великої кількості клієнтів, яка підтверджується авторитетними цифрами аналітиків. Звичайно, широка клієнтська база свідчить про надійність продукту і про розуміння розробником потреб цільової аудиторії, але також і про добре налагодженого маркетингу (що не завжди корелює з якістю продукту).

Треба віддавати собі звіт, що всі ці цифри і досягнення відносяться до минулого, а ви купуєте рішення для майбутнього. Цілком імовірно, що система вже давно морально застаріла, а велика кількість клієнтів є результат довгої присутності на ринку, лобіювання системи на державному рівні чи інших обставин. Важливо чи це саме для вашої організації? Навряд чи.

У професійних інвесторів є правило, що при ухваленні рішення про інвестиції в ту чи іншу компанію, її минулі успіхи і раніше вкладені в неї гроші в розрахунок не приймаються. Важливий тільки майбутній дохід — скільки можна заробити завтра, якщо інвестувати в цей актив сьогодні. Це цілком застосовно і до ситуації вибору ECM: купуючи систему, фактично, ви інвестуєте в своє майбутнє. Коли з'явився iPhone, на ринку мобільних телефонів панувала Nokia. І де вона тепер?

Якби у 2007 році ви приймали рішення про розвиток у себе напрямки мобільного розробки, хіба всі не говорило про те, що користувачів Symbian у багато разів більше, ніж користувачів iOS? Проте, історія розсудила інакше. До речі, історія обожнює повтори: точно також Android обійшов на повороті iOS, і ті з розробників, хто ще зберігає абсолютну лояльність Apple, ризикують випасти з мейнстріму мобільної революції.

Повернемося до ECM. Зрілість ринку це аж ніяк не ознака його заходу. Інновації тривають. Можливо скоро аналітики оголосять нам про нової реінкарнації ECM і почнеться черговий цикл розвитку технологій. Стабільність на ІТ-ринку оманлива, жоден лідер не може собі дозволити опочивати на лаврах і клієнтська база зовсім не гарантує майбутнього благоденства постачальника.

Рекомендації
  • Виключіть статистичні дані щодо обсягів продажу та частки ринку з вашого списку критеріїв.
  • референсов покладайтеся на відносно нові проекти, які можна порівняти за масштабом з вашою організацією, не женіться за гучними іменами замовників — ви ж не преса.
  • Пам'ятайте, що старі заслуги не є гарантія успіху вашого майбутнього проекту. Зворотне твердження також невірно: повна відсутність впроваджень чи єдине впровадження не є ознакою інноваційності, вибирайте розумний баланс.

Горизонт планування

Програмне забезпечення не схильне фізичного зносу і теоретично могло б працювати вічно. Однак, залишається моральний знос, який діє на софт невблаганно і нещадно. Все, що було самим передовим рік тому, сьогодні може виявитися застарілим. З іншого боку, організації, на відміну від приватних користувачів, які не можуть собі дозволити часту заміну програмного забезпечення. Зазвичай термін експлуатації корпоративних систем становить не менше 5-ти років. Додайте ще час на попередню опрацювання проекту і вибір рішення, його впровадження і дослідну експлуатацію — це ще від 1-го до 3-х років.

Таким чином виходить, що горизонт планування у вас повинен бути не менше 7-ми років. Тобто, сьогодні ви обираєте систему, розлучитися з якої можна буде тільки після цього часу. Ви уявляєте, скільки всього нового може статися! Зрозуміло, врахувати і передбачити все неможливо, тому доведеться робити вибір, в якійсь мірі, інтуїтивно.

Рекомендації
  • Вивчіть, на якій фазі життєвого циклу знаходяться ключові технології, використовувані в продукті. Якщо вони близькі до свого завершення, то такий продукт брати не варто.
  • Це ж стосується і до самої ECM-системи — потрібно оцінити, на якій фазі свого життєвого циклу вона знаходиться. У вас повинна бути впевненість, що обране рішення проіснує на ринку в межах горизонту планування.
    Дивитися треба не на компанію, не на бренд, а на сам продукт — скільки часу він живе на ринку у своїй поточній архітектурі. Номер версії буває оманливим, іноді версії одна від іншої сильно відрізняються внутрішнім пристроєм.
  • Подивіться, наскільки часто виходять версії продукту. Система повинна регулярно оновлюватися, тому що навколишнє середовище постійно еволюціонує і користувачі сьогодні не готові чекати від релізу до релізу, щоб отримати нові можливості.
    За зразок можна взяти модель Google: нові функції вводяться у продукт у міру їх готовності. Оновлення має відбуватися максимально гладко для користувачів і для компаній, щоб це не перетворювалося на окремий ІТ-проект.

ECM в ІТ-ландшафті організації

Вибираючи предмети гардероба або меблі, ви думаєте про те, як це буде поєднуватися з іншими речами і відповідати вашому стилю. Точно також і з ECM: вона повинна стати частиною вашого ІТ-ландшафту, вписатися в нього.

Нова ECM у більшості випадків приходить не на порожнє місце, а заміщує якісь успадковані системи. Погодьтеся, навряд чи має сенс міняти стару систему на точно таку ж за своїм можливостям нову. Швидше за все, поява в організації нової ECM призведе до перерозподілу зон відповідальності між кількома додатками. Наприклад, у вас була система реєстрації і обліку документів в канцелярії і окремо — системи управління документами в кадрах, в маркетингу і в договірному відділі. Буде логічно, якщо всіх їх замінить єдина ECM-платформа.

Бувають ситуації і складніше: припустимо, у вас проходить впровадження ECM і паралельно йде глобальний проект з автоматизації бізнес-процесів на базі якоїсь BPMS. Оскільки всі сучасні ECM володіють вбудованими можливостями по управлінню бізнес-процесами, вам доведеться вибирати, що використовувати для автоматизації процесів документообігу — можливості самої ECM або універсальні інструменти на основі BPM-движка.

Рекомендації
  • Вирішити, які з старих систем будуть виведені з експлуатації після впровадження нової ECM;
  • Вирішити питання з міграцією даних, якщо це вимагається; (Далеко не всі старі речі варто брати з собою в нову життя — зовсім не обов'язково переносити всі історичні дані в нову систему, а тільки ті, які потрібні для бізнесу.)
  • Звідки наша ECM-система буде отримувати майстер-дані? Якщо в організації немає єдиної системи управління майстер-даними, може бути саме час про це подумати.
  • Якщо якісь функції виведених з експлуатації систем не можуть бути покриті нової ECM, то потрібно вирішити два питання: а) так чи ці функції необхідні; б) якщо так, то якими системами можна їх покрити.

Безпека

Мабуть, безпеки приділяється уваги більше, ніж всіх інших разом узятих, в тому числі і функціональним можливостям систем. Дійсно, загрози зростають, витоку інформації відбуваються. З іншого боку, індустрія інформаційної безпеки теж розвивається і здатна відповісти на всі виклики сьогоднішнього дня.

Тільки треба захищати не окремо взяту систему (в нашому випадку ECM), а цілком всю інформаційну інфраструктуру організації. Не варто занадто навантажувати прикладну систему не профільними для неї завданнями, краще вирішити проблему безпеки на рівні архітектури підприємства.

Слід також сказати, що основні загрози для ECM — внутрішні. Витоку найчастіше відбуваються з вини допущених до документів співробітників, навмисно або через недбалість. Тому більше уваги треба приділити організаційним заходам, а не «закручувати гайки» шляхом ускладнення управління доступом.

На жаль, часто практикуються підхід, коли доступ до документу дається працівникові тільки на час виконання завдання. Для простих операцій це ще зійде, але коли від виконавця вимагається аналіз і виконання якихось інтелектуальних функцій, наприклад, підготовка проекту договору, то йому потрібно звернутися до минулого досвіду, не тільки свого, але і колег. Чи розумно в такій ситуації обмежувати доступ, дозволяючи бачити лише поточні документи?

Загалом, головна теза якого варто дотримуватися такий: система захисту інформації не повинна заважати нормальній роботі користувачів при розумному контролі ризиків і загроз.

Рекомендації
  • Остерігайтеся надлишкових вимог по безпеці! Це може невиправдано збільшити вартість проекту і відсікти багато цікаві рішення.
  • Підходите до безпеки комплексно: найбільш захищена ECM буде марна, якщо конфіденційні документи лежать на спільному диску.
  • Електронний підпис потрібна лише там, де це вимагається за законом. Все інше — від лукавого, підписувати ЕЦП кожну службову записку не потрібно.
  • Детально з'ясуйте, яка модель керування доступом реалізована в системі (дискреційна, мандатна, рольова), і як вона налаштовується. Це може впливати на трудомісткість реалізації ваших вимог по розмежуванню доступу.
  • Якщо ви продовжуєте використовувати паперові документи, врахуйте це в своїх вимогах безпеки: не має сенсу робити суворе розмежування доступу до електронних документів, якщо паперові копії вільно переходять з рук у руки.

Платформа або коробковий продукт?

Мабуть, час коробкових рішень безповоротно пішло. Адаптивність пристосування продукту до мінливих умов ділового середовища — ось ключова вимога, що пред'являється до всіх корпоративних систем.

«Коробка», тобто готовий закритий продукт, навіть володіє широкими можливостями конфігурації, орієнтований на максимальне покриття певної предметної області, все одно виявляється в програші, тому що «фахівець подібний до флюсу, бо повнота його однобічна», як казав Козьма Прутков.

У бізнесі залишається все менше ізольованих областей, де вузькі фахівці за допомогою спеціалізованих систем займаються тільки своєю справою. Наскрізні бізнес-процеси, робота проектних команд, вихід на суміжні ринки — це потребує від працівників освоєння нових функцій і прийомів роботи. Наприклад, банк продає страхові продукти, роздрібний бізнес оформляє кредити і т. д.

ECM-система повинна підтримувати багато бізнес-процеси, надаючи сервіси по роботі з документами різних спеціалістів, тому гнучка платформа однозначно буде у виграші.

Варто також врахувати ймовірність злиття або поглинання — при всіх перевагах для бізнесу, для ІТ зазвичай це великий стрес. Тому що потрібно в короткий термін налагодити взаємодію різних систем, і єдина система документообігу має тут високий пріоритет. Гнучка ECM-платформа дає ІТ-службі більше шансів виконати вимоги акціонерів в такій ситуації.

Рекомендації
  • З'ясувати межі гнучкості і можливості налаштування пропонованого вам продукту. Причому краще відразу дивитися в корінь — зрозуміти принципи, на яких продукт побудований і його архітектуру, а не витрачати час дрібні деталі.
  • Звернути увагу на інші застосування платформи, не тільки на документообіг. Цілком можливо, що ви зможете вирішити широке коло завдань одним інструментом, а в сукупності це дасть економію.
  • Відкритий вихідний код — беззаперечна перевага. Нехай ви ніколи не зберетеся щось міняти в исходниках, але це дає можливість глибше зрозуміти, як влаштована система, яку ви збираєтеся впроваджувати.

Інтеграція

Говорячи про платформах, ми вже зачепили тему інтеграції ECM з іншими програмами та системами. Одним із спонукальних чинників ми назвали необхідність підтримки різноманітних бізнес-процесів, коли ECM використовується спільно з іншими бізнес-додатками, наприклад, допомагає працювати з фінансової «первинкою» безпосередньо в ERP.

Інший фактор — це необхідність синхронізації майстер-даних (або нормативно-довідкової інформації, НДІ), включаючи облікові записи користувачів, організаційно-штатну структуру підприємства, каталоги продукції, довідники контрагентів, адресний регістр і багато іншого. Щоб працювати злагоджено, всі корпоративні додатки повинні користуватися одними і тими ж довідковими даними, а для цього системи повинні вміти обмінюватися цими даними.

Не можна забувати і про взаємодію з зовнішнім світом. При впровадженні ECM у держсекторі потрібна інтеграція з СМЕВ і МЕДО, в інших завданнях може знадобитися робота з електронною поштою, при участі в електронних торгах — обмін документами з торговою майданчиком і т. д.

Тому наявність розвинених можливостей інтеграції слід вважати обов'язковою вимогою до ECM, і це треба враховувати при виборі.

Рекомендації
  • Перевірте наявність документованого API до пропонованого продукту. Закриті системи сьогодні не мають шансів на виживання у корпоративному середовищі.
  • Дізнайтеся про інші способи інтеграції ECM з зовнішніми джерелами даних — готові шлюзи, можливість використання партнерських рішень і т. д. Зовсім не обов'язково вирішувати кожну інтеграційну задачу вручну за допомогою API.

Мобільність

Продажі смартфонів і планшетів вже в 2013 році перевищили продажі ПК, а незабаром мобільні пристрої перевершать ПК і за кількістю — такі реалії сьогоднішнього дня. Корпоративні користувачі також широко застосовують мобільні пристрої на роботі, читаючи з них пошту, стверджуючи угоди, віддаючи доручення і виконуючи всі інші дії, які раніше вимагали використання настільного комп'ютера.

Сьогодні мобільні технології — це не якийсь особливий підрозділ ІТ, а це і є ІТ майбутнього. Тому, проектуючи будь-бізнес-програму, потрібно враховувати фактор мобільності — це стосується всіх аспектів: архітектури, юзабіліті, підтримки різноманітних клієнтських пристроїв, безпеки, можливості роботи в хмарі і т.д. Так що ECM без мобільного клієнта навіть не варто розглядати — робота з документами зобов'язана бути мобільною, причому це повинно бути доступно не тільки керівників, але і всім співробітникам. Концепція «тільки iPad і тільки для керівника» — це вже не сучасно.

Мобільний світ багатополярний, монополіста на ньому немає (при всій повазі до фірми Apple, яка цей ринок для нас відкрила). Пропонована вам ECM повинна підтримувати всі популярні мобільні платформи: iOS, Android, Windows. Причому розробка окремих рідних додатків під кожну платформу чи розумний шлях — як з точки зору економіки, оскільки доведеться тримати кілька команд розробників, так і з точки зору уніфікації користувацького досвіду (user experience). Для мобільних бізнес-додатків більш логічним виглядає використання MEAP-платформ або HTML5-рішень, що дозволяють централізовано проектувати бізнес-логіку і автоматично адаптувати інтерфейс користувача під конкретний форм-фактор пристрої і операційну систему.

Концепція BYOD (Bring Your Own Device) вже прийнята багатьма організаціями, які зрозуміли, що переваги для бізнесу від використання співробітниками власних смартфонів і планшетів набагато більше, ніж ризики (часто — досить гіпотетичні), оскільки в області мобільної безпеки з'явилися цілком зрілі рішення, зводять ці ризики до мінімуму.

Рекомендації
  • Почніть знайомство з ECM-системою з мобільного клієнта. Якщо він вас задовольнить, то можна рухатися далі. Головний критерій — з системою повинно бути зручно працювати, все повинно бути зрозуміло без читання документації, до чого вже звикли мобільні користувачі. Нехай це частково суб'єктивна, однак перше враження дуже важливо.
  • Уточніть, як саме реалізована мобільна крос-платформеність, тобто, підтримка різних мобільних платформ. (Те, що це обов'язково — навіть не обговорюється. На одному iPad далеко не заїдеш.)
  • Зверніть увагу на підтримку різних форм-факторів — для планшета і смартфона потрібні різні інтерфейси. Звичайно, читати документи зі смартфону чи зручно, але швидко відповісти на питання, перенаправити доручення, прочитати повідомлення про термінове завдання — всі ці речі цілком можна робити і з маленького екрану.
  • Цінова політика щодо мобільних версій — відмінний індикатор розуміння розробником ECM парадигми мобільності. Мобільна ECM аж ніяк не товар преміум-класу, а робочий інструмент, який потрібен кожному користувачеві.

Економіка

Зрозуміло, замовник хоче отримати найкраще рішення за менші гроші. Але пряме порівняння комерційних пропозицій різних постачальників може не дати фінального відповіді, який же з них більш вигідно.

Причин тому кілька. По-перше, постачальники намагаються створити більш сприятливе враження і запропонувати по можливості більш низьку ціну на старті проекту — і не варто їх за це засуджувати. По-друге, є речі, від постачальника ECM ніяк не залежать, наприклад, стан інфраструктури і необхідний обсяг інвестицій, щоб система нормально запрацювала. Плюс до всього є фактор непередбачуваності поведінки складних систем, тому неможливо заздалегідь прорахувати, які ще витрати доведеться понести.

Кожен, хто робив ремонт у квартирі з цим погодиться — незважаючи на саму ретельну підготовку та детальні розрахунки, в житті все виходить по-іншому.
Популярний показник ROI (повернення на інвестиції) слабо застосовний до систем автоматизації для працівників розумової праці, і до ECM в тому числі. Прискорення роботи з документами само по собі прямого економічного ефекту не дає. Припустимо, ваші співробітники стануть знаходити потрібні документи швидше і заощадять по 1 годині в день — це ж не означає, що ви скоротите їх зарплату на 1/8? Вплив ECM на бізнес має більш опосередкований характер, і не завжди ці взаємозв'язки можна виявити і зіставити їм кількісні показники. Якісні поліпшення, як, наприклад, підвищення зручності роботи з документами, що теж позитивно впливають на бізнес, хоча і не вимірюються в мільйонах доларів.

Рекомендації
  • Оцінювати пропозиції постачальників не виходячи з ціни закупівлі, а із загальної вартості володіння (TCO) системою за термін її планової експлуатації, тобто на інтервалі 5-7 років.
  • Виявити всі приховані витрати, не включені постачальником в комерційну пропозицію. Для нормальної роботи ECM може знадобитися додаткове обладнання (сервери, сканери, принтери, техніка для роботи зі штрих-кодами), додатковий персонал, навчання, модернізація каналів зв'язку, оновлення системного ПЗ, закупівля додаткового ПЗ, отримання ліцензій та сертифікатів у регулятора, і т. д. Не соромтеся запитувати — краще з'ясувати всі нюанси на старті проекту.
  • Забудьте про розрахунки ROI на основі економії часу. Чи знаходите більш чіткі критерії, наприклад, економія ФОП, якщо ви плануєте скорочення персоналу, або покладайтеся на якісні поліпшення.
  • Ще один момент: впровадження ECM не зобов'язана дати вам пряму економію. Витрати на автоматизацію документообігу логічно включити в загальні витрати на ведення бізнесу. ECM сьогодні-така ж необхідність, як електронна пошта, доступ в Інтернет.

Не сідайте на голку» вендора

Довічно забезпечувати замовленнями розробника ECM не входить у ваші плани, чи не так? Ваша мета — забезпечувати конкурентоспроможність і розвиток свого підприємства. Поки обрана ECM справляється з усіма покладеними на неї завданнями, ви будете її підтримувати і оновлювати, купувати додаткові ліцензії. Але як тільки стане ясно, що ваша організація переросла можливості системи, її доведеться міняти.

Буває й інша ситуація: система цілком задовольняє користувачів, але фірма-розробник раптом йде з ринку, з-за несприятливої кон'юнктури або внаслідок недружнього поглинання. Від цього ніхто не застрахований — ні великі західні вендори, ні вітчизняні розробники.

Тому, роблячи свій вибір на користь тієї або іншої ECM, потрібно оцінювати не тільки якість і доступність технічної підтримки, але і бути готовим супроводжувати систему самостійно або замінити її на іншу.

Рекомендації
  • Уникайте занадто екзотичних технологій; уникайте застарілих технологій, які перебувають на останніх стадіях життєвого циклу — дефіцит фахівців може виявитися критичним фактором;
  • Проаналізуйте фінансове становище постачальника, особливо це стосується вітчизняних розробників.
  • Ще раз про відкритому коді: можливо, це ваш рятувальний круг, якщо щось трапиться з постачальником.


Інші статті автора на тему документообігу можна почитати в блозі PRO СЕД.

Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.