Що гальмує розвиток електронного документообігу в Росії?

    Ринок систем електронного документообігу (СЕД) в поточному році відзначає 20-річчя, а ринок юридично значущого ЕДО — 2 роки.
Якість роботи з документами в російських компаніях продовжує значно поступатися даним показником за кордоном, робота з даними більше 70% співробітників і раніше не автоматизована.
За оцінкою ФНС, в Росії на рік виписується близько 15 млрд. рахунків-фактур, а за даними деяких операторів, за 2013 було передано менше 10 млн. електронних документів. Т. е. проникнення — менше 0,1%, тоді як у країнах Євросоюзу цей показник становить близько 20%.
 
 image
 
 Що ж гальмує розвиток електронного документообігу в Росії?
 
1. Усталена думка про більшу надійність паперового документа
 
Головна складність на шляху до безпаперового документообігу — стале на рівні суспільства і держави думку про нібито більшої надійності паперового документа, завіреного підписом і печаткою.
Російські компанії сильно стурбовані питанням несанкціонованого доступу до інформації, що зберігається в СЕД.
Безумовно, робота з електронними документами в системі висуває нові вимоги до інформаційної безпеки сучасного підприємства. Це не тільки забезпечення збереження і надійного резервування електронного архіву, але і розмежування доступу співробітників до електронних документів, запобігання атак на електронну інфраструктуру підприємства ззовні; антивірусний захист; ведення тотального контролю над цілісністю інформаційної системи і всіма діями користувачів.
 
2. Закриття документів заднім числом
 
У нинішній практиці паперового документообігу для частини російських компаній нормою життя є складання документів "заднім" числом — наприклад, в процесі проведення операцій по закриттю попереднього періоду (місяць, квартал, рік). Тобто, оформлення таким чином, такі документи виставляються контрагентом і приймаються до обліку в уже завершеному періоді.
З електронними документами така модель роботи поки не можна реалізувати: електронний документ приймається до обліку з тією датою, коли він виставлений / отриманий. Дату "заднім числом" поставити не можна.
В кінці 2012 р. в ході розробки дорожньої карти щодо вдосконалення податкового адміністрування в рамках роботи Агентства стратегічних ініціатив було підготовлено пропозицію законодавчо закріпити право платника податків прийняти до відрахування ПДВ за рахунками-фактурами, одержаними до строку подання декларації з ПДВ, тобто до 20 числа місяця, наступного за податковим періодом. При цьому передбачено, що платник податків має право застосувати відрахування по ПДВ або в періоді прийняття товару (роботи, послуги), або в періоді отримання рахунку-фактури при дотриманні інших необхідних умов.
Поки така норма не з'явилася. А вона могла б знизити бар'єр для переходу на ЮЗЕД для значної частини підприємств.
 
3. Необхідність навчити персонал електронної роботі.
 
Велику роль відіграє людський фактор, так як багатьом співробітникам зручніше читати по паперу і робити на ній записи, ніж працювати в програмі.
Необхідність створення команди впровадження, адаптація бізнес-процесів документообігу підприємства до нового електронного обміну документами, навчання та консультування співробітників не рідко стає причиною затягування і переносів термінів впровадження.
 
4. Неготовність ИФНС повністю відмовитися від паперів
 
Вже відносно давно ФНС говорить про готовність приймати електронні рахунки-фактури.
В даний час існують лише кілька форматів електронних документів, які ФНС готова приймати від платників податків на перевірку в електронному вигляді. Якщо підприємство використовує електронний формат, відмінний від рекомендованого ФНС або затвердженого Мінфіном, то при перевірці необхідно створювати і відвозити в ФНС паперову завірену копію електронного документа. Такий перехід від «цифри» до паперу пояснимо: інформаційна система ФНС не в змозі розпізнавати і враховувати все те розмаїття форм і видів документів, які розробляє бізнес для своїх завдань.
Нерідкі випадки, коли вимога про надання документів приходить на папері, хоча компанія вже використовує електронні рахунки-фактури, і відповідно до регламенту обміну, податкова про це знає. Бухгалтеру доводиться забути про прекрасну можливості швидко, декількома рухами руки, відправити пачку документів до податкової. Замість цього він роздруковує цю пачку документів, завіряє і, як зазвичай, несе ручками або надсилає поштою.
 
5. Неготовність інших контрагентів
 
Актуальна і проблема залучення контрагентів, завдяки яким електронна форма взаємодії стане для замовника основний, порівнянної або навіть перевищує обсяги паперового документообігу, що дозволить знизити витрати і отримати вигоди.
 
 Чим допоможе розробник?
 
Оператори намагаються підштовхнути компанії, пропонуючи зручний інструмент пошуку контрагентів, вже готових обмінюватися документами електронним способом.
Триває робота над поліпшенням сервісу і спрощенням інтерфейсу. Вже сьогодні процес відправки документа досить простий. Розглянемо варіант відправки документів на приклад СЕД БезБумаг на платформі Контур.Діадок.
 Завантажуємо документ, підготовлений в сторонньої програмі, або заповнюємо безпосередньо в системі. Якщо документ вимагає відповідної підписи, то слід поставити галочку в полі — Запросити підпис одержувача. Рекомендується встановлювати галку — зв'язати документи, якщо вони відносяться до однієї господарської операції.
Після завантаження документів слід вибрати контрагента-одержувача. Для цього достатньо почати вводити ІПН або найменування контрагента у відповідному полі. З'явиться список, що випадає, в якому слід вибрати потрібну організацію. Для відправки слід натиснути кнопку — Підписати і відправити. Підписаний документ моментально з'явиться в ящику одержувача. Відправлений документ відобразиться на сторінці — Вихідні. У міру обробки він буде приймати наступні статуси: чекає на підпис, підписаний, в підписі відмовлено.
 image
 
 Підпис у хмарі — ще зручніше?
 
Зазвичай, ви приходите в засвідчує центр, і співробітник перевіряє ваші паспортні дані та інші документи, після чого ви отримуєте на руки свій електронний підпис (зазвичай на спеціальній флешці-токені). Щоб з нею працювати, потрібно встановити на кожну машину програму КріптоПро, і тоді можна буде підписати свій документ. Тобто, ви жорстко прив'язані до комп'ютера, флешці і так далі. Для фанатів Apple і просто мобільних користувачів це не просто величезна незручність — часто це неможливість працювати з таким сервісом.
У випадку ж з хмарної підписом від Контур.Діадок, її не дадуть вам на руки, а помістять на спеціальний захищений сервер, а для її використання на ваш мобільний телефон буде приходити смс-код, який потрібно буде вводити для накладення хмарної підписи на потрібний документ. Нагадує смс-повідомлення від вашого улюбленого банку для онлайн платежів.
Отже, після проходження всіх необхідних формальностей, у мене з'явилася хмарна ЕЦП, прив'язана до мобільного, а на електронну пошту прийшло повідомлення про новий документ від контрагента, що вимагає підписання.
Заходимо в Діадок за логіном-паролем.
  image
Знаходимо потрібний документ і тиснемо «Підписати». З'являється віконце для введення смс-коду, на телефоні тренькает нова смс. Вводимо код та документ підписано.
 
На пошту приходить лист, в якому є інформація про підписаному документі, електронного підпису та інша службова інформація. Все відмінно працює на Мак, iPad, iPhone.
Плюс: Немає прив'язки до пристрою, підписуй хоч з Інтернет-кафе. Працює на всіх операційних системах і браузерах.
Мінус: Потрібно купувати новий підпис — не "засунути» в хмару вже наявну. Процедуру отримання потрібно прискорити — думаю з цим проблем не буде.
 
 Досвід тих, хто вже на коні.
  
Західні компанії, що прийшли до Росії, принесли з собою досвід роботи з онлайн сервісами і зобов'язали своїх російських контрагентів спочатку працювати тільки в електронному форматі. Пояснювати переваги роботи з ЕДО їм вже не було потрібно.
У Росії в передових виявився поки тільки великий сектор, змушений змінюватися для збереження конкурентоспроможності. Найбільші ритейлери, аптечні мережі і банки як локомотив поступово тягнуть своїх партнерів в електронний юридично значущий документообіг. З'явилися галузеві рішення розробників і можливість брендування ЕДО від імені великого клієнта.
Є й прогресивні новачки. Наприклад, бухгалтерська компанія Фінгуру намагається спростити роботу своїм клієнтам і перевести весь документообіг в електронний вигляд. Компанія отримує від клієнтів документи для надання бухгалтерських послуг в електронному вигляді. Всі документи, передані через систему «БезБумаг », підписані електронним підписом і замінюють паперові. Електронна взаємодія скоротило терміни надання документів та скасував поштові та транспортні витрати з доставки.
 
 Будемо оптимістами
 
Ринок ЕДО в Росії поступово зріє. Про це свідчить те, що збільшення трафіку за півріччя більшою мірою пов'язане із зростанням числа компаній, що переходять на ЕДО. Якщо в першому півріччі 2013 через систему Контур.Діадок було передано близько 1,5 млн електронних документів, то за шість місяців 2014 — понад 9 млн. Експерти очікують його продовження, чому сприятиме реалізація «дорожньої карти» щодо вдосконалення податкового адміністрування.
    
Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.