Успішний бізнес без паперу завдяки технологіям EDI

Успішний бізнес без паперу завдяки технологіям EDI
Сьогодні ми спостерігаємо в Україні підйом у сфері IT-індустрії. Все більше ангельських інвестицій збирають українські стартапи, які, втім, більше орієнтовані на західного клієнта. Однак в Україні не просто з цікавістю спостерігають за розвитком інформаційних технологій, а й розглядають найбільш вигідне застосування нових розробок на ділі. Саме бізнес вирізняється такою швидкістю реакції на будь-що нове.

Тренд, який зростає з кожним роком — це активне проникнення систем електронного документообігу (далі — е-документообіг) в усі галузі. Це закономірне явище, тому що будь-який бізнес прагне до прискореного заключення угод, управління фінансовими потоками, оптимізації витрат і т.д. Системи е-документообігу знайшли свою підтримку також і в державному секторі.

У будь-якому офісі 100% документів створюються в електронному вигляді, але більше 80% з них роздруковуються для узгодження й запуску в роботу. Це підхід, який збільшує витрати компанії і забирає час співробітників. Наприклад, середній сумарний робочий час, який співробітники витрачають на обробку паперової версії документів в місяць становить від 30% до 60% робочого дня. А якщо додати до цього ще й помилки, які всі ми припускаємо при роботі з документами і можливі фінансові ризики, то картина вимальовується досить сумна.

Вихід — це відмова від паперових носіїв і перехід на електронну альтернативу.

Давайте розглянемо можливості е-документообігу на основі 10-ти річної експертизи EDI-провайдера E-COM.

Коли ми говоримо про е-документообіг, то кожен вкладає в це слово своє поняття. Хтось вважає, що це внутрішній документообіг, хтось, що це електронна звітність, CRM система, тощо.

Важливий момент, полягає в тому, що е-документообіг повинен бути стандартизований для всіх учасників ринку. Ще краще, якщо ці стандарти регулює міжнародна організація. Так, провайдер E-COM у своїй роботі використовує міжнародні EDI (Electronic Data Interchange — електронний обмін даними) стандарти електронних повідомлень між учасниками. На практиці це дає єдиний формат і значення даних, що зазначені в е-документі, для всіх контрагентів.

Наприклад, в ритейлі, де до провайдера EDI-підключено більше 5000 клієнтів, при взаємодії торговельної мережі і постачальника продукції йде цілий ланцюжок електронних повідомлень. В сучсній класифікаціх ці електронні документи представлені так: ORDERS (замовлення продукції), ORDRSP (підтвердження замовлення), DESADV (повідомлення про відвантаження), RECADV (оповіщення про наявність) та ін. Це документи, якими обмінюються контрагенти при постачанні і прийому продукції. Слідом за ними йдуть супровідні документи, які закривають угоду з бухгалтерського обліку.

Іншими словами, E-COM надає платформу, де всі учасники обмінюються електронними юридично значущими документами, так як на е-документи накладається електронний цифровий підпис (ЕЦП).
На базі цієї платформи розроблено безліч електронних сервісів для бізнесу. Починаючи від електронної звітності, реєстрації податкових накладних та коригувань до них в сервісі E-DOC, до електронного факторингу — сервісу, який дозволяє спростити весь процес факторингового фінансування, ґрунтуючись на електронному обміну документами.

Що це дає для кінцевих учасників обміну:
— Планування грошових потоків компанії.
— Прискорене закриття угод (швидкість відправки е-документа від 10 сек.).
— Зменшення помилок при обробці даних вручну.
— Оптимізація трудовитрат, зменшення фінансових втрат.
— Швидкий старт співпраці (за 1 хв ви отримуєте е-договір підписаний ЕЦП з двох сторін) і багато ін.

Найкраще підтвердження вигод впровадження е-документообігу в своєму бізнесі — це реальний приклад клієнтів.

Так, результатами переходу на електронний документообоіг в ТОВ «Фудмережа» ділиться заступник генерального директора з питань інформаційних технологій Микола Рясько:
«У 2013 році ми спільно з EDI-провайдером E-COM приступили до розробки проекту обміну юридично значущими документами (в тому числі первинним бухгалтерськими документами). На сьогоднішній день за цією схемою ми працюємо більш ніж з половиною наших постачальників.

Наша мета — домогтися переведення всіх наших контрагентів на модель роботи, яка виключає паперовий документообіг. Адже наш досвід підтверджує, що переведення документів в електронний формат зменшує помилки при звірці взаєморозрахунків на 80-90%, значно спрощує і оптимізує процедуру прийому товарів, дозволяє істотно економити транспортні витрати наших постачальників. Також завдяки переведенню податкової і видаткової накладних в електронний формат, ми домоглися значної оптимізації трудовитрат нашої бухгалтерії».

Цей приклад наочно демонструє вигоди і переваги переходу на електронний обмін документами, в тому числі юридичного значення. І сьогодні успіх багатьох бізнес-починань безпосередньо залежить від того, хто буде стратегічно дивитися в майбутнє і використовувати інноваційні технології в своїх цілях.

Приєднатися до успішного бізнесу без використання паперу разом з E-COM може будь-який приватний підприємець або велика компанія. Провайдер E-COM стане їм надійним партнером у світі е-документообігу.

0 коментарів

Тільки зареєстровані та авторизовані користувачі можуть залишати коментарі.