Розвиток системи управління проектами в організації середнього бізнесу

    Автор: Костянтин Левін, група компаній «НАТ Казахстан», м. Астана, керуючий директор
 
Досі серед керівників організацій часто побутує думка, що система управління проектами (далі — СУП або Система) — це програмне забезпечення, що автоматизує процеси управління проектами, якими як правило, є процеси календарно-ресурсного планування.
Насправді ж, в оновленій трактуванні, зазначеної в зводі знань PMI PMBoK (4-th edition) [1], СУП — це сукупність процесів, інструментів, методів, методологій, ресурсів і процедур для управління проектом.
 
Разом з цим, варто звернути увагу на те, що проектна методологія являє собою трирівневу структуру "ПРОДУКТ — БІЗНЕС — СТРАТЕГІЯ":
1-й рівень (ПРОДУКТ) — управління проектами;
2-й рівень (БІЗНЕС) — управління програмами;
3 — й рівень (СТРАТЕГІЯ) — управління портфелем проектів.
  
Причому, рівень ПРОДУКТ (Управління проектами) є базовим рівнем, відправною точкою, для побудови інших рівнів — БІЗНЕС і СТРАТЕГІЯ (див. Малюнок 1).
  
 
  
Рисунок 1 — Трирівнева структура проектної методології
  
Навіщо організації СУП і проектна діяльність?
Система управління проектами дозволяє ефективно виконувати проекти, що призводять до якісних змін всередині організацій, що в свою чергу дозволяє організаціям отримувати нові конкурентні переваги.
  
Як приклади таких проектів можна навести будівництво інфраструктури, вихід на IPO, виведення на ринок нового продукту або послуги і т.д.
  
Цінність системи управління проектами особливо висока на етапі зростання організації, коли вона вже має досвід роботи на локальному ринку і намагається перенести вже опробірованних бізнес-модель на республіканський або міжнародний ринок. У цей час організації реалізують масштабні програми розвитку, що складаються з десятка проектів.
  
Ключові елементи Системи Управління Проектами
Існує безліч інтерпретацій складу елементів СУП. З цієї безлічі до ключових елементів стійкої системи, можна віднести наступні (див. Малюнок 2):
 - Методологічна;
 - Організаційний;
 - Програмно-технічний;
 - Мотиваційний.
  
 
  
Малюнок 2 — Ключові елементи стійкої системи управління проектами
  
Методологічний елемент СУП
Являє собою комплекс методів, інструментів, засобів, теорій і підходів, застосовуваних у рамках реалізованих проектів. Тобто це методологія управління проектами, яка визначає як робити роботу.
  
Організаційний елемент СУП
Визначає порядок діяльності та взаємодії учасників проекту. Складається з 3-х компонентів:
 - Оргструктури проектів та органів управління і контролю (наприклад, проектний офіс, Координаційний комітет, Керівний рада і т.д.);
 - Члени команд проектів і органів управління проектами;
 - Документаційне забезпечення СУП (регламенти взаємодії учасників проекту, процедури управління різними етапами проекту, детальні інструкції по виконанню процедур, шаблони управлінських документів, положення про органи управління та посадові інструкції).
  
Програмно-технічний елемент СУП
В основі своїй представляє собою програмно-апаратний комплекс календарно-ресурсного планування, який може інтегруватися з системами фінансового планування та обліку, управління документами, управління персоналом, системою звітності.
  
Мотиваційний елемент СУП
Являє собою комплекс мотивів, які спонукають до виконання функцій, що забезпечують ефективне проектне управління.
  
Як показано на рисунку 2, на розвиток даних елементів впливає Стратегія організації.
  
Чому саме ці елементи, а не інші?
Розглянемо трохи теорії, а саме роботу М.Х. Мескона «Основи менеджменту» [2], де автор визначає процес управління як сукупність функцій планування, організації, мотивації і контролю, об'єднаних сполучними процесами комунікації й ухвалення рішення (див. Малюнок 3).
  
 
  
Рисунок 3 — Ключові функції процесу управління
  
У зв'язку з цим є припущення, що мінімальний набір елементів стійкої СУП, повинен забезпечувати виконання як мінімум даних функцій.
  
У таблиці 1 представлена ​​інформація про зв'язок ключових функцій управління з елементами СУП.
  
Таблиця 1
 
  
Як видно з таблиці, група елементів СУП забезпечує виконання всіх ключових функцій управління.
  
Між елементами СУП встановлюються певні зв'язки. Базовим елементом в системі управління проектами є Методологічний, який являє собою комплекс процесів, методів, процедур проектного управління, що дозволяє виконувати функцію контролю, шляхом порівняння поточних процесів, методів і процедур з тими, які повинні виконуватися відповідно до обраної методологією.
  
Організація роботи відповідно до встановленої методологією забезпечується організаційним елементом системи управління проектами, виконує функції офісу управління проектами, проектних команд, керуючого комітету, з використанням документаційного забезпечення, що містить опис регламентів, процедур і шаблонів проектних документів.
  
Програмно-технічний елемент забезпечує календарно-ресурсне планування робіт відповідно з процесами Методологічної елемента, їх зв'язок з системою фінансового планування та обліку, управління персоналом, управління документами і системою звітності.
  
Мотиваційний елемент забезпечує виконання процесів і функцій методологічного, програмно-технічного та організаційного елементів шляхом формування мотиваційних замки, які спонукають учасників проектної діяльності правильно виконувати необхідні процедури і функції. Комплекс мотивів є своєрідним «цементуючим розчином» для всієї Системи, що утримує всі її елементи як одне ціле і забезпечуючи її стійкість. Приклад зв'язків між елементами СУП представлений на рисунку 4.
  
 
  
Малюнок 4 — Приклад зв'язків між елементами системи управління проектами
  
Еволюція розвитку СУП в організації
Управлінську діяльність всередині організації можна розділити на три типи:
 - Оперативне управління (реагування на нештатні ситуації)
 - Проектне управління (цілеспрямована зміна систем)
 - Операційне управління (постійно повторювані процеси)
  
Частка кожного типу управлінської діяльності в загальному обсязі залежить від стадії життєвого циклу, на якому знаходиться організація. У свою чергу частка проектного управління залежить від ступеня розвитку СУП в організації.
  
Залежність частки проектного управління від життєвого циклу організації представлена ​​на Малюнку 5 [3].
  
  
 
  
Малюнок 5 — Залежність частки проектного управління від життєвого циклу організації
  
У стадії зародження в організації ставляться конкретні цілі та строки розвитку бізнесу. Реалізується програма або проект, який повинен показати перспективність даної організації в тому вигляді як вона замислювалася. Система управління проектами відсутня. Проектне управління практично не використовується (частка становить близько 25%). Основний інструмент — оперативне управління. Горизонт планування в організації становить від місяця до року. Як правило відхилення за термінами і витратам становлять від 100 до 300% від запланованого. На даній стадії характерно слабке уявлення власників і менеджерів про стан внутрішнього і зовнішнього середовища організації. Тривалість цієї стадії для організації середнього бізнесу — близько 2-3-х років.
  
На стадії Формування бізнесу проектне управління, як правило, фокусується на покупках відсутніх активів і на створенні ефективної бізнес-моделі. Частка проектного управління вище і становить близько 30%. Тривалість стадії для організації середнього бізнесу становить 3-4 роки.
Стадія Роста пов'язана з боротьбою за частку національного ринку. Проектне управління використовується в масштабних програмах експансії на регіональні чи міжнародні ринки. На цій стадії система управління проектами найбільш затребувана. Частка проектного управління вище і становить близько 40%. Тривалість цієї стадії для організації середнього бізнесу становить близько 4-5 років.
  
Ближче до стадії «Стабілізація» проектне управління стає більше операційним (проекти набувають циклічний характер, більшість проектів — типові). На стадії Стабілізації в організації з'являється потреба в реалізації інноваційних проектів, які допомогли б їй зберегти конкурентну перевагу, шляхом виведення на ринок нових продуктів і послуг. Період даній стадії може сильно варіюватися і залежить від якості управління організацією. Частка проектного управління знижується і становить близько 20%.
  
Ступінь розвитку системи управління проектами в організації залежить від рівня її технологічної зрілості в галузі управління проектами і стадії життєвого циклу, в якій вона знаходиться.
  
Якщо, наприклад, взяти 5-ти рівневу модель зрілості Герольда Керцнер (див. Малюнок 6) [4], то залежність рівня зрілості проектного управління від життєвого циклу організації буде виглядати наступним чином (див. Малюнок 7).
  
 
  
Малюнок 6 — Модель зрілості Герольда Керцнер
  
 
  
Малюнок 7 — Залежність рівня зрілості проектного управління від життєвого циклу організації
  
Рівень розвитку системи управління проектами залежить від ступеня опрацювання її елементів, а також залежить від рівня зрілості організації в області проектного управління. Інформація про даної залежності як приклад представлена ​​на малюнках 8 — 12. На даних малюнках елемент «Стратегічний» є зовнішнім по відношенню до СУП і показаний для інформації та порівнянності.
  
 
  
Рисунок 8 — Ступінь опрацювання елементів СУП (1 рівень зрілості)
 
 
  
Рисунок 9 — Ступінь опрацювання елементів СУП (2 рівень зрілості)
  
 
  
Рисунок 10 — Ступінь опрацювання елементів СУП (3 рівень зрілості)
  
  
 
  
Малюнок 11 — Ступінь опрацювання елементів СУП (4 рівень зрілості)
  
 
  
Рисунок 12 — Ступінь опрацювання елементів СУП (5 рівень зрілості)
  
Процес розвитку системи управління проектами зазвичай відбувається в наступному порядку:
 - Навчання співробітників проектного управління;
 - Напрацювання практики управління;
 - Осмислення отриманих результатів;
 - Узагальнення отриманих результатів, концептуалізація, побудова шаблонів дій;
 - Формування досвіду.
 - Даний процес є ітераційним.
  
Разом з цим, більш ефективним є спосіб, відображений на Малюнку 13. Використання даного підходу в розвитку системи управління проектами допоможе прискорити дозрівання в області проектного управління у організації середнього бізнесу, за експертними оцінками, приблизно на 10% — 20%.
  
 
  
Малюнок 13 — Процес розвитку системи управління проектами
  
Рекомендації
У висновку хотілося б порекомендувати використовувати професійну оцінку технологічної зрілості організації в області проектного управління, яка дозволяє правильно скласти програму найшвидшого розвитку системи управління проектами c урахуванням поточних сильних і слабких сторін організації та отримати нові конкурентні переваги найбільш оптимальним і швидким способом.
  
Список літератури:
1. PMI, Керівництво до зводу знань з управління проектами. Четверте видання, 2008р.
2. Мескон М. Основи менеджменту: Москва, Видавництво «Дело», 1997р.
3. Чернов Д.В. Роль проектного управління на різних стадіях життєвого циклу організації. Управління проектами та програмами № 01 (29) 2012р.
4. Малініна М.В. Сучасні моделі зрілості організаційного управління проектами. Управління проектами та програмами № 3 2011р.
  

    
Джерело: Хабрахабр

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.